Em meio a infinidade de coisas para fazer, a priorização de tarefas é essencial para manter uma equipe altamente produtiva e comprometida com os resultados da sua organização.
Além disso, priorizar demandas é uma forma eficiente de evitar retrabalhos e sobrecargas que causam estresse nos funcionários, além de desentendimentos entre os colaboradores.
No entanto, pesar dos benefícios, são poucos os profissionais capazes de definir e aplicar métodos eficazes de priorização de tarefas em seus departamentos, principalmente por desconhecer as técnicas que surtem um resultado melhor.
E se você quer saber qual é a melhor maneira de priorizar tarefas veio ao lugar certo. Neste artigo vamos explicar o que é a priorização de tarefas e quais as técnicas mais eficientes do mercado. Boa leitura!
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A priorização de tarefas consiste em levantar as atividades que serão realizadas durante o dia, separando as mais urgentes das menos urgentes, com o intuito de priorizá-las para evitar atrasos na entrega de produtos e serviços dentro de uma organização.
O que acaba sendo um complicador na maioria das vezes é fazer uso de parâmetros e metodologias para priorizar de maneira igual todas as tarefas.
Dessa forma, para garantir mais efetividade, os gestores usam técnicas, ferramentas, metodologias e sistemas que melhoram a visualização das atividades que precisam ser realizadas.
Essa organização evita que trabalhos menos urgentes sejam executados antes dos mais urgentes, por meio de um alinhamento de todos os membros da equipe.
Dessa forma, ao usar a priorização de tarefas, a gestão da rotina do colaborador fica mais organizada, evitando que ele pare um trabalho e faça outro, o que gera mais desgaste mental, estresse e um alto nível de insatisfação.
Existem diferentes ferramentas e metodologias para priorizar tarefas. Isso porque cada uma delas se adapta melhor ao porte da empresa ou mesmo ao volume de demandas para serem avaliadas. Nesse caso, o ideal é identificar qual das ferramentas será mais útil para a gestão da sua rotina.
A seguir, te apresento 5 das principais ferramentas de priorização de tarefas do mercado:
A Matriz de Eisenhower, também conhecida como Matriz Urgente/Importante, é uma ferramenta de gerenciamento de tempo e priorização de tarefas que ajuda a definir ações com base em sua urgência e importância. A matriz é atribuída ao Presidente Dwight D. Eisenhower, que é frequentemente citado por dizer: “Eu tenho dois tipos de problemas, o urgente e o importante. O urgente não é importante, e o importante raramente é urgente.“
A Matriz de Eisenhower tem como foco o aumento da produtividade e priorização de tarefas. Para isso são priorizadas as tarefas em 4 quadrantes, sendo:
A principal vantagem dessa matriz é que fica mais fácil saber o que precisa ser feito primeiro, e então direcionar a atenção e empenho para as atividades mais urgentes.
Com isso há uma diminuição no estresse e na sensação de ansiedade que é normalmente sentido quando um profissional tem muita coisa para resolver no dia a dia.
A Matriz BASICO é particularmente útil para tomar decisões informadas e justificáveis, especialmente em cenários onde há muitas opções possíveis e recursos limitados. Essa ferramenta de priorização de tarefas ajuda a garantir que os projetos ou tarefas escolhidos alinhem-se com os objetivos estratégicos da organização e maximizem o retorno sobre o investimento.
Dessa forma, a matriz BASICO faz referência às letras iniciais das palavras: Benefício, Abrangência, Satisfação, Investimento, Cliente externo e Operacionalização. No caso, esses 6 critérios são levados em consideração na hora de priorizar uma ação.
Nesse sentido, antes de determinar uma tarefa, ela precisa passar por esse funil para que seja determinada a sua urgência na priorização de tarefas. Por exemplo:
A Matriz RICE é uma ferramenta de priorização de tarefas usada principalmente por equipes de produto e marketing para avaliar e priorizar projetos ou recursos com base em quatro critérios: Reach, Impact, Confidence, e Effort.
Essa metodologia ajuda a tomar decisões mais objetivas sobre quais iniciativas devem ser priorizadas, garantindo que os recursos sejam alocados da maneira mais eficaz possível. Nesse método, a atividade passa pelos seguintes critérios de priorização de tarefas:
A Matriz GUT é uma ferramenta de priorização de tarefas utilizada para auxiliar na tomada de decisões, especialmente útil para identificar e ordenar a urgência de resolução de problemas, tarefas, ou projetos. O acrônimo GUT vem de Gravidade, Urgência e Tendência, que são os critérios utilizados para avaliar e priorizar cada item em questão.
