Matriz de Eisenhower: o que é, para que serve e como construir uma?

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Se você é uma pessoa que está sempre ocupada, cheia de tarefas que precisam ser cumpridas e com dificuldade de organizar seus afazeres, vai adorar conhecer a Matriz de Eisenhower. 

Nas próximas linhas, vamos falar sobre como ela é uma ferramenta muito útil para quem tem dificuldade na hora de priorizar tarefas e tomar decisões com assertividade. 

Por isso, continue a leitura para entender o que é essa matriz e de que maneira ela pode ajudar você a organizar suas rotinas diárias e melhorar a produtividade.

Confira também um passo a passo de como fazer essa matriz de modo bem simples e fácil. Faça uma ótima leitura!

Para você que gosta de praticidade, a Siteware preparou uma ferramenta de Matriz de Eisenhower 100% gratuita e automatizada para você:

O que é Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta utilizada para priorizar tarefas e orientar os processos de tomada de decisão nas organizações. Ela foi desenvolvida pelo 34º presidente dos Estados Unidos, Dwight Eisenhower, e por isso tem esse nome.

Dessa forma, a Matriz de Eisenhower é representada em um plano carteziano para categorizar as atividades que precisam ser feitas de acordo com dois critérios básicos: urgência e importância.

Sendo assim, a ferramenta faz uma espécie de triagem dos seus afazeres para evitar que você perca tempo com as tarefas que possuem menos importância ou que são menos urgentes.

Mas como podemos entender e distinguir se uma tarefa é urgente ou importante? Elas não são a mesma coisa? Calma, a diferença é simples: 

• os afazeres considerados importantes são aqueles que estão diretamente relacionados ao alcance de determinada meta ou objetivo;
• já as tarefas com caráter de urgência estão diretamente ligadas ao prazo estabelecido para sua realização e/ou suas consequências para a empresa.

Tendo isso em vista, a proposta é organizar melhor a rotina, para que você possa dar prioridade às tarefas que se enquadram nas duas categorias, impactando positivamente sua produtividade.

Principais benefícios da Matriz de Eisenhower

A Matriz pode trazer diversos benefícios para quem a utiliza, como: priorização de tarefas, melhoria dos resultados e tomada clara de decisão. Afinal, ela é uma ferramenta de gestão do tempo, que pode simplificar a rotina de trabalho.

Além disso, trata-se de uma metodologia que utiliza a razão. Ela ajuda a atender o que você precisa fazer e o que pode deixar para depois.

Veja as principais vantagens da Matriz de Eisenhower:

• priorização de tarefas mais urgentes e importantes para a empresa;
• melhoria nos índices de produtividade;
• maior organização e clareza das atividades;
• resolução de eventuais problemas;
• maior agilidade na execução de tarefas;
• desenvolvimento de pessoas altamente eficazes;
• favorecimento da razão em detrimento da emoção;
• tomadas de decisão mais assertivas.

Veja mais: O que é tomada de decisão nas organizações e mais 5 dicas de como fazer na prática

Como é dividida a Matriz de Eisenhower?

A Matriz de Eisenhower é dividida em quatro quadrantes. Cada um possui seu próprio objetivo para te ajuda na priorização de tarefas. São eles:

1. Importante e Urgente: tarefas que são tanto importantes quanto urgentes devem ser tratadas imediatamente. Essas são as situações de crise, prazos iminentes e outras questões que requerem ação imediata. Lidar com essas tarefas é crucial para evitar problemas futuros.
2. Importante, mas Não Urgente: tarefas importantes, mas que não têm um prazo iminente, devem ser planejadas e agendadas. Esses itens incluem planejamento, atividades de longo prazo, desenvolvimento pessoal e estratégias a longo prazo. Ao priorizar essas tarefas, você evita que elas se tornem urgentes no futuro.
3. Urgente, mas Não Importante: tarefas que são urgentes, mas não contribuem significativamente para seus objetivos ou valores mais amplos devem ser delegadas, automatizadas ou minimizadas. Esses são os “incêndios” que surgem no dia a dia, mas não necessariamente agregam valor a longo prazo.
4. Não Importante e Não Urgente: tarefas que não são nem importantes nem urgentes devem ser evitadas ou realizadas apenas quando o tempo permite e todas as tarefas mais importantes forem tratadas. Isso inclui distrações, entretenimento sem propósito e atividades que não contribuem para seus objetivos.

Passo a passo: como fazer Matriz de Eisenhower?

Para fazer sua matriz, você precisa, antes de mais nada, entender quais são suas tarefas e enquadrá-las nas categorias “importante” e “urgente”. 

A propósito, uma tarefa pode ser importante, mas não urgente. O contrário também é verdadeiro. Interessante, não é mesmo?

Por isso, separamos cinco passos para você colocar a mão na massa e entender essa matriz de uma vez por todas. 

Se preferir, veja o vídeo explicando o que é esta ferramenta e como fazê-la:

Vamos nessa? Segue o fio:

Passo 1 – Desenhe um plano cartesiano

O primeiro passo para a construção da matriz é desenhar um plano cartesiano. Ou seja, faça um quadrado e o divida em dois eixos (horizontal e vertical), formando quatro quadrantes.

A linha vertical representa a importância das tarefas, enquanto a horizontal representa a urgência. Cada quadrante terá um significado importante para a priorização de tarefas.

Passo 2 – Defina as tarefas urgentes e importantes

Com o plano cartesiano desenhado, é hora de listar as tarefas e categorizá-las. Começaremos com o primeiro quadrante, que deverá conter as tarefas que são importantes e urgentes.

Esses afazeres são aqueles que merecem prioridade e não podem ser adiados.

Passo 3 – Defina as tarefas que são importantes, mas não urgentes

No segundo quadrante, você deverá assinalar quais tarefas são importantes, mas que não precisam ser executadas com caráter de urgência. Aqui, estamos nos referindo aos afazeres de médio e longo prazo.

Por exemplo, entregar o balanço anual e a projeção financeira do seu departamento é algo muito importante, mas não chega a ser urgente quando você está no meio do ano.

Passo 4 – Defina as tarefas urgentes, porém não tão importantes

No terceiro quadrante, coloque as tarefas que não são muito importantes, mas que precisam ser realizadas com urgência.

Aqui, se encaixam as tarefas que merecem prioridade, pois o prazo para que elas sejam concluídas está se esgotando. 

Aliás, caso seu deadline esteja curto, esses afazeres podem ser delegados a outros colaboradores.

Passo 5 – Defina as tarefas não-importantes e não-urgentes

Por fim, você deverá assinalar no quarto quadrante todas as tarefas que não são importantes, nem urgentes. Essa etapa é importante para entender com o que você não deve perder seu tempo.

As tarefas deste último quadrante podem ser descartadas ou executadas a longo prazo, sem pressa.

Sistema de planejamento estratégico: um aliado da sua produtividade

Ficou claro o que é e como fazer uma Matriz de Eisenhower? Lembre-se de que essa é uma ferramenta que você deve ter sempre à mão para se organizar melhor e evitar que as tarefas se acumulem.

Ela é uma excelente maneira de gerenciar seu tempo, mas existem outras.

Confira mais algumas dicas neste vídeo do nosso canal no YouTube:

E, para otimizar ainda mais seu dia a dia de trabalho, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico. 

Tal solução contribui para aumentar, engajar e turbinar os resultados, contando com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial possibilita o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, além do monitoramento e da centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

Por falar nisso, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Confira!

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