Aproveite e ouça nosso conteúdo sobre análise de GAP!
A análise de gap é uma ferramenta essencial no arsenal de qualquer gestor ou profissional de negócios. Diferente da análise de risco, que foca em potenciais ameaças e incertezas, a análise de gap concentra-se em identificar e preencher as lacunas entre o estado atual e os objetivos desejados de uma organização.
Ao longo deste artigo, te explico mais o conceito da análise de gap, fornecendo insights detalhados sobre como realizá-la eficientemente e discutindo as principais ferramentas que podem auxiliar nesse processo.
Continue a leitura e confira!
Gaps, no contexto empresarial, são essencialmente as diferenças entre onde uma organização está atualmente e onde ela aspira estar.
Por exemplo, uma empresa pode descobrir que seu desempenho operacional atual não atende às metas estabelecidas para conquistar uma certificação ISO, por exemplo.
Além disso, gaps frequentemente surgem no âmbito das competências e habilidades dos funcionários. Aqui, a discrepância ocorre entre as habilidades que os funcionários possuem e as que são necessárias para executar suas funções de forma eficiente ou para alcançar objetivos estratégicos.
A análise de gap, ou análise de lacunas, é uma ferramenta de diagnóstico que ajuda a entender as lacunas em várias áreas de operação e planejamento. Dessa forma, o objetivo principal da análise de gap é fornecer uma visão clara das áreas que precisam de melhorias e ajudar a definir um caminho para alcançar esses objetivos desejados.
O processo começa com a avaliação do estado atual da organização. Isso envolve uma análise detalhada de vários aspectos, como desempenho operacional, competências dos funcionários, tecnologia e infraestrutura, conformidade regulatória, satisfação do cliente e alinhamento estratégico.
Dessa forma, a análise de gap é um processo abrangente que permite às organizações avaliar onde estão, determinar onde querem estar e planejar efetivamente como chegar lá.
A análise de gap se concentra em identificar a diferença entre o estado atual de uma organização e onde ela deseja estar. O objetivo é identificar as lacunas em desempenho e oportunidades de melhoria operacional ou estratégica.
Por outro lado, a análise de risco é voltada para identificar, avaliar e priorizar riscos potenciais que podem afetar negativamente uma organização. Estes riscos podem ser financeiros, legais, de reputação, de segurança, entre outros.
Dessa forma, o principal objetivo da análise de risco é minimizar a probabilidade e o impacto de eventos adversos. Isso envolve a criação de planos de contingência, a diversificação de investimentos, a implementação de medidas de segurança e a realização de seguros.
A seguir, confira um passo a passo que eu separei para te ajudar a construir uma análise de gap na sua empresa. Confira:
Antes de iniciar a análise de gap, é crucial definir claramente os objetivos. Isso envolve entender o que a organização deseja alcançar com a análise.
Por exemplo, uma empresa pode querer aumentar sua eficiência operacional, melhorar a satisfação do cliente ou atualizar suas tecnologias. Estabelecer objetivos claros ajuda a direcionar o foco da análise e determina o que será medido.
Com base no objetivo identificado na etapa anterior, o próximo passo é avaliar o estado atual da organização e do pilar definido para ser analisado. Isso significa analisar as operações, processos, competências dos funcionários e recursos disponíveis.
Por exemplo, uma empresa de manufatura pode examinar sua taxa de produção atual, a qualidade dos produtos e a eficiência dos processos de produção. Esta avaliação fornece uma linha de base para identificar as áreas que precisam de melhorias.
Após entender o estado atual, a organização precisa definir claramente seu estado desejado. Isso inclui estabelecer metas e padrões específicos que a empresa quer alcançar.
Continuando com o exemplo da empresa de manufatura, o estado desejado pode ser aumentar a produção em 20% ou melhorar a qualidade do produto para reduzir as reclamações dos clientes em 30%.
É importante que nesta etapa, a lógica das metas SMART sejam respeitadas para que o objetivo maior faça sentido e possa ser alcançado.
Com o estado atual e o estado desejado claramente definidos, a próxima etapa é identificar os gap existentes entre esses dois estados. Isso envolve uma comparação detalhada para destacar as áreas específicas que necessitam de atenção.
No exemplo da empresa de manufatura, pode-se descobrir que a principal lacuna está na capacidade de produção limitada devido a equipamentos desatualizados.
Uma vez identificados os gap, é importante analisar suas causas subjacentes. Isso pode envolver investigar processos internos, avaliar a eficácia da tecnologia atual, ou considerar fatores externos que podem estar impactando o desempenho.
No caso da empresa de manufatura, a análise pode revelar que os equipamentos antigos são menos eficientes e propensos a avarias.
O passo final é desenvolver um plano de ação para fechar os gaps identificados. Este plano deve incluir estratégias específicas, recursos necessários e um cronograma para implementação.