A aplicação da matriz GUT ajuda a organizar as ações necessárias de acordo com a prioridade de execução, garantindo que recursos e esforços sejam focados nos problemas mais críticos primeiro.
O método foi desenvolvido por Charles H. Kepner e Benjamin B. Tregoe que são especialistas em resolução de problemas empresariais.
Assim sendo, a Matriz GUT atribui uma nota de 1 a 5 a cada conceito relacionado à atividade desempenhada.
Para usar esse método é preciso primeiramente listar os problemas que devem ser resolvidos e quais podem aguardar mais tempo.
Depois, é essencial atribuir uma pontuação para cada critério, colocando cada uma das tarefas como prioritárias de acordo com suas notas.
Entenda mais sobre a Matriz GUT:
Nessa matriz de priorização de tarefas são analisados dois critérios principais para o negócio: custo e benefício. Para isso é feito um gráfico, no qual a linha vertical representa o custo e a linha horizontal o benefício.
Para cada uma das linhas é atribuída uma nota de 1 a 4, sendo que 1 é muito baixo e 4 muito alto. Portanto, quanto mais baixo o custo e maior o benefício, mais rápido a atividade precisa ser feita.
Quanto mais alto for o custo e menor o benefício, mais tempo a atividade pode esperar. Essa é uma forma bem interessante de priorizar atividades.
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Conforme vimos, há várias matrizes de priorização de tarefas que podem ser usadas, sendo que cada uma delas possuem os seus próprios critérios de priorização.
Eles nada mais são que determinações para estabelecer o grau de urgência de uma atividade. Ou seja, é uma forma de avaliar se aquela tarefa precisa ser feita rapidamente ou se ela pode esperar.
São esses critérios que melhoram o planejamento diário do gestor e o dia a dia de cada colaborador, elencando as tarefas mais urgentes e as que podem esperar.
Priorizar tarefas é uma habilidade essencial para gerenciar efetivamente seu tempo e esforços, especialmente em ambientes de trabalho dinâmicos. Aqui estão algumas dicas práticas para te ajudar a priorizar suas tarefas de forma mais eficaz:
1. Identifique urgência e importância: utilize a matriz de Eisenhower para categorizar suas tarefas em quatro quadrantes baseados em urgência e importância:
2. Estabeleça objetivos claros: defina claramente seus objetivos de longo e curto prazo. Entender seus objetivos ajuda a determinar quais tarefas contribuem diretamente para alcançá-los, tornando mais fácil priorizar essas atividades.
3. Faça uma lista de tarefas: Escreva todas as suas tarefas. A visualização ajuda a organizar o pensamento e facilita a priorização. Use ferramentas como aplicativos de lista de tarefas ou agendas físicas para manter tudo registrado e fácil de acessar.
4. Avalie o impacto: Considere o impacto de cada tarefa nos seus objetivos. Tarefas que têm um impacto significativo na obtenção de seus objetivos ou na manutenção de relações importantes devem ser priorizadas.
5. Estime o tempo necessário: Estimar quanto tempo cada tarefa vai levar pode ajudar a priorizar. Se uma tarefa importante pode ser concluída rapidamente, faça-a mais cedo. Tarefas que requerem mais tempo podem precisar de planejamento mais detalhado.
6. Use a regra do 80/20: Aplique o princípio de Pareto, que sugere que 20% de suas atividades contribuem para 80% dos seus resultados. Foque nessas tarefas que oferecem o maior retorno sobre o investimento de tempo e esforço.
7. Revise regularmente: As prioridades podem mudar com novas informações ou mudanças nas circunstâncias. Reserve um tempo regularmente para revisar e ajustar sua lista de tarefas para refletir essas mudanças.
8. Defina prazos: Estabeleça prazos claros para cada tarefa. Ter uma data limite pode ser um grande motivador para completar a tarefa e ajudar a manter o foco.
9. Considere recursos disponíveis: Avalie os recursos que você tem disponíveis. Algumas tarefas podem depender de outras pessoas ou recursos específicos. Priorize tarefas para as quais você já tem tudo o que precisa para completar.
10. Delegue quando possível: Não tenha medo de delegar tarefas que outros podem fazer, especialmente se isso liberar seu tempo para focar em tarefas que apenas você pode ou deve fazer.
Independentemente de qual matriz você escolher, para ter sucesso na priorização das atividades cotidianas é preciso:
Quando falamos em priorização de tarefas, a primeira coisa a ser feita é listar as ações a serem priorizadas. Para isso analise o processo ou projeto como um todo e pense no impacto que aquela atividade terá.
