Como se preparar para reuniões mais efetivas em 4 passos

Você sabe realmente como se preparar para reuniões efetivas?

Uma reunião é um instrumento de comunicação que pode ser eficaz, se for conduzida da maneira adequada.

Entretanto, caso seja mal executada, não cumprirá seu propósito, tornando-se um gasto improdutivo de tempo e dinheiro.

Reuniões efetivas são essenciais nas empresas atuais e existem alguns pontos importantes para uma reunião dar certo.

Quantas vezes nos vemos em meio a reuniões que já extrapolaram seu horário previsto sem que nenhum dos tópicos tenha sido definido, prevalecendo a falta de objetividade e de critérios.

Pessoas abordando assuntos que não estavam na pauta, interrupções diversas ocasionadas muitas vezes pela falta de planejamento, enfim, um período infrutífero, numa época em que o tempo se tornou tão precioso para a maioria das pessoas (a maioria desses problemas costumam acontecer com pessoas que também não sabem a importância da rotina para a eficiência no trabalho)

A proposta desse artigo é apresentar 4 passos essenciais de como se preparar para reuniões efetivas.

Ao observar esses detalhes, você poderá amenizar a improdutividade de suas reuniões e alcançar um grau maior de efetividade em suas assembleias.

Veja, agora, como elaborar uma reunião que traz resultados!

Como se preparar para reuniões efetivas

1. Estabeleça o horário de início e de término

O maior drama de uma reunião é quando ela não se inicia no horário combinado e ainda se estende além do tempo previsto.

O tempo é um bem valioso hoje em dia, e ao convocar uma reunião, deixe claro o horário de início e de término a todos os participantes, e cumpra rigorosamente esse horário.

Essa prática denota seriedade e organização. Uma dica é que ao convidar as pessoas que participarão, você evidencie esse ponto, solicitando a todos que não se atrasem para que o horário seja cumprido.

É importante também ser sensato estimando o tempo de duração da reunião.

Uma dica é colocar o tempo necessário para discussão de cada tópico da pauta.

Assim, tem-se no final o tempo total necessário para aquela reunião.

Essa estimativa é importante para garantir que todos os participantes estejam alinhados ao tempo que precisam disponibilizar para a reunião, e consigam se programar para estarem presentes.

2. Escolha o lugar adequado

Um dos aspectos mais importantes que devemos observar em uma reunião é o local onde ela será realizada.

O lugar escolhido deve oferecer conforto e uma estrutura adequada composta por cadeiras para todos os participantes e no mínimo uma mesa.

De acordo com as características da reunião e do assunto que for tratado, o uso de um projetor de slides facilita a comunicação e faz com que a reunião ganhe agilidade em suas explanações.

A escolha do lugar também contribui para que não haja interrupções inesperadas, o que acontece sempre que uma reunião é realizada em locais menos privilegiados para esse fim.

Um local adequado também minimiza as distrações durante a reunião.

Locais com muitas pessoas circulando ou com telefones tocando, por exemplo, podem distrair os presentes, tornado impossível fazer reuniões efetivas.

3. Elabore uma pauta e não saia dela

Saber antecipadamente quais assuntos importantes serão tratados contribuirá efetivamente com o sucesso de sua reunião.

Prepare uma pauta e a torne conhecida aos participantes antes do início da reunião, deixando claro a todos que só serão tratados assuntos daquela natureza, e que as demais questões que envolvem aquele grupo poderão ser resolvidas em outra ocasião.

Com o conhecimento antecipado da pauta, os participantes poderão trazer assuntos que acham relevantes e ter uma participação mais ativa durante a reunião.

4. Escolha as pessoas certas para participar

Esse é um item extremamente importante e que tem tornado muitas reuniões exaustivas e distantes de alcançar seu propósito inicial.

Algumas pessoas que são convocadas para reuniões poderiam apenas tomar conhecimento da Ata produzida no final, uma vez que não possuem poder de decisão, e suas opiniões já estão representadas por outros participantes.

Quem coordena a reunião deve convocar o menor número de pessoas possível, exceto quando a natureza da assembleia exigir um coro mínimo de participantes para sua legitimidade.

Quanto mais pessoas que não estão a par do assunto, maiores as chances de dispersão e dos assuntos se prolongarem, pois todos podem querer dar sua opinião.

Ter as pessoas chave e tomadores de decisão irá reduzir o tempo de discussão e tornar as ideias levantadas mais efetivas.

Esses 4 passos poderão tornar suas reuniões mais efetivas, porém, cada caso deve ser analisado de maneira particular.

O coordenador da reunião deve perceber em quais pontos importantes para uma reunião as suas têm sido prejudicadas e buscar soluções específicas que proporcionem melhores resultados.

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