Acredito que você já ouviu falar do uso da metodologia Lean no gerenciamento de projetos, certo? Bem, neste artigo vou te explicar sobre a importância do conceito e como aplicá-lo da melhor maneira dentro da sua organização e de maneira bastante fácil e prática. Vamos lá?
Já sabemos que os gerentes e líderes são essenciais para o desenvolvimento de bons projetos em toda organização. No entanto, às vezes, eles podem acabar sendo vistos como obstáculos à agilidade da equipe. Isso acontece quando eles utilizam sistemas engessados, mentalidades menos flexíveis, processos nada dinâmicos e conhecimentos que já ficaram para trás.
Dessa forma, ao alavancar os exemplos de metodologia Lean – que também é conhecida como uma filosofia – eles conseguem aprimorar sua contribuição na gestão de projetos. Assim, fica mais fácil se concentrar em atividades que de fato atribuem valor ao projeto, eliminando diversos tipos de burocracias e redundâncias.
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Metodologia Lean é uma filosofia de gestão desenvolvida pela Toyota, baseada em práticas que agregam valor aos produtos com a menor taxa de desperdícios.
O termo Lean é traduzido como “enxuto”. Ou seja, a metodologia é uma maneira de enxugar desperdícios na realização de um projeto, dando mais fluidez e exatidão às atividades que o envolvem. Como consequência, são desenvolvidos projetos melhores, mais otimizados e menos custosos.
O termo começou a ser utilizado na década de 80 como Lean Manufacturing, que significa Manufatura Enxuta. Em sua criação, a metodologia lean da Toyota era utilizada para descrever a metodologia aplicada na linha de produção da própria empresa. Atualmente, apesar da abreviação para apenas Lean, seu conceito permanece o mesmo.
A metodologia Lean, da Toyota, consiste em reduzir custos e complexidades desnecessárias ao processo de desenvolvimento de produtos e serviços. Mas como saber o que é necessário ou não? Responder a essa questão pode parecer difícil, mas não é. Afinal, qualquer procedimento que não agregue valor ao resultado final pode ser considerado descartável.
Este conceito está cada vez mais presente nas empresas de diversas áreas e nichos. Nas organizações de Tecnologia da Informação (TI), a metodologia Agile Lean está atrelada ao desenvolvimento de softwares, aplicações e suporte focado no que possa ser mais lucrativo para a empresa. Todo o resto, portanto, é identificado e dispensado.
Já a metodologia Lean na saúde, por exemplo, oferece benefícios ao paciente, já que a sua entrada na unidade de saúde até o atendimento final com o médico, é focado na melhoria contínua.
Incorporada após a Segunda Guerra Mundial pela Toyota – ficando mundialmente conhecida como Toyota Production System – o termo metodologia lean só foi de fato difundida pelo mundo na década de 90.
Isso porque coube ao professor James P. Womac, do MIT (Massachusetts Institute of Technology) escreveu em seu livro “A máquina que mudou o mundo” sobre como a indústria automobilística no Japão tinha conseguido alcançar excelentes resultados em sua gestão, graças à metodologia.
No entanto, embora tenha surgido pelas empresas automobilísticas, hoje, organizações de todos os segmentos podem alcançar bons resultados com essa prática.
Não é à toa que a expressão lean startup se tornou bastante difundida em empresas das áreas de marketing, tecnologia, gestão e outras comuns no ramo de startups. Dessa forma, outras vertentes já estão presentes em várias organizações, como é o caso do agile marketing.
Na prática, a implementação do Lean lida com o envolvimento e comprometimento da liderança, educação e treinamento dos colaboradores, e a adoção de ferramentas específicas de Lean para facilitar os processos.
Por exemplo, em um ambiente de manufatura, as ferramentas Lean podem incluir 5S (para organização do local de trabalho), Kanban (para controle de inventário), e Jidoka (automação com um toque humano para parar a produção em caso de problemas).