Para a empresa de manufatura, o plano de ação pode envolver a aquisição de novos equipamentos, treinamento de funcionários para operar as novas máquinas e um cronograma para a transição.
Desenvolva planos de ação com nosso template e aproveite!
Utilizar a análise de GAP no momento certo é crucial para maximizar sua eficácia. Aqui estão os momentos indicados para fazer uso dessa ferramenta:
Um dos momentos mais indicados para realizar uma análise de GAP é durante o processo de planejamento estratégico. Quando a organização está definindo suas metas de longo prazo e estratégias para alcançá-las, a análise de GAP pode fornecer uma visão clara das lacunas existentes entre a situação atual e os objetivos futuros.
Isso permite que a empresa desenvolva planos de ação específicos para abordar essas lacunas e alinhar suas operações com suas metas estratégicas.
A análise de GAP também é extremamente útil ao iniciar novos projetos ou iniciativas. Antes de implementar uma nova estratégia, lançar um produto ou entrar em um novo mercado, a análise GAP pode ajudar a identificar os recursos necessários, habilidades e capacidades que a organização atualmente não possui.
Com essas informações, a empresa pode tomar medidas proativas para adquirir os recursos ou desenvolver as competências necessárias para o sucesso do novo projeto.
Realizar uma análise de GAP durante a revisão de desempenho organizacional é outro momento crucial. Ao avaliar o desempenho passado e atual da organização, a análise GAP pode identificar áreas onde a empresa não está atendendo às expectativas ou cumprindo seus objetivos.
Isso fornece uma base para desenvolver estratégias de melhoria contínua e garantir que a organização esteja sempre evoluindo e se adaptando às mudanças no ambiente de negócios.
O ambiente externo de uma organização pode mudar rapidamente devido a fatores econômicos, tecnológicos, regulatórios ou competitivos. Quando ocorrem mudanças significativas no ambiente externo, é um momento apropriado para realizar uma análise de GAP.
Isso ajudará a empresa a entender como essas mudanças impactam suas operações e o que precisa ser ajustado para continuar sendo competitiva. A análise de GAP permite que a empresa responda de maneira ágil e eficaz a novas ameaças e oportunidades.
Durante processos de fusões e aquisições, a análise de GAP é essencial para avaliar as capacidades e recursos das empresas envolvidas. Ela ajuda a identificar as sinergias e lacunas entre as organizações, fornecendo informações críticas para a integração bem-sucedida das operações.
Com uma análise de GAP, a empresa adquirente pode desenvolver um plano de integração que aborda as lacunas identificadas e maximiza os benefícios da fusão ou aquisição.
A análise de GAP também é indicada quando a organização está focada no desenvolvimento de talentos e capacidades.
Ao avaliar as habilidades e competências atuais dos colaboradores em relação às necessidades futuras da empresa, a análise de GAP pode identificar áreas de treinamento e desenvolvimento.
Isso permite que a organização crie programas de desenvolvimento específicos para preparar seus colaboradores para enfrentar os desafios futuros e alcançar os objetivos estratégicos.
Durante a sua análise de gap, será normal o uso de ferramentas para tornar a sua análise mais robusta. A seguir, separei duas que podem te ajudar em diferentes momentos:
A Análise SWOT é uma ferramenta estratégica usada para avaliar as Forças (Strengths), Fraquezas (Weaknesses), Oportunidades (Opportunities) e Ameaças (Threats) de uma organização.
Na análise de gap, a Análise SWOT pode ser utilizada para identificar as forças que a organização pode capitalizar e as fraquezas que precisam ser abordadas para alcançar o estado desejado. Por exemplo, uma empresa pode ter uma forte presença de marca (força) mas enfrentar desafios com eficiência operacional (fraqueza).
Ao mesmo tempo, pode haver oportunidades de mercado não exploradas devido a novas tendências tecnológicas e ameaças como novos concorrentes entrando no mercado.
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e efeito ou diagrama de espinha de peixe, é uma ferramenta que ajuda a identificar as causas raízes de um problema específico.
O diagrama é estruturado de tal forma que um problema é colocado na “cabeça” do peixe, e as várias causas potenciais são listadas nas “espinhas”, categorizadas em temas como métodos, máquinas, pessoas, materiais, medições e ambiente.
No contexto da análise de gap, o Diagrama de Ishikawa pode ser extremamente útil na etapa de identificação das causas dos gaps.
Por exemplo, se uma empresa identifica um gap na satisfação do cliente, o diagrama pode ser usado para explorar diversas causas potenciais, como processos de atendimento ineficientes (métodos), falhas no produto (materiais), treinamento inadequado dos funcionários (pessoas) ou problemas com equipamentos (máquinas).
