(Clique no player para ouvir a narração do nosso post sobre o que é gestão do tempo! Deixe nos comentários o que achou.)
Você já se perguntou como algumas pessoas parecem ter tempo suficiente para fazer tudo o que querem, enquanto outras estão sempre correndo de tarefa em tarefa e nunca parecem terminar nada?
Será que é porque o primeiro tem poucas coisas para fazer?
A resposta é não! É muito mais provável que elas estejam usando seu tempo com mais eficiência e praticando boas habilidades de gestão do tempo no trabalho.
Já tinha ouvido falar nessa ferramenta que pode auxiliar na produtividade dentro das empresas? Então confira agora tudo sobre o que é gestão do tempo, desde a sua definição até a sua importância para o dia a dia de cada um.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de priorização de tarefas que pode ajudar na gestão do seu tempo. A Siteware preparou um template 100% gratuito. Baixe agora:
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Para entender de fato o que a gestão do tempo é, podemos apresentar uma definição simples: é a gestão de tarefas que tornam os esforços de cada pessoa cada vez mais eficazes, com a ideia central de fazer o melhor trabalho em menos tempo.
Pergunte a si mesmo: qual atividade é mais importante e quanto tempo deve ser alocado para ela? Se não tem essa resposta clara, então precisa começar a fazer agora a gestão do tempo.
Saber qual trabalho deve ser feito mais cedo e o que pode ser feito um pouco mais tarde é o primeiro passo para trabalhar bem essa ferramenta.
A gestão do tempo não tem um conceito difícil de entender, mas pode se mostrar bem mais difícil de fazer na prática.
Ela requer que cada um invista seus esforços para priorizar e se organizar. Mas, uma vez iniciada, você descobrirá que com pequenos ajustes o seu dia passa a ser mais organizado, otimizando o tempo para tudo o que precisa fazer.
Deseja otimizar ainda mais a gestão do tempo na sua empresa, prezando pela agilidade e qualidade? Assista ao nosso vídeo e conheça as principais metodologias ágeis e como elas funcionam:
Peter Drucker, o pensador que é conhecido como o pai da administração moderna, tem uma frase sobre o que é gestão do tempo que a retrata bem a sua importância:
“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”
Isso significa que a gestão do tempo deve ser sempre o primeiro passo para conseguir realizar tudo que nos propomos a fazer para alcançar nossos objetivos. Por isso ela se torna uma importante estratégia empresarial que precisa ser aplicada nas organizações.
Na prática, essa ação de adotar a gestão do tempo na nossa vida profissional ou pessoal traz uma série de benefícios, como, por exemplo:
No mundo acelerado de hoje, gerenciar o tempo de forma eficaz é mais importante do que nunca. No entanto, mesmo com as melhores intenções, muitas vezes nos encontramos lutando contra os “ladrões de tempo” – aquelas atividades ou hábitos que desperdiçam nosso tempo precioso.
Confira alguns desses ladrões para você se atentar:
Um dos maiores ladrões de tempo no ambiente de trabalho são as interrupções constantes. Sejam colegas de trabalho que aparecem para uma “rápida” conversa, chamadas telefônicas inesperadas ou e-mails que exigem atenção imediata, essas interrupções podem fragmentar seriamente o seu dia.
Cada interrupção pode parecer pequena, mas juntas, elas somam uma quantidade significativa de tempo perdido.
Adiar tarefas pode parecer inofensivo no momento, mas a procrastinação é um dos maiores ladrões de tempo. Quanto mais uma tarefa é adiada, mais urgente e estressante ela se torna. A procrastinação não apenas atrasa o trabalho, mas também aumenta a ansiedade e diminui a qualidade do resultado final.
Reuniões são essenciais para a colaboração e tomada de decisões, mas quando não são bem planejadas ou se tornam muito frequentes, podem consumir um tempo valioso. Reuniões desnecessárias ou excessivamente longas podem interromper o fluxo de trabalho e reduzir a produtividade individual e da equipe.
Leia também: Saiba como softwares podem contribuir para a sua rotina de trabalho
Em nossa era digital, as redes sociais e outras distrações online são ladrões de tempo notórios. Uma rápida verificação do Facebook ou do Instagram pode facilmente se transformar em uma hora de navegação.
Essas plataformas são projetadas para manter os usuários engajados por tanto tempo quanto possível, o que pode ser prejudicial para a produtividade.