A metodologia Lean é dinâmica e adaptativa, exigindo uma mentalidade de longo prazo e uma abordagem holística para a gestão. O sucesso do Lean não se limita apenas à implementação de ferramentas ou técnicas, mas à transformação da cultura organizacional para enfocar no valor ao cliente, na eliminação de desperdícios, e na melhoria contínua.
Os cinco princípios fundamentais da metodologia Lean, conforme popularizados por James Womack e Daniel Jones em seu livro “Lean Thinking”, são:
O primeiro passo no pensamento Lean é definir claramente o valor do ponto de vista do cliente. Isso envolve entender exatamente o que os clientes valorizam em um produto ou serviço, o que eles estão dispostos a pagar e quais são suas necessidades e expectativas.
Esse entendimento é crucial para garantir que o processo esteja alinhado em criar apenas o que é verdadeiramente valorizado pelo cliente, eliminando o que não é.
Após definir o valor, o próximo princípio é mapear o fluxo de valor, que consiste em identificar todas as etapas do processo produtivo e documentar os fluxos de material e de informação necessários para entregar o produto ou serviço.
O objetivo é visualizar todas as atividades envolvidas na transformação de matérias-primas em produtos acabados, identificando etapas que não agregam valor, conhecidas como desperdícios.
O terceiro princípio é criar um fluxo contínuo e suave de processos, garantindo que o produto ou serviço flua de maneira eficiente do início ao fim, sem interrupções, atrasos ou gargalos. Isso pode envolver a reorganização de processos, a eliminação de etapas desnecessárias e a melhoria da coordenação e comunicação dentro da cadeia de produção.
Em contraste com o modelo tradicional de produção empurrada, onde a produção é baseada em previsões e estimativas, o Lean defende a implementação de um sistema puxado. Neste sistema, a produção é iniciada e puxada pela demanda real do cliente, minimizando os estoques e o tempo de espera ao longo do processo produtivo.
Isso ajuda a produzir apenas o necessário, no momento necessário e na quantidade necessária.
O último princípio do Lean é a busca contínua pela perfeição, onde a organização se empenha constantemente em aprimorar todos os aspectos do processo produtivo. Isso envolve a melhoria contínua dos processos (Kaizen), o desenvolvimento das pessoas e a solução de problemas de forma (PDCA) a eliminar desperdícios de forma definitiva, elevando a qualidade e a eficiência.
Na filosofia Lean, os sete desperdícios (ou “muda” em japonês) referem-se a atividades dentro de um processo que não agregam valor do ponto de vista do cliente e, portanto, devem ser eliminadas. Identificar e reduzir esses desperdícios é fundamental para melhorar a eficiência e a eficácia dos processos.
Aqui estão os sete tipos clássicos de desperdícios no Lean:
Produzir mais do que é necessário ou antes que seja necessário. Este é considerado um dos maiores desperdícios porque gera excesso de estoque e esconde problemas como defeitos, atrasos e problemas de comunicação.
Tempo durante o qual os produtos não estão sendo processados ou os trabalhadores não estão trabalhando. Isso geralmente ocorre devido a atrasos, processos mal sincronizados ou falta de eficiência na cadeia de suprimentos.
Movimentação desnecessária de materiais ou produtos entre processos, que não adiciona valor ao produto. O transporte excessivo pode resultar em danos, atrasos e custos adicionais.
Realizar mais trabalho ou usar mais componentes do que o cliente realmente requer. Isso pode acontecer devido a especificações mal definidas, práticas de trabalho desatualizadas ou uso de equipamentos inadequados.
Manter mais materiais, peças, ou produtos em processo do que o necessário para o serviço ou processo de produção. Isso amarra capital, ocupa espaço, pode levar à obsolescência e esconde problemas como superprodução ou problemas na programação da produção.
Movimentos desnecessários de pessoas dentro do processo de trabalho. Movimentação excessiva pode causar fadiga, ineficiência e aumentar o risco de acidentes.
