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Você já sentiu que a sua organização parecia caminhar para direção nenhuma? Mesmo fazendo coisas incríveis, ela não avança? Bem, esse é apenas um dos sentimentos quando as metas não são de fato desdobradas. Ou seja, os objetivos estratégicos não foram repassados e apenas a alta liderança detêm o conhecimento para onde a empresa quer caminhar. Por isso, precisamos falar sobre o Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD).
O GPD é a abordagem ideal para alinhar a visão estratégica da empresa com as tarefas e rotina dos colaboradores.
Quando o desdobramento não acontece, os colaboradores não têm suas metas alinhadas com a expectativa da organização, implicando em uma série de problemáticas, como resultados pouco eficazes e colaboradores sem engajamento, já que eles não entendem como podem ajudar a empresa e mesmo fazendo muita coisa, não estão sendo reconhecidos.
Mas não se preocupe! Existe um jeito de fazer tudo isso acontecer!
Neste post, você vai entender o que é Gerenciamento pelas Diretrizes nas empresas e, além disso, suas etapas e como fazer um GPD completo e eficiente.
Antes, confira o Guia Prático de GPD 100% gratuito que a Siteware preparou para você:
O Gerenciamento pelas Diretrizes (GPD) é uma abordagem de gestão estratégica focada em alinhar os objetivos de uma organização com as atividades diárias dos colaboradores. A ideia é simples: a alta diretoria define quais serão os objetivos da empresa para um determinado período e a partir daí, todos os líderes e analistas definem as suas metas por área e individuais de modo que elas apoiem os objetivos definidos pela alta gestão.
A lógica é a mesma da canoagem: se cada um remar para um lado, o barco não sai do lugar. No entanto, se todos rumam no mesmo ritmo e no mesmo sentido, a canoa anda e muito mais rápida.
Ou seja, as diretrizes organizacionais são desdobradas em metas estratégicas e funcionam como os pontos de partida. Dentre os seus objetivos, o Gerenciamento pelas Diretrizes trata de uma metodologia que consiga desenvolver o planejamento de maneira prática.
Desenvolvido por Yoji Akao, esse método deve ser executado passo a passo, sendo também sensível e adaptável às possíveis mudanças durante esse processo.
Além disso, o Gerenciamento pelas Diretrizes é constituído por dois sistemas que são conduzidos simultaneamente: Gerenciamento Interfuncional e Gerenciamento Funcional, que falaremos posteriormente. Assim, para entender o que é GPD é preciso ter em mente que ele é um dos fundamentos da gestão da qualidade total.
Diretrizes são orientações amplas que fornecem um caminho ou direção a ser seguida pela organização. Elas são derivadas dos objetivos estratégicos e servem como um guia geral para todas as áreas e departamentos da empresa. As diretrizes são geralmente mais amplas e abrangentes, estabelecendo um quadro de referência dentro do qual as metas e ações específicas serão definidas.
Por outro lado, as metas são objetivos específicos e mensuráveis que derivam das diretrizes. Elas são mais concretas e detalhadas, descrevendo exatamente o que precisa ser alcançado, por quem, em quanto tempo, e como será medido. As metas são a tradução prática das diretrizes em ações concretas e mensuráveis
Exemplo: “Aumentar as vendas internacionais em 20% no próximo ano.”
Imagine uma empresa que deseja melhorar sua sustentabilidade ambiental (diretriz). Para tornar essa diretriz acionável, ela pode definir várias metas específicas, como:
Primeiramente, a alta liderança define os objetivos estratégicos da empresa. Esses objetivos representam as metas de longo prazo e são elaborados após uma análise minuciosa do cenário interno e externo da organização, levando em conta oportunidades, ameaças, forças e fraquezas que a empresa tem em relação ao segmento em que ela está atuando.
Uma vez estabelecidos os objetivos estratégicos, eles são convertidos em diretrizes corporativas. Essas diretrizes servem como um guia para todas as áreas e departamentos da empresa. É crucial que essas diretrizes sejam comunicadas de forma eficaz a todos os níveis da organização, garantindo que cada membro da equipe compreenda seu papel na realização dos objetivos.
Com as diretrizes corporativas em mãos, cada departamento ou área da empresa analisa como pode contribuir para alcançar os objetivos estratégicos. Assim, são definidas metas departamentais que estão alinhadas com as diretrizes gerais. Esse processo é conhecido como alinhamento vertical, onde cada nível da organização define metas específicas que suportam as metas do nível superior.
Após definir as metas departamentais, os líderes de cada departamento desdobram essas metas em metas operacionais específicas para suas equipes e indivíduos. Cada meta operacional deve contribuir diretamente para as metas do departamento, criando uma cascata de objetivos onde cada nível da organização apoia o próximo.
O GPD foi introduzido no Brasil por meio de influências de métodos de gestão japoneses, como o Hoshin Kanri, principalmente durante a década de 1980, quando empresas brasileiras começaram a adotar práticas de qualidade e eficiência japonesas, como o modelo Toyota de produção.