Se houverem projetos e processos dentro das suas tarefas cotidianas, faça duas listas, ou seja, não coloque-as no mesmo lugar para não se confundir depois.
Depois de listar as prioridades você terá que levar em consideração os critérios escolhidos pela ferramenta em questão, como a gravidade e urgência de cada uma delas. Nessa etapa você pode escolher a matriz que achar mais conveniente.
Esse é o momento de separar o joio do trigo. Ou seja, encontrar quais são as atividades que realmente precisam ser executadas rapidamente.
Ao enumerar os critérios de seleção pode ocorrer de não ter somente uma atividade urgente, mas várias. E aí vem a pergunta: qual priorizar?
Esse tipo de pergunta é bastante comum quando o assunto é priorização de tarefas e para facilitar, são atribuídas notas dentro de cada um dos critérios. Por exemplo, dentro do critério urgente, quais realmente são as demandas mais urgentes e as um pouco menos urgentes. Após criar as notas fica mais fácil gerenciar a rotina.
Depois de pontuar cada critério você precisa pensar em um método para visualizar mais facilmente as atividades. Geralmente um software ajuda bastante nessa fase.
No entanto, você também pode criar uma tabela, onde as linhas contém as demandas e as colunas os critérios de pontuação.
Dependendo da matriz que você escolher poderá haver pesos para as notas. Ou seja, você pode multiplicar, somar ou até dividir para encontrar quais são as demandas mais urgentes.
Portanto, a forma que você associa as pontuações varia de matriz para matriz, e por isso é fundamental escolher aquela que você tenha mais facilidade de manuseio.
Uma vez associadas às pontuações é só criar o ranking de demandas. Nesse caso você vai das mais prioritárias até as menos, e faz o planejamento do time para realização das atividades.
Vale dizer que algumas matrizes não trabalham com ranking, mas sim com sugestões de ações que podem ser feitas de acordo com cada quadrante do gráfico.
De todo modo, é importante que você consiga criar esse ranking, pois ficará mais fácil de encontrar as tarefas mais prioritárias e as que podem esperar mais tempo.
A priorização de tarefas ajuda a definir o que precisa ser feito no decorrer do dia ou até mesmo dentro de um projeto, evitando que trabalhos menos importantes sejam feitos antes dos trabalhos mais urgentes.
Além do mais, ao saber com clareza o que precisa ser feito, e qual a ordem da execução, os colaboradores aumentam a sua concentração nas atividades pois não dispersam parando o que estão fazendo para realizar outra função.
Com isso a equipe produz mais em menos tempo. A consequência é que há uma melhoria na experiência do cliente que recebe sempre primeiro o que é mais importante.
Priorizar tarefas traz vários benefícios para a empresa, mas dentre os principais podemos destacar:
Quando se tem um método muito claro sobre priorização de tarefas, fica mais fácil planejar o dia. Por exemplo, o colaborador sabe por onde ele precisa começar e terminar.
O resultado é que isso melhora o planejamento de tempo, pois, no decorrer dos dias, ela desenvolve métodos próprios para realizar suas atividades mais rapidamente de forma ainda mais eficiente.
Outro benefício é a facilidade em alcançar objetivos. Até porque, todos os membros do time trabalham mais concentrados, sem parar um serviço pela metade para começar outro.
Fora que a priorização também permite a criação de objetivos menores, mensurando quais colaboradores estão sendo mais ou menos produtivos.
Outro ponto favorável da priorização de tarefas é que os colaboradores trabalham mais focados. Isso acontece porque eles não param uma atividade para começar outra com frequência.
Geralmente a troca de atividades tira a nossa concentração. Quando mergulhamos em uma tarefa e trabalhamos nela por mais tempo, o foco é muito maior. Portanto, esse é um dos principais benefícios.
Outra vantagem é o aumento da produtividade. Até porque, com todo o time trabalhando mais focado e parando menos para trocar de atividades, o dia renderá muito mais.
Com isso, você verá que o seu time vai entregar muito mais resultados em menos tempo, colaborando para que a empresa tenha mais lucratividade.
Conforme vimos neste post, a priorização de tarefas é essencial para aumentar a produtividade do seu time sem sobrecarregar ninguém.
Para isso, você pode escolher qualquer uma das matrizes disponíveis. No entanto, sem um bom sistema de comunicação interna, fica muito mais difícil de trabalhar a priorização de tarefas no dia a dia.
Afinal, um bom software ajuda não só a organizar as demandas, como também comunicar de forma clara e objetiva quem será o responsável por executá-la. E um dos melhores sistemas do mercado nesse sentido é o STRATWs One.
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