O modelo 7S da McKinsey permite avaliar a coerência entre os sete elementos principais da organização. Ao analisar cada elemento (Estratégia, Estrutura, Sistemas, Valores Compartilhados, Estilo, Equipe e Habilidades), a empresa pode identificar inconsistências que possam estar impedindo o alcance de seus objetivos.
A ferramenta ajuda a identificar onde pode haver falta de alinhamento entre os diferentes elementos. Por exemplo, uma estratégia pode exigir uma cultura de inovação, mas se os valores compartilhados e o estilo de liderança não apoiarem isso, haverá um gap que precisa ser abordado.
Uma vez identificados os gaps, o modelo 7S ajuda a definir ações corretivas. Por exemplo, se for identificado que a estrutura organizacional está muito rígida, a empresa pode trabalhar na reestruturação para torná-la mais ágil. Ou se houver um gap nas habilidades, programas de treinamento e desenvolvimento podem ser implementados.
A seguir, te apresento alguns dos principais benefícios conquistados ao fazer uso da análise de GAP. Confira:
Um dos principais benefícios da análise de GAP é a capacidade de identificar claramente as lacunas entre o estado atual da organização e suas metas futuras. Essa identificação precisa permite que a empresa entenda exatamente onde estão as deficiências e quais áreas necessitam de melhorias. Saber onde estão as lacunas é o primeiro passo para desenvolver um plano de ação eficaz para preenchê-las.
A análise de GAP fornece informações valiosas que podem ser utilizadas para o planejamento estratégico. Ao entender as lacunas existentes, a empresa pode definir metas realistas e desenvolver estratégias para alcançá-las. Isso resulta em um planejamento mais eficiente e direcionado, aumentando as chances de sucesso da organização.
Com a análise de GAP, as empresas podem priorizar suas ações de forma mais eficaz. Identificar quais lacunas têm o maior impacto no desempenho organizacional permite que a empresa aloque recursos e esforços para as áreas que mais necessitam de melhorias. Isso garante que as ações corretivas sejam focadas nas prioridades mais críticas, otimizando o uso de recursos e tempo.
A análise de GAP promove uma cultura de melhoria contínua ao fornecer uma base para monitorar o progresso ao longo do tempo. Ao identificar e abordar lacunas regularmente, a empresa pode continuamente aprimorar seus processos, produtos e serviços. Isso resulta em um ciclo de melhoria contínua que mantém a organização competitiva e inovadora.
Ao identificar e corrigir lacunas, a análise de GAP ajuda a empresa a melhorar sua eficiência operacional e a qualidade de seus produtos ou serviços. Isso, por sua vez, aumenta a competitividade da organização no mercado. Empresas que utilizam a análise de GAP estão melhor posicionadas para responder às mudanças do mercado e atender às expectativas dos clientes.
A análise de GAP fornece dados e insights concretos que suportam a tomada de decisão informada. Com uma compreensão clara das lacunas existentes e das ações necessárias para preenchê-las, os gestores podem tomar decisões mais estratégicas e bem fundamentadas. Isso reduz a incerteza e aumenta a eficácia das decisões empresariais.
A análise de GAP ajuda a alinhar todos os níveis da organização com os objetivos estratégicos. Ao identificar lacunas e desenvolver planos de ação, a empresa pode garantir que todos os colaboradores estejam cientes de suas responsabilidades e de como suas ações contribuem para os objetivos globais. Isso promove um maior engajamento e coesão dentro da organização.
Por fim, ao identificar lacunas permite que a empresa utilize seus recursos de maneira mais eficiente. Ao focar nas áreas que realmente precisam de melhorias, a organização pode evitar desperdícios e otimizar o uso de seus recursos financeiros, humanos e tecnológicos. Isso resulta em uma gestão mais eficaz e econômica dos recursos disponíveis.
A análise de gap é a solução ideal para quem está em busca de promover a melhoria contínua na empresa.
Dessa forma, o primeiro passo para implementar uma cultura de melhoria na sua empresa é contar com um sistema de planejamento estratégico com o objetivo de coletar, armazenar e analisar os resultados dos processos atuais e futuros da companhia.
O acompanhamento integrado da performance corporativa e seus respectivos indicadores é um dos grandes motivos de utilizar um sistema de gestão empresarial. Além do mais, ele permite realizar análises em um só local, agilizando a tomada de decisão e tornando-a mais precisa.
O STRATWS One é um software especialmente desenvolvido para que você crie, analise e compartilhe seus indicadores de desempenho, o que é de grande valia para quem deseja melhorar seus processos.
Veja outras vantagens dessa ferramenta que a fizeram ser escolhida por mais de mil empresas e utilizada por mais de 180 mil colaboradores:
Levando pessoas e empresas mais longe.
A Siteware
Aprenda
Sua parceira de tecnologia para te conectar com o que realmente importa.