Produção de itens com defeito que requerem retrabalho ou descarte. Defeitos resultam em custos diretos com correções, bem como custos indiretos devido a atrasos, reavaliações e diminuição da satisfação do cliente.
A forma mais simples de saber o que seus clientes desejam sem se basear em hipóteses ou meros achismos é fazendo um modelo de negócios eficiente e de fácil entendimento. Com um modelo de negócios, você consegue enxergar como sua empresa cria valor.
Com o Modelo Canvas, você não precisa usar páginas e páginas de um modelo de negócios tradicional para descobrir como sua empresa cria valor para ela e para seus clientes. Também chamado de Business Model Canvas, ele é um diagrama visual que descreve os componentes essenciais do seu negócio.
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A metodologia Lean oferece uma série de benefícios que podem transformar a forma como uma organização opera, resultando em melhorias significativas tanto em eficiência quanto em eficácia. A seguir, confira alguns dos principais benefícios da implementação da metodologia Lean:
Um dos benefícios mais diretos do Lean é a redução substancial de desperdícios em todas as formas, incluindo tempo de espera, inventário excessivo, movimentação desnecessária, superprodução, processos ineficientes, defeitos e reprocessamentos. Ao eliminar esses desperdícios, as empresas podem diminuir custos e aumentar a eficiência operacional.
O foco no processo e na eliminação de defeitos leva a uma melhoria significativa na qualidade dos produtos ou serviços oferecidos. Com processos mais controlados e atenção contínua à qualidade, o Lean ajuda a reduzir a variabilidade e a aumentar a confiabilidade do produto final.
Ao reduzir desperdícios e melhorar a eficiência, o Lean naturalmente leva à redução de custos. Estes custos incluem, mas não se limitam a, custos de mão-de-obra, custos de materiais devido a menos desperdício e menor necessidade de reprocessamento, bem como custos reduzidos de armazenagem devido a menores níveis de inventário.
Com processos mais enxutos e menos obstáculos, a produtividade por funcionário aumenta. Além disso, a metodologia Lean melhora a eficiência ao garantir que o trabalho seja executado de forma mais suave e rápida, com menos interrupções e atrasos.
A aplicação do Lean ajuda a reduzir o tempo de ciclo de produção, permitindo que as empresas respondam mais rapidamente à demanda dos clientes e reduzam o tempo de espera para o produto chegar ao mercado. Isso não apenas melhora a satisfação do cliente, mas também aumenta a competitividade da empresa.
Ao focar no valor definido pelo cliente e melhorar a qualidade e a entrega de produtos ou serviços, o Lean ajuda a aumentar a satisfação do cliente. Clientes satisfeitos são mais propensos a serem leais e a fazer recomendações positivas, o que pode levar a um aumento no negócio.
A metodologia Lean promove um ambiente de trabalho colaborativo e inclusivo, onde os funcionários são encorajados a contribuir com ideias para melhorias. Isso não só aumenta o engajamento e a satisfação dos funcionários, como também promove uma cultura de inovação e melhoria contínua.
Implementar práticas Lean aumenta a flexibilidade e a agilidade da organização, tornando-a mais capaz de se adaptar às mudanças nas condições do mercado. Com processos mais ágeis e menos dependentes de grandes estoques, as empresas podem se ajustar mais rapidamente às flutuações da demanda.
É necessário se atentar a alguns fatores que costumam gerar desperdícios – e a metodologia Lean Six Sigma pode ajudar. Eles podem ser encontrados em diversas empresas e te farão refletir sobre a estrutura dos seus projetos.
#1 Fluxo de processos: você precisa criar um sistema fluido na produção. Cada profissional deve realizar uma etapa do produto/serviço e passá-lo para frente. Porém, ele só deve fazer isso quando o profissional da próxima etapa estiver pronto para dar continuidade.
#2 Integração da equipe: os envolvidos no projeto devem ter uma boa comunicação e estarem conectados uns aos outros, mesmo que não estejam fisicamente próximos. Dessa forma, você economiza tempo e previne falhas.
