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Utilizado na implementação de estratégias corporativas, gerenciamento de projetos, resolução de problemas, melhoria contínua e na gestão de crises, o plano de ação é uma ferramenta versátil dentro das empresas. No entanto, ele costuma ser bastante subestimado e até mesmo realizado com erros simples, que poderiam ser evitados.
Isso porque o plano de ação não é apenas solucionar um problema. Ele tem um motivo para ter sido criado (normalmente conectado a uma causa raiz do problema) e além disso, precisa do devido acompanhamento das ações definidas para então ser validado.
Nesse cenário, o desafio está em conquistar os liderados e mantê-los engajados para que realmente aceitem as deliberações e contribuam para o andamento do plano de ação.
Por isso, neste post, te ajudo a compreender todas as nuances referentes ao plano de ação, dicas, ferramentas e como evitar os erros mais comuns para que a sua estratégia seja alcançada. Continue a leitura para saber mais!
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Um plano de ação é uma ferramenta estratégica, normalmente apresentada em um documento, que detalha os passos necessários para alcançar um ou mais objetivos. Ele é essencialmente um roteiro que orienta indivíduos, equipes ou organizações sobre como proceder da situação atual para a situação desejada.
Dessa forma, o plano de ação é fundamental para a execução de estratégias, projetos ou qualquer iniciativa que requeira uma série de ações para ser concluída com sucesso.
Outro ponto importante é que o plano de ação pode ser acompanhado de ferramentas de que vão orientar as pessoas, como o 5W2H, que falarei mais dele adiante neste texto.
Dessa forma, o plano de ação é considerado uma ferramenta essencial no planejamento e gestão, ajudando a guiar a execução eficaz e eficiente de tarefas e atividades necessárias para atingir metas pré-definidas. Fornecendo uma visão clara do que precisa ser feito, ajudando todos os envolvidos a entenderem suas responsabilidades e objetivos.
Normalmente um plano de ação conta com os seguintes elementos:
Leia também: Ferramentas para Plano de Ação: 10 Melhores Métodos e Softwares
Em um cenário empresarial, uma livraria local observa uma queda nas vendas e decide implementar um plano de ação para reverter essa tendência. O objetivo é aumentar as vendas em 20% nos próximos seis meses.
O plano de ação começa com a identificação de estratégias chave, como a diversificação do estoque com lançamentos recentes e itens exclusivos, a melhoria do marketing online e a realização de eventos na loja para atrair mais clientes.
Cada estratégia é acompanhada de ações específicas, como a seleção de novos títulos para compra, o desenvolvimento de uma campanha de mídia social e a organização de noites de autógrafos com autores locais.
Para cada ação, são designados responsáveis claros e prazos específicos. A equipe de marketing pode ser encarregada de aumentar a presença online, enquanto os gerentes de estoque trabalham na aquisição de novos produtos.
O progresso é monitorado por meio de reuniões semanais, onde a equipe revisa o avanço em relação aos objetivos estabelecidos e ajusta o plano conforme necessário. Desta forma, o plano de ação serve como um roteiro dinâmico, orientando a livraria na implementação de mudanças direcionadas para alcançar um aumento desejado nas vendas.
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Embora as ações dos planos vão variar, costuma existir uma lógica comum para todos os planos de ação dentro das empresas.
Assim, para que tudo flua mais naturalmente, vamos começar apresentando as etapas de um plano de ação simples, em 7 passos.
O primeiro passo para montar seu plano de ação é considerar o planejamento estratégico da empresa. Isso porque antes de gastar esforços para uma ação, é preciso entender como ela se conecta aos objetivos da empresa e validar a prioridade dela em meio a várias outras ações que poderiam ser prioritárias.
Dessa forma, comece listando a forma com que a sua equipe contribui para o alcance dos objetivos da empresa.
Portanto, tanto você como sua equipe irão saber como suas atitudes cotidianas contribuem para o atingimento das metas corporativas. Isso ajuda a engajar o time, tendo uma visão do seu papel no todo.
Antes de continuar lendo nosso artigo, veja o vídeo abaixo e aprenda dicas para colocar seu plano em prática:
Uma vez que você tem uma visão clara do que precisa realizar, o próximo passo é a criação de metas mensuráveis.