Combater a procrastinação é fundamental para melhorar a produtividade e a eficiência no trabalho e na vida pessoal. Aqui estão três dicas eficazes para ajudar a evitar a procrastinação:
A Técnica Pomodoro é um método de gerenciamento de tempo desenvolvido por Francesco Cirillo no final dos anos 80. Esta técnica envolve dividir o seu trabalho em períodos de 25 minutos, conhecidos como “Pomodoros”, seguidos por uma pausa de 5 minutos. Após quatro Pomodoros, você deve fazer uma pausa mais longa, geralmente de 15 a 30 minutos.
Muitas vezes, procrastinamos porque nos sentimos sobrecarregados pelas tarefas ou não temos um objetivo claro em mente. Definir metas claras e alcançáveis pode ajudar a manter o foco e a motivação.
O ambiente em que trabalhamos pode ter um grande impacto na nossa tendência à procrastinação. Criar um ambiente propício ao trabalho pode ajudar a manter o foco e a produtividade.
Mas agora que você já sabe a real importância e o que é gestão do tempo, que tal aprender como fazer na prática? Então conheça agora a série de 6 passos que vão ajudar a ter implementada a gestão do tempo.
Planeje seu dia com bastante antecedência. Prepare uma lista de tarefas anotando as atividades importantes que precisam ser feitas em um único dia em relação ao tempo que deve ser alocado para cada atividade.
O trabalho de alta prioridade deve estar no topo, seguido daqueles que não precisam de muita importância no momento. Você pode adotar ainda um pequeno checklist com as regras que planejar, como, por exemplo:
Estudos mostram que passar um traço sobre a tarefa concluída ao fazer a gestão de tarefas dá um sentimento de recompensa ao seu cérebro, aumentando sua motivação e produtividade. Assim, pode ajudar no bem-estar e, consequentemente, gerar melhores resultados.
Trabalhar sem metas e objetivos nas empresas seria semelhante a uma situação em que o capitão do navio perde o seu caminho no mar.
Ou seja, você estaria perdido. Por isso, defina metas e objetivos para si mesmo e tenha o comprometimento de que sejam realistas, desafiadoras e possíveis de realizar.
Defina prazos para si mesmo e se esforce para concluir as tarefas antes dos prazos. Não espere que seus superiores façam essa parte. A pessoa que pode definir melhor os prazos é você mesmo.
Analise quanto tempo precisa ser dedicado a uma tarefa específica e por quantos dias. Use um planejador e ferramentas de produtividade para marcar as datas importantes em relação aos prazos estabelecidos.
Aprenda a dizer “NÃO” no local de trabalho. Esse é o caminho para não fazer tudo sozinho. Não se deve aceitar algo que sabe que é difícil ou que vai atrapalhar seu planejamento de tarefas.
Os papéis e responsabilidades devem ser delegados de acordo com o interesse e a especialização dos funcionários para que eles concluam as tarefas dentro dos prazos.
Saiba mais: Como saber dizer não no trabalho: 6 dicas que funcionam
Priorize as tarefas de acordo com sua importância e urgência. Comece conhecendo a diferença entre o trabalho que é importante e urgente, que passa por identificar quais tarefas devem ser executadas dentro de um dia, todas que devem ser feitas dentro de um mês e assim por diante.
Tarefas que são mais importantes devem ser feitas antes!
Veja mais: Como utilizar a matriz de priorização de processos?
Você já sabe bastante sobre o que é gerenciamento do tempo.
Com tudo que aprendeu, desenvolva o hábito de fazer a coisa certa no momento certo, já que o trabalho realizado na hora errada não é de muita utilidade. Não desperdice um dia inteiro em algo que pode ser feito em uma hora ou mais.
Além disso, mantenha algum tempo separado para suas atividades pessoais, como ver as atualizações nas redes sociais.
Nada pior que reuniões intermináveis e pouco produtivas para acabar com o gerenciamento do seu tempo.
Agora que você já sabe o que é gestão do tempo, confira este infográfico com algumas dicas sobre reuniões:
Ficou claro para você o que é administração do tempo e como ela traz mais resultados e produtividade? Geralmente quem administra projetos tem uma grande dificuldade no gerenciamento de tempo. E é aí que a tecnologia entra.
Um bom sistema ajuda você a gerir melhor o seu tempo, e ter muito mais efetividade e produtividade no seu dia a dia.
E a melhor forma de administrar o tempo é por meio de um software de gestão de projetos que ajuda a visualizar o status de toda a sua carteira, permitindo um gerenciamento do seu portfólio e monitoramento de toda a evolução do cronograma.
Com esse sistema de gestão empresarial você conecta os indicadores de desempenho, e centraliza-os de modo a facilitar a tomada de decisões para uma melhoria constante da sua performance.
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