Quantas abas do navegador você tem abertas agora?
Imagino que mais de 10, talvez 20. Algumas podem ser para pesquisa, outras nos ajudam a manter contato com clientes e colegas, talvez por prazer e distração – o que quer que sejam, elas não ajudam.
Esses hábitos típicos de uma pessoa multitarefa podem estra acabando com sua produtividade. É quase impossível sentarmos e trabalharmos em apenas uma tarefa – eu admito que existem poucas chances de estar escrevendo esse blog post sem checar meu email paralelamente!
Passar de tarefa em tarefa nos deixa sem fôlego – todos já tivemos um “daqueles dias” em que nos sentimos incrivelmente ocupados, mas conseguimos produzir muito pouco.
Mesmo à noite, não aprendemos – jantamos com a televisão ligada, ouvimos música enquanto lemos um livro – por que somos tão ruins em sentar e prestar atenção em uma única coisa?
Ser uma pessoa multitarefa nos distrai do nosso objetivo, mas há, também, evidências que sugerem que ser multitarefa é ruim para o nosso cérebro! Pareceu sério? Sim, talvez seja hora de implementar uma nova rotina de trabalho.
Ser uma pessoa multitarefa é, basicamente, a habilidade de fazer várias coisas ao mesmo tempo. Em vez de se concentrar em uma tarefa de cada vez, a pessoa multitarefa tenta dividir sua atenção entre várias atividades simultaneamente.
Imagina que você está respondendo e-mails, ao mesmo tempo em que participa de uma reunião online e também se prepara para fazer uma ligação importante.
Mas, apesar da pessoa multitarefa parecer uma superhabilidade, a verdade é que, na maioria das vezes, o nosso cérebro não consegue fazer tudo ao mesmo tempo com a mesma qualidade. O que acontece é que ele rapidamente troca de uma tarefa para outra, o que acaba consumindo mais energia e fazendo com que a gente perca um pouco da atenção e da precisão em cada uma delas.
Leia também: Soft skills: o que é, as 7 principais e como desenvolvê-las?
A resposta é simples: Porque é difícil não fazer muitas tarefas ao mesmo tempo.
A tecnologia deixou tudo tão rápido e fácil. Nossos smartphones são como canivetes suíços que nos permitem fazer basicamente qualquer coisa – desde reservar uma viagem a afinar sua guitarra, eles te “garantem”.
Com aplicativos para tudo, fica difícil não querer aproveitar cada segundo do dia sendo uma pessoa multitarefa. Indo ao supermercado? Por que não escrever sua lista de compras ouvindo a um podcast do momento? Almoçando com um amigo? Cheque seu Instagram para ver o que seus outros amigos estão fazendo!
Então, qual a ciência por trás da nossa obsessão por não desperdiçar um segundo do dia? Por que é tão bom? Por que insistimos em ser uma pessoa multitarefa?
Nosso cérebro é mestre em nos enganar, fazendo-nos acreditar que estamos sendo eficientes. Estudos mostram que ser uma pessoa multitarefa leva à liberação de dopaminas – ‘o hormônio da felicidade’. Nós ficamos “loucos” para nos recompensarmos por ter feito tanta coisa!
Nossa atenção pode ser facilmente capturada por algo mais novo e brilhante. Ironicamente, a parte do cérebro que mais precisamos para nos mantermos focados é a que mais sofre.
As regiões do cérebro que buscam recompensas ficam extasiados quando trocamos de tarefas – toda vez que olhamos um email novinho em folha, tweet ou sms estamos liberando pequenos impulsos de prazer.
Não é de se admirar que seja tão fácil nos distrairmos.
Excesso de estimulos nos estressa. Já foi provado que realizar várias tarefas ao mesmo tempo estimula a liberação de cortisol, o que afeta todo o seu organismo, desde sua capacidade mental até a densidade muscular – diga adeus ao suado tanquinho!
Quer evitar isso? Deve ser tão fácil quanto ignorar novos emails, certo?
Errado! Pesquisas recentes mostram que só de ter a oportunidade de realizar muitas tarefas ao mesmo tempo diminui a nossa habilidade de resolver problemas e gerir processos, gerando perdas de até 10 pontos de QI. Algo tão simples quanto ter um email não lido na sua caixa de entrada pode estar arruinando sua produtividade!
Você poderia pensar que a exposição constante a um número de coisas de uma vez faz de algumas pessoas experts em trocar de tarefas o tempo todo. Que, talvez, algumas pessoas se tornam adeptas de filtrar informações e se tornam ainda mais produtivas.
Isso seria lógico, certo?
Bom, lógico ou não, isso não acontece. Pesquisas sugerem que uma pessoa multitarefa é pior em passar de tarefa em tarefa e desprezar informações irrelevantes.
Existem alguns exemplos isolados de ‘supertaskers’ que parecem conseguir lidar com a carga de serviço, mas, como regra, parece que ser uma pessoa multitarefa é algo a ser evitado.
Qual o número de distrações que você enfrenta no trabalho?
O aparentemente inacabável fluxo de emails é a minha (tenho certeza que vários de vocês tem problemas similares). Amigos e colegas reportam o mesmo problema. Nos sentimos obrigados a responder, mas, fazendo-o, se torna impossível realizar outra coisa.
