Você já ouviu falar do uso da metodologia Lean no gerenciamento de projetos?
Se ainda não sabe o que é esta prática, neste artigo vamos te explicar sobre a importância do conceito e como aplica-lo da melhor maneira no seu negócio. Vamos lá?
Sabemos que os gerentes e líderes são essenciais para o desenvolvimento de bons projetos em toda organização. Mas, às vezes, eles podem acabar sendo vistos como obstáculos à agilidade da equipe. Isso acontece quando eles utilizam sistemas engessados, processos nada dinâmicos e conhecimentos que já ficaram para trás.
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Lean é uma filosofia de gestão desenvolvida pela Toyota, baseada em práticas que agregam valor aos produtos com a menor taxa de desperdícios.
O termo Lean é traduzido como “enxuto”. Ou seja, a metodologia é uma maneira de enxugar desperdícios na realização de um projeto, dando mais fluidez e exatidão às atividades que o envolvem. Como consequência, são desenvolvidos projetos melhores, mais otimizados.
O termo começou a ser utilizado na década de 80 como Lean Manufacturing, que significa Manufatura Enxuta. Em sua criação, feita pela Toyota, ele era utilizado para descrever a metodologia aplicada na linha de produção da própria empresa. Atualmente, apesar da abreviação para apenas Lean, seu conceito permanece o mesmo.
O Lean, portanto, consiste em cortar custos e complexidades desnecessárias ao processo de desenvolvimento de produtos e serviços. Mas como saber o que é necessário ou não? Responder a essa questão pode parecer difícil, mas não é. Afinal, qualquer procedimento que não agregue valor ao resultado final pode ser considerado descartável.
Este conceito está cada vez mais presente nas empresas de diversas áreas e nichos. Nas empresas de Tecnologia da Informação (TI), a metodologia Lean está atrelada ao desenvolvimento de softwares, aplicações e suporte focado no que possa ser mais lucrativo para a empresa. Todo o resto, portanto, é identificado e dispensado.
Antes de continuarmos, assista ao vídeo abaixo. Ative as legendas!
É importante ressaltar que a metodologia Lean tem como objetivo entregar o melhor resultado para os clientes. Por isso, é imprescindível que os gerentes conheçam como a palma da própria mão os desejos do público-alvo de determinado projeto.
Somente assim será possível desenvolver produtos ou serviços que sejam altamente rentáveis e que não apenas satisfaçam a necessidade dos clientes, mas que superem suas expectativas sem trazer prejuízos à organização.
A forma mais simples de saber o que seus clientes desejam sem se basear em hipóteses ou meros achismos é fazendo um modelo de negócios eficiente e de fácil entendimento. Com um modelo de negócios, você consegue enxergar como sua empresa cria valor.
Com o Modelo Canvas, você não precisa usar páginas e páginas de um modelo de negócios tradicional para descobrir como sua empresa cria valor para ela e para seus clientes. Também chamado de Business Model Canvas, ele é um diagrama visual que descreve os componentes essenciais do seu negócio da seguinte forma:
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Depois de analisar quais atividades realmente colaboram para suas vendas, você deve eliminar todas as regras, normas, burocracias e procedimentos que não acrescentam valor ao cliente final. Para isso, veja alguns pontos nos quais você pode focar:
É necessário se atentar a alguns fatores que costumam gerar desperdícios. Eles podem ser encontrados em diversas empresas e te farão refletir sobre a estrutura dos seus projetos.
Fluxo de processos: você precisa criar um sistema fluido na produção. Cada profissional deve realizar uma etapa do produto/serviço e passa-lo para frente. Porém, ele só deve fazer isso quando o profissional da próxima etapa estiver pronto para dar continuidade.
Integração da equipe: os envolvidos no projeto devem ter uma boa comunicação e estarem conectados uns aos outros, mesmo que não estejam fisicamente próximos. Dessa forma, você economiza tempo e previne falhas.
Superprodução: trabalhe produzindo de acordo com sua demanda atual, nunca em maior escala. Dessa forma, você salva seus recursos e consegue se concentrar em oferecer a melhor qualidade possível para sua atual clientela.
Superprocessamento: o excesso de processos na produção não agrega valor ao produto e torna a produção mais cara e lenta. Fazer um mapa de fluxo é importante para descartar processos desnecessariamente complexos e para aumentar a objetividade.
No cenário de mudança, os gestores têm um grande poder de influência. Para isso, eles precisam encontrar métodos para combater a estagnação de projetos e entender como podem inspirar a equipe.
Eles devem ter uma postura proativa, incentivando os envolvidos a explorarem seu potencial para executarem os processos otimizados com excelência. Além disso, eles devem mitigar riscos antes deles se tornarem problemas reais. Seu lema deve ser perturbar o status quo continuamente.
Confira abaixo as principais características a serem desenvolvidas por um gestor de projetos:
Os líderes devem ser o fio de ligação entre a produção e os clientes finais. Somente assim eles conseguirão ter feedbacks sinceros e reais sobre o desempenho dos seus projetos. Ao solicitá-los para uma rede ampla de indivíduos-chave, eles conseguem desenvolver uma visão 360º do desempenho da sua gestão.
O modelo de feedback precisa ser concentrado em práticas, processos, relacionamentos e pessoas da gestão. As respostas, portanto, precisam fornecer métricas quantificáveis que possam ser analisadas e utilizadas. Um bom modelo a ser utilizado é um método de pontuação, como uma escala Likert.
Dentro dos PMOs (escritórios de gerenciamento de projetos), os gestores devem realizar ações pontuais que transformam o modo de produção. Com o apoio da tecnologia, isso se torna muito mais fácil! Mas como?
O rastreamento de atividades pode ser feito de forma automatizada, com softwares específicos que coletem e cruzem dados importantes dos projetos. Soluções que registram datas/horas e interações entre colaboradores fornecem uma visão mais exata da velocidade das atividades.
Sabendo o tempo gasto com determinados esforços e atividades relativos à determinada entrega, e tendo essas informações em suas mãos a qualquer instante com serviços hospedados na nuvem, o controle e análise dos projetos se torna rotina.
Ao desenvolver e demonstrar essa mentalidade de liderança estratégica, os gestores não se tornam os únicos beneficiados. A organização como um todo usufrui desse tipo de maturidade. Ou seja, quando os gestores de projeto se colocam na vanguarda das inovações, a estratégia de toda a empresa melhora.
Com o módulo Portfólio de Projetos do STRATWs One, é possível acompanhar seus projetos de forma visual e em tempo real. Suas funcionalidades apoiam a implantação da metodologia Lean no seu negócio ao fornecer informações essenciais para trazer mais velocidade e excelência aos projetos.
Você pode criar iniciativas e projetos e compartilhá-los com todos os envolvidos. Após criar uma ficha técnica do projeto (o que, por que e para quê), é possível designar funções para cada participante, estabelecer entregas, vincular objetivos estratégicos, indicadores, descrever custos, seus benefícios e muito mais.
A partir deste módulo do sistema, é possível visualizar todos os projetos e acompanhar seu andamento e situação em qualquer ponto. Além disso, você tem acesso à visualização de projetos que estão sob alerta, como custo, progresso, riscos, indicadores atrasados ou com outros desvios.
Para os gestores, liderar uma equipe de projetos com o auxílio das melhores ferramentas tecnológicas à disposição é um investimento que reduz falhas e enxuga processos desnecessários. O STRATWs One é desenvolvido pela Siteware, uma empresa que é apaixonada por tecnologia e por simplificar a vida das pessoas.
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