Briefing: passo a passo para fazer e os principais erros

Após o planejamento, é hora de “brifar” as pessoas pessoas envolvidas para que elas possam apoiar na execução de um projeto. Pode parecer simples, mas o briefing pode se tornar um verdadeiro pesadelo se não for realizado da maneira correta.

Isso porque quando ele não é desenvolvido com o mínimo necessário, acontecem falhas na comunicação, retrabalho e prazos não são respeitados. Ou seja, o básico não foi entregue e uma tarefa que deveria parecer simples, se torna complexa e demanda muito mais horas do seu time.

E aí, quer saber como evitar esses problemas então? Continue a leitura e confira!

O que é um briefing e para que serve?

Um briefing é um documento ou reunião que contém informações essenciais e instruções relevantes sobre um projeto, tarefa ou atividade específica. É usado como uma ferramenta de comunicação para garantir que todas as partes envolvidas tenham um entendimento claro das metas, objetivos, expectativas e requisitos do projeto em questão.

Embora seja muitas vezes associado apenas ao marketing, o briefing é muito mais amplo do que isso pode ser utilizado para tudo e todos, desde um produto a ser desenvolvido, até uma ação do time de Recursos Humanos.

Dessa forma, o principal objetivo de um briefing é fornecer uma visão geral detalhada do que precisa ser realizado, incluindo contexto, metas, público-alvo, cronograma, recursos disponíveis, restrições e quaisquer outras informações relevantes. Ele serve como uma referência central para todos os envolvidos no projeto, garantindo que todos estejam alinhados com as expectativas e trabalhando na mesma direção.

Os elementos comuns em um briefing incluem:

#1 Contexto e descrição do projeto: uma visão geral do projeto, suas metas e propósito;

#2 Público-alvo: informações sobre quem é o público-alvo ou o destinatário final do projeto;

#3 Objetivos: as metas específicas que o projeto deve atingir;

#4 Estratégia e abordagem: a maneira como o projeto será abordado para atingir os objetivos;

#5 Cronograma: as datas-chave e os prazos associados ao projeto;

#6 Orçamento e recursos: informações sobre o orçamento disponível e os recursos que podem ser utilizados;

#7 Restrições e limitações: quaisquer limitações, restrições orçamentárias, técnicas ou legais que precisam ser consideradas;

#8 Métricas de sucesso: critérios para avaliar o sucesso do projeto.

Por fim, em um briefing, não deixe de garantir que todos os envolvidos saibam quais são os seus papéis e responsabilidades naquele projeto para garantir clareza nas ações. Para isso, a Matriz RACI é bastante aplicada.

Qual é o significado do termo briefing?

O termo “briefing” tem sua origem na língua inglesa e deriva do verbo “to brief“, que significa instruir, informar ou dar uma orientação concisa sobre algo. Em inglês, “brief” também é usado como adjetivo para descrever algo que é curto, conciso ou sucinto.

Assim, o termo “briefing” é usado para descrever o processo de fornecer informações detalhadas e instruções concisas a alguém ou a um grupo de pessoas antes de uma tarefa, projeto ou atividade específica.

Em um contexto profissional, o briefing é uma parte fundamental do início de um projeto, onde as diretrizes e informações essenciais são compartilhadas com as partes envolvidas para garantir que todos tenham um entendimento claro do que precisa ser feito.

Por que o briefing é importante?

O briefing é uma parte fundamental de qualquer projeto ou atividade, e sua importância se deve a vários fatores. Alguns deles são:

1- Clareza dos objetivos

O briefing ajuda a estabelecer e comunicar claramente os objetivos e metas do projeto. Isso garante que todas as partes envolvidas tenham uma compreensão precisa do que precisa ser alcançado e claro, quais ações precisam ser realizadas por cada para que o projeto seja executado com eficácia.

2- Economia de tempo e recursos

Um briefing bem elaborado evita a necessidade de retrabalho devido a mal-entendidos ou interpretações equivocadas. Isso economiza tempo e recursos  da equipe ao longo do projeto.

3- Antecipação dos desafios

Ao discutir potenciais desafios, restrições e requisitos no briefing, as equipes podem antecipar e planejar soluções para problemas antes que eles ocorram, aumentando a eficiência e a eficácia do projeto.

4- Avaliação de desempenho

O briefing define critérios de sucesso e métricas que podem ser usados para avaliar o desempenho do projeto e também das pessoas, garantindo que ele atenda às expectativas e alcance os objetivos definidos.

Como fazer um briefing?

Um bom briefing vai conter visões especificas do projeto. Ou seja, nem todos serão feitos nos mesmos moldes. No entanto, existem informações básicas para que um briefing possa ser avaliado e contendo as informações básicas.

Por isso, a seguir, deixo um passo a passo para servir de base para você montar o seu briefing:

1. Introdução e Contexto:

• Nome do projeto: dê um título ao projeto para identificação fácil.
• Contexto e background: forneça uma breve visão geral do projeto e seu contexto.

2. Objetivos:

• Objetivos principais: liste os objetivos específicos e mensuráveis que o projeto deve alcançar.

3. Público-Alvo:

• Descrição do público-alvo: forneça informações detalhadas sobre o público que será atingido pelo projeto.

4. Mensagem e Estratégia:

• Mensagem-Chave: identifique a mensagem ou as mensagens principais que devem ser comunicadas.
• Estratégia de comunicação: explique como a mensagem será comunicada e quais estratégias serão usadas.

7. Cronograma:

• Deadline: liste os prazos importantes e as datas em que diferentes partes do projeto devem ser concluídas.

8. Orçamento e recursos:

• Orçamento disponível: indique o orçamento alocado para o projeto, se aplicável.
• Recursos necessários: liste os recursos necessários, como equipe, materiais, software, etc.

9. Restrições e limitações:

• Restrições técnicas ou legais: informe sobre quaisquer limitações ou requisitos específicos que devem ser seguidos.
• Considerações de acessibilidade: se necessário, inclua diretrizes de acessibilidade.

10. Métricas de sucesso:

• Critérios de avaliação: defina as métricas que serão usadas para avaliar o sucesso do projeto.

A depender da natureza do projeto, podem aparecer em um briefing referenciais, canais de distribuição e design, por exemplo.

Quais os principais erros na hora de fazer um briefing?

Ao criar um briefing, é importante evitar certos erros que podem levar a mal-entendidos, falta de clareza e, consequentemente, a um resultado insatisfatório do projeto. Alguns dos mais comuns são:

• Falta de clareza e detalhamento;
• Objetivos vagos ou imprecisos;
• Falta de conhecimento do público-alvo;
• Omissão de restrições e limitações;
• Prazos irrealistas;
• Não incluir métricas de avaliação;
• Não adaptação ao contexto do projeto;
• Falta de revisão final;

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