Aproveite e ouça nosso conteúdo sobre acompanhamento de projetos!
Ao encarar o desafio de fazer um melhor acompanhamento de projetos, muitos profissionais se perdem no meio do caminho por não conseguirem colocar em prática as ações necessárias para tudo acontecer como o planejado.
Isso acontece porque a ferramentas para gestão de projetos escolhida não consegue apoiar devidamente o progresso do projeto e seus respectivos indicadores de performance que apontam para o crescimento.
As ferramentas para acompanhamento de projetos se tornam essenciais para quem quer se destacar como gestor de iniciativas que trazem resultados.
Se você tem uma equipe enxuta, com um orçamento apertado e está disposto a usar novos recursos de gestão, existe uma série de soluções que podem ser a escolha certa!
Neste conteúdo, você vai conferir uma lista de ferramentas para acompanhamento de projetos diferentes, cada uma com uma função específica!
Continue a leitura e aprenda!
Lembre-se de que fazer a gestão de indicadores de desempenho é um dos pontos mais importantes no gerenciamento de projetos. Afinal, é com eles que se torna possível identificar se a sua empresa está no caminho certo para alcançar os objetivos estratégicos.
Confira mais sobre ferramentas para gestão de projetos neste vídeo:
Para fazer um acompanhamento de projetos estratégico, as ferramentas para gestão de projetos precisam ter uma combinação de funcionalidades com recursos intuitivos e uma interface de usuário bem clara.
Antes de apresentarmos algumas das que mais têm se destacado no mercado, é importante identificar opções que ofereçam diferenciais para a sua empresa. Como:
Todos esses são pontos que qualquer projeto precisa contemplar, na prática, para sair do papel. Sem o auxílio de ferramentas ou softwares específicos, isso se torna praticamente impossível para qualquer pessoa gerenciar e acompanhar projetos com alta qualidade..
Felizmente, existe uma grande variedade de soluções para project management (gerentes de projetos) que ajudam a cumprir com esses requisitos específicos.
Agora, confira quais são as principais ferramentas para gestão e acompanhamento de projetos que ajudam ra cumprir com todas as etapas e os objetivos definidos pela liderança.
A gestão de projetos é um processo essencial em empresas que buscam eficiência. Por isso, separamos para você um artigo com os 6 melhores softwares para gestão de projetos: Softwares para gestão de projetos: 6 dicas para alcançar melhores resultados
Com o STRATWs One, é possível fazer uma gestão de projetos alinhada com a estratégia da empresa, conectando-os com objetivos estratégicos do Balanced Scorecard (BSC). Além disso, o software oferece uma visualização intuitiva de todo o portfólio de projetos, ideal para dar clareza à alta gestão.
É importante destacar ainda que dentre as ferramentas para gestão de projetos, o STRATWs One é particularmente notável pela personalização dos dashboards, que permitem aos usuários monitorar o progresso dos projetos de acordo com necessidades específicas, incluindo indicadores chave de desempenho, custos, prazos, entre outros. Esta personalização é crucial para ajustar a ferramenta a diferentes contextos empresariais.
No sistema de acompanhamento de projetos da Siteware também é possível vincular um projeto a indicadores e, caso não esteja indo como o esperado, o software possibilita a criação de um plano de ação. O STRATWs One também oferece uma clareza dos responsáveis, em painéis intuitivos com timelines de marcos de entrega, cronogramas e muito mais!
Importante também é a capacidade do STRATWs One de ajudar as empresas a definir e monitorar objetivos claros para cada projeto, assegurando que todos os esforços estejam alinhados com as metas estratégicas da organização. Adicionalmente, a Siteware oferece um suporte e treinamento abrangentes, o que garante que as equipes possam maximizar o uso da ferramenta e obter o máximo benefício dela.
Saiba mais sobre o módulo de Portfólio de Projetos do STRATWs One →
Pensando no quesito comunicação de qualidade e as ferramentas para gestão de projetos, o ideal é ter um canal conjunto onde todos os times e integrantes possam manter contato de forma organizada e focada nas atividades que precisam ser entregues.
E com esse foco, o Slack é uma das melhores ferramentas para gerenciar e ano acompanhamento de projetos. Esse sistema, que pode ser usado gratuitamente e de forma online, tem o objetivo de criar oportunidades para indivíduos ou grupos interagirem com colegas sobre questões relacionadas ao trabalho.
Este é um aplicativo fácil de usar, com uma interface de usuário muito simples e intuitiva. Além disso, cada pessoa pode criar um perfil, enviar arquivos e ler mensagens.