O objetivo do plano de ações precisa ser claros para todos os envolvidos, afinal um plano de ação serve para atingir metas.
Dessa forma, defina metas que permitam à sua equipe visualizar o que foi realizado. Assim, terão tempo de corrigir os desvios e possibilitar o alcance dos objetivos. Caso não sejam atingidas, você poderá avaliar o desempenho dos profissionais e do grupo e entender porque a meta não foi alcançada.
Uma metodologia que funciona bem aqui são as chamadas metas SMART, que destaca que uma meta precisa ser específica, mensurável, atingível, relevante e com um prazo.
Mais adiante vamos mostrar uma ferramenta que mostra como fazer um plano de metas para seus projetos.
Antes, veja um material 100% gratuito que a Siteware preparou para você. Trata-se de um template da ferramenta 5W2H, usada para elaborar planos de ação. Baixe agora:
É importante que todas as atividades do plano de ação sejam listadas e atribuídas a um responsável. Por mais que uma ação possa envolver um grupo de pessoas, será fundamental que ela tenha um responsável ou líder.
Neste momento, será fundamental que todos os envolvidos na ação tenham ciência do seu papel, o que é esperado deles e o prazo que eles terão para realizar os acordos.
Dessa maneira, todos têm claras quais as atividades que devem ser desenvolvidas e quem é o responsável pela sua execução.
Algumas tarefas ou metas podem parecer mais difíceis de se atingir do que outras. Por isso, nos casos em que é possível, quebre tarefas maiores em partes menores, mais fáceis de serem executadas e também gerenciadas.
Isso permite que os colaboradores que as estão executando consigam gerenciá-las com maior facilidade e tenham maior clareza sobre as atividades que precisam fazer para conseguir executá-las no tempo previsto.
Ao gestor, tarefas menores também representam uma maior facilidade no gerenciamento. Permite acompanhar o andamento das ações com maior clareza, já que por serem menores, acontecem mais rapidamente, possibilitando acompanhar o progresso da meta ou tarefa.
Será comum que ao quebrar uma tarefa em outras menores, outros responsáveis apareçam e isso facilite na hora de identificar gargalos, por exemplo.
Sem prazos específicos, não tem como fazer um projeto de ação e o trabalho vai certamente se expandir para preencher o tempo. Algumas tarefas podem nunca ser concluídas.
As atividades que já têm processos bem definidos, podem muito bem ser guiadas por prazos pré-estabelecidos. Aqui também vale a pena consultar cada profissional para determinar os tempos de execução destas tarefas.
Com prazos pré-estabelecidos, o colaborador consegue se planejar melhor para a execução das suas atividades, priorizando conforme sua importância e urgência.
Isso permite ao gestor melhor acompanhamento da produtividade de sua equipe. Irá também facilitar a comunicação de todos, visto que a equipe já saberá quando determinada atividade estará concluída.
Depois de criar os itens de ação e definir os cronogramas, o próximo passo é a criação de algum tipo de representação visual do seu plano, como o método Kanban. Esta representação auxilia no engajamento da sua equipe, já que todos podem acompanhar o andamento das atividades.
Ao mesmo tempo, uma visualização gráfica também permite uma facilidade de identificar quais tarefas ou objetivos do plano não estão sendo executadas, ou atingidas, permitindo que possam ser priorizadas, buscando seu atingimento.
Uma vez que seu plano é estabelecido e compartilhado com a equipe, e as realizações são agendadas, o próximo passo é simples: torne o acompanhamento frequente um hábito. Nesta etapa, será importante criar reuniões de acompanhamento para garantir que o plano de ação está acontecendo e evitar bloqueios.
Você pode, por exemplo, criar um cronograma de envios de relatórios ou de apresentações de resultados individuais, ou em equipe. Não tem como montar um plano de ação sem definir como se fará seu acompanhamento.
Um plano de ação pode ocasionalmente, devido a eventos ou imprevistos, ser alterado ou deixado de lado.
Não permita que isso aconteça.
Reveja sempre seu plano de ação e engaje seus colaboradores a seguir em frente sem perder os objetivos e as metas de foco.
Modelo de plano de ação em PPT:
Esses são alguns exemplos e modelos bastante simples de estruturas de um plano de ação.