Nesse cenário, Vicente Falconi, engenheiro e professor brasileiro, ficou famoso (principalmente no Brasil) e reconhecido por adaptar e disseminar os conceitos do Hoshin Kanri no Brasil sob o nome de Gerenciamento pelas Diretrizes ou GPD. Falconi estudou profundamente os métodos de gestão japoneses e trouxe esses conhecimentos para o Brasil, onde aplicou e aperfeiçoou essas técnicas em diversas empresas de grande porte.
Ainda na década de 80, Falconi fundou a Falconi Consultores de Resultado (originalmente INDG – Instituto de Desenvolvimento Gerencial), uma consultoria especializada em gestão empresarial. Por meio de sua consultoria, Falconi ajudou inúmeras empresas brasileiras a implementar o GPD, focando na tradução dos objetivos estratégicos em metas operacionais específicas e mensuráveis.
A Petrobras foi uma das primeiras grandes empresas brasileiras a adotar o GPD, com a ajuda de Vicente Falconi. Por meio da implementação desse método, a Petrobras conseguiu alinhar suas operações complexas e projetos de grande escala com seus objetivos estratégicos, resultando em maior eficiência e redução de custos. O sucesso dessa implementação inspirou outras empresas a seguir o exemplo.
Outra empresa de destaque que adotou o GPD foi a Embraer. A fabricante de aeronaves utilizou o método para melhorar a coordenação entre diferentes departamentos e assegurar que todos os projetos de desenvolvimento estivessem alinhados com suas metas estratégicas de inovação e mercado.
Na prática, as principais vantagens do gerenciamento pelas diretrizes são os bons resultados. Como cada processo é feito de maneira clara, é possível entender muito bem o que favorece a corporação.
Outros dois benefícios marcantes do Gerenciamento Pelas Diretrizes nas empresas são a estabilidade e a eficiência. A estabilidade é conquistada pela forma bem estruturada e sistemática de atuação que evita a repetição de erros.
Quanto à eficiência, ela acaba ocorrendo naturalmente, uma vez que desperdícios de recursos, sejam quais forem, são evitados, já que o processo busca sempre a melhoria contínua e consegue ser muito objetivo, não dando margem para retrabalhos.
Em sua composição é possível encontrar três pilares que são a razão do grande sucesso do método. E é impossível entender o que é GPD sem conhecê-los.
Buscando tornar mais prática a aplicação desse método nos três níveis de gestão, o GPD apresenta dois sistemas de gerenciamento:
Para que funcione de maneira verdadeira e proporcione os resultados esperados, o Gerenciamento pelas Diretrizes entende que é necessário alinhar todos os níveis de gestão da empresa: estratégico (alta gestão da companhia), tático (gestão intermediária, departamentos e áreas) e operacional (supervisão e coordenações ligadas à produção).
Somente com essa comunicação fluindo na mesma direção será possível realmente ter êxito. Sendo assim, o método trata de desdobrar atividades que passam por todos esses âmbitos.
Entenda melhor sobre as principais etapas do GPD numa organização:
Não se esqueça de definir quais indicadores de desempenho devem ser monitorados para entender se é preciso fazer ajustes em alguma das etapas durante a execução do plano.
Seguindo a estrutura de funcionamento do Gerenciamento Pelas Diretrizes, é preciso identificar a separação que é feita de todo o planejamento estratégico.
São três tipos de planos complementares que ditarão o ritmo de trabalho da empresa no futuro imediato e também nos anos que se seguirão.
Sendo uma ferramenta estratégica de negócios, o GPD é uma metodologia flexível para qualquer tipo de empresa ou mercado. Isso porque esse sistema japonês utiliza a capacidade individual, estimulando a criatividade para que se possam buscar resultados concretos de maneira organizada e também estratégica.
Basicamente, ele vai desdobrando metas e planos de ação para cada nível da empresa com conferência rotineira de fatos e resultados.
Com base nesse funcionamento cíclico e orientado pelos objetivos e planejamento bem estruturado, é possível trilhar um caminho que seja claro para todos os envolvidos. Além disso, é possível colher os benefícios da melhoria contínua, que são intrínsecos ao PDCA.
Para fazer um GPD é necessário definir:
É importante ressaltar que o GPD precisa ser muito bem-estruturado para ser aplicado em uma empresa.
Isso porque como as metas acabam sendo expostas para as mais diversas áreas e há uma grande transparência do processo, alguns profissionais podem se sentir muito pressionados a conseguir sempre oferecer grandes resultados.
Esse tipo de pressão pode acabar inibindo a criatividade desses indivíduos e até reduzindo sua produtividade, o que é algo prejudicial para a empresa e também estressante para o colaborador, uma vez que sua autoconfiança pode ficar abalada.
Dessa forma, para aplicar o Gerenciamento pelas Diretrizes e melhorar seu desempenho organizacional você pode seguir os seguintes passos.
No seu Gerenciamento pelas Diretrizes, primeiramente defina um responsável pelo projeto e desenvolvimento dos processos na empresa. Essa pessoa será a principal responsável por desenvolver o Padrão Gerencial.