#3 Superprodução: trabalhe produzindo de acordo com sua demanda atual, nunca em maior escala. Dessa forma, você salva seus recursos e consegue se concentrar em oferecer a melhor qualidade possível para sua atual clientela.
#4 Superprocessamento: o excesso de processos na produção não agrega valor ao produto e torna a produção mais cara e lenta. Fazer um mapa de fluxo é importante para descartar processos desnecessariamente complexos e para aumentar a objetividade.
No cenário de mudança, os gestores têm um grande poder de influência. Para isso, eles precisam encontrar métodos para combater a estagnação de projetos e entender como podem inspirar a equipe, otimizando-os.
Dessa forma, eles devem ter uma postura proativa, incentivando os envolvidos a explorarem seu potencial para executarem os processos otimizados com excelência. Além disso, eles devem mitigar riscos antes deles se tornarem problemas reais. Seu lema deve ser perturbar o status quo continuamente.
Confira abaixo as principais características a serem desenvolvidas por um gestor de projetos:
Os líderes devem ser o fio de ligação entre a produção e os clientes finais. Somente assim eles conseguirão ter feedbacks positivos, sinceros e reais sobre o desempenho dos seus projetos. Ao solicitá-los para uma rede ampla de indivíduos-chave, eles conseguem desenvolver uma visão 360º do desempenho da sua gestão.
O modelo de feedback precisa ser concentrado em práticas, processos, relacionamentos e pessoas da gestão. As respostas, portanto, precisam fornecer métricas quantificáveis que possam ser analisadas e utilizadas. Um bom modelo a ser utilizado é um método de pontuação, como uma escala Likert.
Dentro dos PMOs (escritórios de gerenciamento de projetos), os gestores devem realizar ações pontuais que transformam o modo de produção. Com o apoio da tecnologia, isso se torna muito mais fácil! Mas como?
O rastreamento de atividades pode ser feito de forma automatizada, com softwares específicos que coletem e cruzem dados importantes dos projetos. Soluções que registram datas/horas e interações entre colaboradores fornecem uma visão mais exata da velocidade das atividades.
Sabendo o tempo gasto com determinados esforços e atividades relativos à determinada entrega, e tendo essas informações em suas mãos a qualquer instante com serviços hospedados na nuvem, o controle e análise dos projetos se torna rotina.
Ao desenvolver e demonstrar essa mentalidade de liderança estratégica, os gestores não se tornam os únicos beneficiados. A organização como um todo usufrui desse tipo de maturidade. Ou seja, quando os gestores de projeto se colocam na vanguarda das inovações, a estratégia de toda a empresa melhora.
Com o módulo Portfólio de Projetos do STRATWs One, é possível acompanhar seus projetos de forma visual e em tempo real. Suas funcionalidades apoiam a implantação de exemplos da metodologia Lean no seu negócio ao fornecer informações essenciais para trazer mais velocidade e excelência aos projetos.
Você pode criar iniciativas e projetos e compartilhá-los com todos os envolvidos. Após criar uma ficha técnica do projeto (o que, por que e para quê), é possível designar funções para cada participante, estabelecer entregas, vincular objetivos estratégicos, indicadores, descrever custos, seus benefícios e muito mais.
A partir deste módulo do sistema, é possível visualizar todos os projetos e acompanhar seu andamento e situação em qualquer ponto. Além disso, você tem acesso à visualização de projetos que estão sob alerta, como custo, progresso, riscos, indicadores atrasados ou com outros desvios.
Para os gestores, liderar uma equipe de projetos com o auxílio das melhores ferramentas tecnológicas à disposição é um investimento que reduz falhas e enxuga processos desnecessários. O STRATWs One é desenvolvido pela Siteware, uma empresa apaixonada por tecnologia e por simplificar a vida das pessoas.
Levando pessoas e empresas mais longe.
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