Vamos mostrar, a seguir, algumas metodologias e ferramentas que podem te ajudar a descobrir como criar um bem mais completo.
A ferramenta 5W2H é uma metodologia estratégica utilizada na gestão de projetos e na elaboração de planos de ação dentro de empresas. Ela se baseia na resposta de sete perguntas fundamentais, cada uma começando com as letras “W” ou “H”: What (O que será feito?), Why (Por que será feito?), Where (Onde será feito?), When (Quando será feito?), Who (Por quem será feito?), How (Como será feito?) e How much (Quanto custará fazer?).
Ao responder às perguntas do 5W2H, o plano de ação se torna mais claro e direcionado. Cada aspecto do projeto é detalhado, desde os objetivos até a execução, reduzindo ambiguidades e garantindo que todos os envolvidos tenham uma compreensão clara do que precisa ser feito.
A utilização da ferramenta 5W2H em um plano de ação promove uma comunicação clara e eficiente dentro da equipe e entre diferentes departamentos. Ao ter todas as informações importantes documentadas, reduz-se a possibilidade de mal-entendidos e aumenta-se a colaboração.
Como prometido, aqui vão algumas dicas de ferramentas de gestão que podem ajudar você:
Esta ferramenta auxilia na etapa de um plano de ação referente à definição de seus objetivos.
Eles devem se basear nas letras que formam a palavra SMART (inteligente, em inglês), veja como funciona:
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O método PDCA trata especificamente de como elaborar um plano de ação passo a passo para uma empresa melhorar seus processos.
Ele se divide em 4 etapas, novamente conforme as letras em inglês da sigla:
Veja mais detalhes, acesse: Melhore sua gestão imediatamente: aprenda como fazer PDCA passo a passo
Apesar de tudo que falamos sobre como elaborar um plano de ação e quais são suas etapas, nem sempre é fácil enxergar quais são os problemas e como resolvê-los.
Para ajudar você, trouxemos mais uma ferramenta, o método Ver e Agir.
Veja os passos a seguir:
Outra ferramenta que pode auxiliar na execução de um plano de ação é o Diagrama de Ishikawa. Para saber mais sobre ele, leia o artigo a seguir: Diagrama de Ishikawa: o que é e como fazer!
O que fazer durante e após o plano de ação?
Quando se trata de implementar um plano de ação, o acompanhamento contínuo e a avaliação pós-implementação são cruciais para garantir o sucesso e o alcance dos objetivos estabelecidos. Aqui estão algumas dicas e estratégias para efetivamente monitorar e avaliar seu plano de ação.
Durante o plano de ação
Estabeleça marcos regulares: divida o plano de ação em etapas menores com marcos claros, além de indicadores de sucesso. Isso não só facilita o gerenciamento, mas também permite monitorar o progresso de forma mais eficaz e posteriormente validar se o objetivo do plano de ação foi alcançado.
Utilize ferramentas de acompanhamento: utilize ferramentas de gerenciamento de projetos para acompanhar o progresso. Isso pode incluir softwares específicos, planilhas ou até sistemas de gerenciamento de tarefas.
Reuniões de progresso: realize reuniões regulares de acompanhamento com a equipe envolvida no plano de ação. Essas reuniões são oportunidades para discutir desafios, ajustar estratégias e garantir que todos estejam alinhados com os objetivos.
Feedback contínuo: encoraje o feedback contínuo de todos os envolvidos. Isso ajuda a identificar e resolver problemas rapidamente, além de promover a comunicação aberta.
Flexibilidade para ajustes: esteja preparado para fazer ajustes no plano conforme necessário. A adaptabilidade é chave para lidar com imprevistos e garantir que o plano permaneça no caminho certo.
Executar um plano de ação é crucial para o sucesso de qualquer empresa. No entanto, é preciso organização, documentação e dados confiáveis para que a tomada de decisão seja correta.
Dessa forma, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.
Esse sistema de gestão empresarial, permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, e o monitoramento e centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.
E no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.
Ele é um software de gestão desenvolvido pela Siteware que possibilita a execução de diversas ferramentas de plano de ação, como PDCA, 5w2h e Diagrama de Ishikawa.
Levando pessoas e empresas mais longe.
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