Isso se tornou parte tão dominante do nosso fluxo de trabalho que nós ficamos obcecados por alcançar zero emails não lidos na caixa de entrada. Neste momento chegamos de volta ao topo da nossa caixa de emails.
Não sei se você chega a zero emails não lidos ou não. Eu tenho vários problemas com email:
No mundo físico, os passos necessários para a escrita de uma carta te fazem ganhar tempo. As pessoas entendem que você não vai responder imediatamente – você pode deixar a carta de lado até estar pronto para se dedicar a ela.
No mundo digital em que vivemos estamos sempre disponíveis. Fora do escritório? Tudo bem, você pode checar suas mensagens em seu iPhone novinho em folha ou tablet. Não há desculpas para adiar sua resposta!
A expectativa social também dita que devamos responder – não queremos chatear o remetente. Eu uso um plugin do Gmail do RelateIQ que me deixa ver quando alguém abriu meu email – apesar dos meus sentimentos quanto ao email, eu acho difícil não ficar levemente incomodado quando vejo que alguém abriu minha mensagem e escolheu não responder.
Nós temos a tendência a ser mais seletivos com ‘snail mail’ (correspondência física) – é raro você escrever para alguém que não conhece.
Nossa abordagem do email é completamente diferente. Estamos preparados para usar qualquer truque que nos dê o email de alguém, eu não sou diferente – uso uma ótima ferramenta da Spokepoint. Uma vez que verificamos que o endereço está correto, a temporada está aberta – email é impessoal o suficiente para não nos importarmos de enviar centenas de mensagens para pessoas que não conhecemos.
Esses emails ‘frios’ enchem nossa caixa de entrada. Desperdiçamos tempo valioso filtrando-os, arquivando e deletando. Minha maior frustração é a pouca dedicação das pessoas ao redigirem suas mensagens. Há pouca inclinação em escrever emails que sejam, remotamente, pessoais – por isso, centenas de pessoas deletam o mesmo email!
O constante fluxo de tomada de decisão ao separar e filtrar emails tem um efeito no nosso cérebro. Mudando nosso foco de concentração constantemente força nosso cérebro a queimar combustível, nos deixando exaustos e desorientados.
Até mesmo aplicativos de gestão de email, como o Mailbox (desenhado para você parar de perder tempo com emails), querem que você tome uma decisão – esse email precisa de resposta imediata ou pode esperar até amanhã?
Se você espera uma solução mágica que vai te ajudar a estar no topo de tudo, você irá se desapontar.
Não existe uma solução perfeita, mas há táticas que você pode usar para parar de ser uma pessoa multitarefa e se tornar mais produtivo:
Não é ciência espacial, mas funciona. Passar ao menos 10 minutos toda noite listando o que deve fazer no dia seguinte te ajuda a manter o foco no trabalho.
Essas tarefas são as que você precisa entregar e adequar seu dia de acordo com sua execução – certifique-se de termina-las antes de começar a responder emails e procurar no Twitter por conteúdo interessante.
Eu estou testando-a no momento e estou realmente satisfeito com ela. O Pomodoro técnica de gerenciamento de tempo criada por Francesco Cirillo no fim dos anos 1980.
Você divide seu dia de trabalho em períodos de 25 minutos de trabalho intenso e focado, seguidos por 5 minutos de descanso. O método é baseado na ideia de que intervalos frequentes podem melhorar a agilidade mental.
Eu uso o tempo de 25 minutos para trabalhar nas tarefas mais importantes do dia (em geral, as que planejei na noite anterior), e os intervalos de 5 minutos para “desligar” e responder a emails e mensagens no WhatsApp.
Eu, definitivamente, recomendo que você tente. Você pode até comprar o seu próprio timer em forma de tomate para marcar o seu tempo, se você quiser.
Eu não experimentei ainda, mas especialistas em produtividade recomendam separar um horário todos os dias para lidar com seus emails e outras correspondências, algo que realmente pode te ajudar a deixar de ser uma pessoa multitarefa.
Tente colocar uma marcação na sua agenda todos os dias para que você se dedique a responder as mensagens e emails – esse é o único momento do dia em que você deve estar com seu Gmail ou Outlook aberto.
Você pode até experimentar desligar as notificações no seu desktop e telefone para se certificar de que você cumpra seu horário – Sim, isso pode significar que você vai perder uma ou outra mensagem “urgente”.
Não é nossa culpa sermos uma pessoa multitarefa. É difícil nos forçar a ignorar mensagens não lidas que sentimos que devemos responder e nos impedir de passear por tarefas diferentes quando somos tão ocupados.
Cada email que enviamos nos dá uma sensação de ‘dever cumprido’ (e um tanto bom de hormônios da recompensa) – é como se estivéssemos no controle do trabalho, nos tornando mais organizados.
A verdade pode ser o contrário. Estamos nos distraindo das coisas que realmente precisamos fazer.
É muito difícil parar de realizar várias tarefas ao mesmo tempo, mas eu gostei de me tornar mais focado no meu dia. Eu realmente recomendo que você tente alguns dos métodos citados acima e veja se fará diferença na sua produtividade.
Levando pessoas e empresas mais longe.
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