Há a possibilidade de criar grupos privados que são chamados de “canais” e as mensagens enviadas dentro deles são visíveis apenas para os participantes específicos.
Então, se você precisa de colaboração no trabalho em equipe, comece a usar o quanto antes o Slack e colha resultados rapidamente.
Para fazer um bom trabalho com as ferramentas para gestão de projetos, é importante manter uma sequência lógica de tarefas em uma linha do tempo. Isso possibilita ter visibilidade de quais são as etapas seguintes ou o que acabou ficando atrasado em relação ao planejamento.
E, para isso, o Trello é uma das ferramentas para acompanhamento de projetos ideal. Usando a metodologia Kanban, você pode criar sua conta gratuita, conectar todos os envolvidos e criar colunas de acordo com as atividades que precisa seguir.
Além disso, ele permite criar uma lista de tarefas, que são separadas em colunas. Em cada uma dessas colunas é possível inserir cartões que representam cada atividade, sendo possível ainda inserir a data de entrega, a pessoa responsável, observações importantes e comentários para dar mais visibilidade a tudo que precisa ser executado. .
Realizar um acompanhamento de projetos eficiente requer o uso de vários documentos e processos diferentes. E nesse ponto, o Google Drive é a ferramenta perfeita, não só para armazenamento de informações, planilhas e apresentações.
Ao usar o Google Drive, seu time pode compartilhar arquivos online e fazer acompanhamentos, edições simultâneas, sugestões ou comentários de melhorias em vários modelos de arquivos diferentes, como textos, planilhas e apresentações. Tudo para que exista esse compartilhamento visando os resultados esperados.
A rotina de atividades durante o processo de gestão de projetos é realmente intensa. Por esse motivo, outra das ferramentas para gestão de projetos importante é o Google Agenda.
Esse é o melhor sistema para ter visibilidade da sua rotina de trabalho e também de todo o seu time. É importante implementar uma rotina onde todos possam indicar na agenda qual atividade ou reunião será executada em cada momento.
Dessa forma, fica bem mais fácil avaliar como está o volume de ações a cada dia e facilita o trabalho na hora de escolher um horário livre para incluir alguma outra atividade.
O Dynamics 365 Project Operations é uma ferramenta de acompanhamento de projetos da Microsoft que integra todos os aspectos do gerenciamento de projetos em uma única plataforma.
Uma das grandes vantagens do Dynamics 365 Project Operations é sua integração com outras soluções da Microsoft, como o Power BI e o Microsoft Teams, proporcionando uma experiência unificada e colaborativa.
A ferramenta também facilita o gerenciamento financeiro dos projetos, com recursos para controle de custos, faturamento e otimização do fluxo de caixa. Isso é especialmente útil para empresas que lidam com projetos complexos e precisam manter uma visão clara dos seus orçamentos e margens.
Uma das principais características do Microsoft Project é a capacidade de criar cronogramas detalhados. Com ele, você pode definir tarefas, atribuir prazos, alocar recursos e estabelecer dependências entre atividades, garantindo que o projeto siga um fluxo lógico. O uso de gráficos de Gantt permite visualizar o progresso de cada tarefa e identificar possíveis atrasos ou gargalos de forma clara e visual.
Outro ponto forte do Microsoft Project é a gestão de recursos. Ele permite que você acompanhe a disponibilidade e a carga de trabalho de cada membro da equipe, evitando sobrecarga e garantindo uma distribuição equilibrada das tarefas.
Uma das principais características do Jira é a sua flexibilidade na criação de fluxos de trabalho personalizados. Você pode adaptar o acompanhamento de projetos e processos de acordo com as necessidades específicas do seu projeto ou equipe, definindo etapas, transições e regras que guiam as tarefas do início ao fim.
Isso é particularmente útil em metodologias ágeis como Scrum e Kanban, onde o Jira facilita a gestão de sprints, backlog e a visualização do progresso das tarefas em quadros Kanban.
O Jira também oferece uma excelente capacidade de rastreamento e relatórios. Ele permite acompanhar o progresso das tarefas em tempo real, monitorar o desempenho da equipe e gerar relatórios detalhados que ajudam na tomada de decisões.
A ferramenta possui dashboards altamente personalizáveis, onde você pode adicionar gráficos, relatórios e outras métricas para uma visão clara do andamento do projeto.
