Reunião de alinhamento de equipe: 7 dicas para colocar todos na mesma página

Para que a sua empresa consiga alcançar os resultados que você deseja, é de extrema importância que todas as equipes estejam devidamente alinhadas.

Nesse sentido, uma reunião de alinhamento de equipe é essencial para colocar todos na mesma página, revisando metas e responsabilidades. Assim, otimiza-se esforços e recursos.

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Pensando nisso, elaboramos este artigo com 7 dicas de como elaborar uma reunião de alinhamento de equipe.

Continue a leitura para conferir nas próximas linhas quais boas práticas você pode seguir para ter mais encontros mais produtivos.

Antes de começar a leitura, veja estas dicas:

7 dicas de como elaborar uma reunião de alinhamento de equipe

Não basta chamar as pessoas para uma sala e começar a falar. Para um reunião realmente funcionar é preciso tomar algumas providências. Confira as mais importantes.

1 – Planeje a reunião de alinhamento com antecedência

Não há como iniciar uma reunião de trabalho realmente produtiva se não houver um planejamento feito com antecedência, principalmente em se tratando de alinhamento da equipe.

Dessa forma, você pode se preparar a partir de um roteiro. Coloque todos os pontos a serem discutidos, seus pontos de vista e os dados concretos para fundamentar a sua fala.

Escreva uma pauta para a reunião e a compartilhe com os participantes para que eles possam chegar mais bem preparados.

2 – Atente-se à quantidade de convidados para a reunião

Por falar em participantes, é de extrema importância que você tome cuidado para não convidar uma quantidade excessiva de pessoas.

Muitas cabeças reunidas e com diferentes formas de pensar podem acabar tumultuando a reunião e impedindo que a mesma cumpra seu principal objetivo, que é o alinhamento de equipes.

Sendo assim, convide apenas quem for extremamente necessário para as discussões e que possa contribuir com boas ideias para o tema em questão.

Ao fazer isso, sua reunião de alinhamento de equipe será mais produtiva.

3 – Otimize ao máximo o tempo disponível para a reunião

Um bom plano de reunião de alinhamento não pode deixar de considerar um aspecto essencial: a gestão do tempo.

Todos os tipos de reunião precisam ter hora para começar e para acabar. Assim, fica mais fácil otimizar o tempo que se tem disponível.

Vá direto ao ponto, sem rodeios. Seja objetivo e exija isso também dos outros participantes em suas colocações e comentários.

4 – Revise os indicadores de desempenho e as metas

Em uma reunião de alinhamento de equipe, revisar os indicadores de desempenho e as metas é fundamental.

É a partir disso que os colaboradores poderão perceber se os esforços deles estão na rota certa para alcançar os resultados propostos.

Às vezes, esse tipo de revisão ajuda muito a estabelecer metas condizentes à realidade da equipe. E, com os indicadores de desempenho adequados, é possível mensurar o progresso com maior precisão.

5 – Abra espaço para esclarecer as dúvidas dos participantes

Durante uma reunião de alinhamento, é comum que os participantes apresentem dúvidas sobre o que foi exposto e sobre como as coisas serão daqui pra frente.

Por isso, não deixe de reservar no seu roteiro um tempinho para perguntas e respostas.

O objetivo é garantir que todos tenham entendido quais são as metas, os indicadores e as responsabilidades de cada um.

Assim, evita-se falhas e atitudes que fujam daquilo que foi acordado na reunião.

6 – Ao final, faça um resumo de tudo o que foi tratado

Antes de finalizar a reunião de alinhamento, faça uma recapitulação com um resumo de tudo o que foi tratado.

Separe em tópicos tudo o que ficou decidido e revise junto com os participantes. Essa é uma forma eficiente de garantir que todos estejam na mesma página em relação aos caminhos que serão tomados de agora em diante.

7 – Conte com um bom software de gestão

A tecnologia pode ser bastante útil para uma empresa, inclusive na gestão de reuniões.

Por meio de um bom software, há como elaborar uma agenda de reunião, criar pautas, convidar participantes, definir tarefas e elaborar atas.

Além disso, você consegue ter acesso aos indicadores de desempenho e gráficos que ilustram com mais clareza os resultados. Assim, fica mais fácil fazer um alinhamento mais eficiente.

Leia mais: Dicas para uma boa reunião de trabalho: 5 passos para ter os melhores resultados na prática

Essas foram as nossas 7 dicas essenciais de como fazer uma boa reunião de alinhamento de equipe. Agora que você já sabe quais boas práticas seguir, implemente-as na sua empresa e experimente melhores resultados.

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