O que é BPO e como ele ajuda a focar nos objetivos estratégicos do negócio

Muitas empresas crescem sabendo que elas são boas naquilo que o produto delas promete resolver. Todavia, de acordo com o passar do tempo e a necessidade de criar processos, é bastante comum áreas como o financeiro, precisem de um serviço terceirizado para ajudar na organização. Esse trabalho é chamado de Business Process Outsourcing, o BPO.

O BPO é uma prática estratégica onde empresas transferem suas atividades secundárias ou não-essenciais para prestadores de serviços especializados. Isso permite que as organizações concentrem seus esforços e recursos nas áreas principais que impulsionam seu crescimento e sucesso.

Está procurando saber mais sobre? Continue a leitura que eu te explico.

O que é BPO?

O Business Process Outsourcing (BPO), ou Terceirização de Processos de Negócios, é uma estratégia onde uma empresa contrata outra empresa especializada para executar determinadas funções ou processos que não são essenciais para o core business (negócio principal) da organização.

Essas funções podem incluir desde tarefas administrativas e operacionais até serviços de tecnologia da informação, atendimento ao cliente, recursos humanos, entre outros.

A ideia central do BPO é que a empresa possa focar suas energias e recursos nas atividades que realmente agregam valor ao seu negócio, enquanto as tarefas secundárias são geridas por especialistas que possuem a expertise e os recursos para executá-las de forma eficiente e econômica.

Por exemplo, uma empresa de manufatura pode terceirizar seu departamento de TI ou de folha de pagamento para uma empresa de BPO, permitindo que seus gestores e colaboradores concentrem esforços no desenvolvimento e produção de seus produtos principais.

Exemplos de processos terceirizados

1. Atendimento ao cliente: call centers e suporte técnico são frequentemente terceirizados para melhorar a eficiência e reduzir custos, garantindo que os clientes recebam atendimento rápido e profissional.
2. Recursos humanos: processos como recrutamento, treinamento e gestão de benefícios podem ser geridos por empresas especializadas em RH.
3. Financeiro e contábil: processamento de folha de pagamento, contabilidade e gestão financeira são exemplos de processos que podem ser terceirizados para garantir precisão e conformidade com as regulamentações.
4. Tecnologia da Informação (TI): Serviços de suporte técnico, desenvolvimento de software, e manutenção de sistemas são frequentemente terceirizados para empresas de BPO que possuem as habilidades e infraestrutura necessárias.

Benefícios do BPO

Ainda não entendeu como o BPO pode te ajudar? Confira

1- Redução de custos

A terceirização de processos pode resultar em uma redução significativa de custos operacionais, pois as empresas de BPO conseguem oferecer serviços a preços mais competitivos devido à sua especialização e economia de escala.

Além disso, ao terceirizar, as empresas evitam despesas com a aquisição e manutenção de tecnologia e infraestrutura necessárias para executar determinadas funções.

Isso também inclui a redução de custos com treinamento e contratação de pessoal, já que a empresa terceirizada assume essas responsabilidades.

Veja mais dicas de redução de custos, acompanhando este vídeo de nosso Canal no YouTube:

2- Foco no core business

Com o BPO, as empresas podem concentrar seus esforços e recursos nas atividades principais que impulsionam o crescimento e a inovação, como desenvolvimento de produtos, estratégias de mercado e melhoria de processos.

Isso permite uma maior agilidade na resposta às mudanças do mercado e na adaptação a novas oportunidades. Ao delegar tarefas secundárias a especialistas, a empresa libera tempo e recursos para se dedicar às áreas que realmente agregam valor ao negócio.

3- Acesso a expertise e tecnologia avançada

Empresas de BPO possuem equipes especializadas com profundo conhecimento e experiência em suas áreas de atuação, oferecendo serviços de alta qualidade que muitas vezes superam as capacidades internas da empresa contratante.

Além disso, essas empresas utilizam tecnologias de ponta, permitindo que a empresa contratante se beneficie dessas inovações sem a necessidade de grandes investimentos em tecnologia.

Isso garante que os processos sejam executados com eficiência e conforme as melhores práticas do mercado.

4- Escalabilidade e flexibilidade

A terceirização permite que as empresas ajustem rapidamente a escala de suas operações conforme necessário, seja para lidar com picos de demanda ou para reduzir operações durante períodos mais calmos.

Essa flexibilidade é crucial em um ambiente de negócios dinâmico, permitindo que as empresas se adaptem rapidamente a novas condições e demandas. A capacidade de ajustar a escala dos serviços terceirizados também ajuda a empresa a manter a eficiência operacional sem incorrer em custos adicionais significativos.

5- Melhoria da qualidade e eficiência

Empresas de BPO são altamente focadas em eficiência e produtividade, frequentemente utilizando metodologias e processos otimizados para garantir um serviço eficiente.

A terceirização inclui monitoramento rigoroso de desempenho e implementações contínuas de melhorias, resultando em uma melhor qualidade dos processos terceirizados. Isso se traduz em uma execução mais eficaz das tarefas, com menos erros e maior satisfação dos clientes.

6- Gestão de riscos e conformidade

A terceirização pode ajudar a mitigar riscos operacionais e financeiros, uma vez que a responsabilidade pela execução dos processos é compartilhada com o provedor de BPO.

Empresas de BPO geralmente possuem uma compreensão aprofundada das regulamentações e normas de conformidade, ajudando a garantir que os processos terceirizados estejam em conformidade com as exigências legais e regulatórias.

Isso reduz o risco de penalidades e outras consequências legais para a empresa contratante.

O que fazer antes de adotar o BPO?

Agora que você já sabe o que é BPO, precisa saber também quais passos seguir antes de adotar esse modelo.

Listamos os 5 principais:

1. Tenha uma política empresarial bem definida, assim como uma gestão de processos. Ao ter tudo mapeado, você conseguirá identificar com clareza os processos que precisam de terceirização.
2. Procure uma forma para manter a comunicação constante entre empresa e equipe terceirizada. Este alinhamento fará com que a visão de empresa especialista em diversas vertentes continue existindo. Você também passa a ter o controle e domínio sobre todas as estratégias interligadas.
3. Na hora de buscar um BPO, avalie custos, mas não se esqueça que a confiança é fator primordial. As empresas terceirizadas passam a ter grandes responsabilidades e possuem inclusive acesso a dados importantes.
4. Pesquise bem as empresas que podem trazer o resultado mais eficiente para o que você precisa.
5. O parceiro ideal influenciará diretamente nos resultados, e por isso precisa ter softwares diferenciados para garantir serviços personalizados.

Entendeu o que é Business Process Outsourcing e como ele afeta nos resultados da sua empresa? Que tal adotar essa estratégia em sua empresa?

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