A interface do Microsoft Planner é baseada em quadros Kanban, onde você pode criar planos e organizar tarefas em diferentes colunas, como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”. Cada tarefa é representada por um cartão, que pode incluir informações detalhadas como datas de vencimento, checklists, anexos e notas.
A simplicidade do Planner o torna acessível a todos, independentemente do nível de experiência em gerenciamento de projetos.
Uma das grandes vantagens do Microsoft Planner é sua integração com outras ferramentas do Microsoft 365, como o Outlook, o Teams e o SharePoint. Isso permite que as equipes acompanhem o progresso das tarefas diretamente de seus e-mails ou salas de chat, tornando a colaboração mais fluida.
O Smartsheet é uma ferramenta de gerenciamento de projetos e trabalho colaborativo que se destaca por sua interface intuitiva e versatilidade.
Ele combina a familiaridade das planilhas com funcionalidades avançadas de gerenciamento, oferecendo uma solução poderosa para equipes de todos os tamanhos e setores. Se você está acostumado a usar planilhas, vai se sentir em casa com o Smartsheet, mas com a vantagem de contar com recursos adicionais para melhorar a eficiência e a colaboração.
Uma das principais características do Smartsheet é a sua capacidade de personalização. Você pode criar projetos, listas de tarefas, cronogramas e até mesmo formulários personalizados para coleta de informações.
Fazer o acompanhamento de projetos é uma prática essencial para garantir que os objetivos do projeto sejam atingidos de maneira eficiente e eficaz. Este processo envolve monitorar, revisar e regular todas as etapas do projeto, desde o início até a conclusão.
Por meio das ferramentas para gestão de projetos apresentadas anteriormente, lembre-se de seguir as seguintes etapas:
O primeiro passo para um acompanhamento de projetos eficaz é estabelecer uma rotina de acompanhamento. Isso pode incluir reuniões regulares de status do projeto, atualizações de progresso e revisões de marcos.
Essa rotina deve ser consistente e adaptada às necessidades do projeto.
Além disso, será crucial monitorar todas as etapas do projeto. Isso inclui o escopo, cronograma, custos, qualidade, recursos humanos, comunicações, riscos e aquisições. Utilizar ferramentas para gestão de projetos pode ajudar a manter um registro detalhado e facilitar o acompanhamento.
Use indicadores-chave de desempenho (KPIs) para medir o progresso do projeto. Isso pode incluir o acompanhamento do progresso em relação ao cronograma, orçamento, escopo e qualidade. Os KPIs devem ser revisados regularmente para garantir que o projeto esteja no caminho certo.
Além disso, mantenha uma comunicação clara e regular com a equipe do projeto e os stakeholders, pois será vital para o acompanhamento de projetos. Isso inclui compartilhar atualizações de progresso, discutir desafios e ajustar planos conforme necessário.
Mantenha uma documentação detalhada durante todo o acompanhamento de projetos. Isso não só ajuda a manter um registro histórico do progresso do projeto, mas também serve como uma fonte valiosa de informações para projetos futuros.
Dessa forma, realize revisões periódicas do projeto para avaliar o desempenho e coletar feedback da equipe. Isso ajuda a identificar áreas de melhoria e a implementar mudanças proativas durante o acompanhamento de projetos.
Utilize softwares e ferramentas de gerenciamento de projetos para facilitar o acompanhamento, principalmente dos apresentados anteriormente. Essas ferramentas podem oferecer funcionalidades como gráficos de Gantt, dashboards de desempenho e sistemas de alerta, que são essenciais para um acompanhamento de projetos eficiente.
Por fim, o acompanhamento de projetos deve ser um processo de melhoria contínua. Analise os resultados, identifique lições aprendidas e aplique esses aprendizados para melhorar continuamente os processos de gerenciamento e acompanhamento de projetos.
Utilizar cada uma dessas ferramentas para gestão de projetos permite que os gerentes de projeto e as equipes entendam se estão tendo sucesso e quais ajustes são necessários para alcançar os resultados no futuro.
Para saber mais sobre o cronograma de projetos que o STRATWs One oferece, clique aqui!
Esse software de gestão de projetos permite um total visualização e gerenciamento das suas atividades, monitorando de perto o progresso do cronograma. E tem mais! Esse sistema de gestão empresarial permite acompanhar os indicadores de desempenho para tornar a tomada de decisão mais ágil e assertiva.
É possível usar mais de uma dessas ferramentas, usando-as adequadamente, cada uma para sua função específica. O STRATWs One é um software de gestão corporativa usado por grandes corporações com enorme sucesso.
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