Posteriormente, defina a meta anual da empresa a partir da análise SWOT. Ela é comumente chamada de meta de sobrevivência e deve focar em um aspecto amplo, mas objetivo, de crescimento.
Existem diferentes formas de fazer esse desdobramento de metas, utilizando de metodologias como OKR ou NCT. Nesse caso, será preciso definir uma grande meta, como:
“Desenvolver e implementar uma estratégia de expansão em novos mercados internacionais.“
Começando pelo CEO, todos os líderes vão desdobrando a meta de sobrevivência em metas menores, sempre respeitando a ordem hierárquica e que estão relacionadas às áreas de atuação.
A lógica é que todos os setores possam definir quais metas eles irão acompanhar para fazer sentido os objetivos definidos pela alta liderança e assim, todos possam direcionar seus esforços para o mesmo sentido.
Seguindo a meta definida na etapa anterior, alguns exemplos de metas que podem ser desdobradas são:
“Aumentar as vendas em mercados existentes em 10% e estabelecer presença comercial em 3 novos países.“
“Lançar 2 novos produtos adaptados às necessidades dos novos mercados.“
Cria-se então ações (a curto, médio e longo prazo) para todos os colaboradores da empresa ajudarem o atingimento das metas. Não precisa ser necessariamente um grande volume de ações, mas deve fazer sentido para os esforços colocados.
Essas ações precisam de acompanhamento das lideranças e dos responsáveis. Algumas metodologias podem ajudar neste momento. O 5W2H, por exemplo, é uma ótima ferramenta para estruturar planos de ação.
Por outro lado, outras ferramentas, como a Matriz RACI, pode te ajudar na definição e acompanhamento das tarefas pelos responsáveis estipuladas no plano de ação.
A lógica é que as ações definidas nesta etapa orientem que as metas desdobradas sejam alcançadas.
De tempos em tempos, ao fim dos ciclos estipulados no planejamento do GPD, os líderes devem se reunir para diagnosticar os resultados de todas as áreas a fim de realizar avaliações de desempenho, acompanhar o atingimento das metas e identificar dificuldades enfrentadas pelas lideranças.
Isso vai ajudar a identificar quais áreas tiveram mais dificuldade para tocar as metas durante o processo e identificar causas raiz para o problema e claro, criar planos de ação para solucioná-los e garantir que no próximo ciclo, as coisas sejam melhores.
O gerenciamento pelas diretrizes é uma abordagem estratégica que envolve definir objetivos claros e direcionar a organização para alcançá-los. Diversas ferramentas podem ser utilizadas para facilitar esse processo, ajudando na definição, comunicação, monitoramento e avaliação das diretrizes.
Conheça algumas delas:
O BSC é uma ferramenta de gestão estratégica que equilibra objetivos financeiros e não financeiros. Ele ajuda a traduzir a visão e estratégia da organização em um conjunto coerente de indicadores de desempenho.
Ele é utilizado no GPD para alinhar atividades empresariais às visões e estratégias da organização, melhorar a comunicação interna e externa, e monitorar o desempenho organizacional contra metas estratégicas.
Mapas estratégicos são diagramas visuais que representam a relação entre os objetivos estratégicos em diferentes perspectivas do Balanced Scorecard.
Além disso, eles facilitam a comunicação da estratégia em toda a organização e mostram como as ações individuais e departamentais estão alinhadas com os objetivos gerais.
Ferramentas como STRATWs e Asana oferecem funcionalidades, de diferentes formas, para planejamento, programação, alocação de recursos, comunicação e colaboração.
Esses softwares ajudam a gerenciar projetos e iniciativas estratégicas, monitorar prazos e progressos, e facilitar a colaboração entre equipes.
A análise SWOT (Strengths, Weaknesses, Opportunities, Threats) é uma ferramenta estratégica usada para identificar e analisar os pontos fortes, pontos fracos, oportunidades e ameaças de uma organização.
Utilizada no planejamento estratégico para entender o ambiente interno e externo e informar a tomada de decisão.
A melhor forma de colher dados para montar um planejamento estratégico adequado e monitorar regularmente o andamento dos processos, é necessário contar com um software de gestão de projetos que oferece visualização completa da evolução do cronograma.
É possível utilizar esse sistema de gestão empresarial para monitorar a performance da equipe e tomar decisões de forma mais ágil e precisa, ajustando o que for preciso para alcançar a meta.
É uma solução prática e aplicável a todo tipo de negócio que, se conduzida com disciplina e atenção, pode mudar positivamente a cultura organizacional e garantir melhores chances de sucesso para toda a empresa.
Se você está interessado em padronizar o GPD e realizar um maior acompanhamento de metas dentro da sua empresa, conheça o sistema de gestão STRATWs One. Ele é um software de gestão de desempenho corporativa robusto e fácil de usar, que permite:
Assim, pode ser de grande ajuda para colocar em prática o que aprendeu sobre o que é GPD e como implementá-lo na sua empresa!
Levando pessoas e empresas mais longe.
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