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Atualmente, muitas organizações se veem presas em um ciclo interminável de “apagar incêndios“, lidando com as consequências imediatas de problemas, mas sem abordar suas verdadeiras origens. Nesse cenário, a análise de causa raiz oferece uma cura definitiva para os desafios corporativos.
Isso porque a análise de causa raiz é uma abordagem sistemática para identificar as causas fundamentais dos problemas, em vez de apenas tratar os sintomas superficiais. Afinal, ao chegar na raiz do problema, a análise permite que as empresas atuem na solução direta do problema.
No entanto, existem diferentes métodos e ferramentas para fazer essa análise.
Quer saber quais ferramentas podem te ajudar a identificar e realizar a análise de causa raiz dos problemas da sua rotina e da sua empresa? Então continue a leitura deste conteúdo e confira!
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A análise de causa raiz (ACR) é um método utilizado para identificar as causas fundamentais de problemas ou falhas em um processo ou sistema, em vez de apenas tratar seus sintomas. O objetivo é compreender as origens subjacentes dos problemas para que se possa implementar soluções duradouras e prevenir recorrências.
Dessa forma, quando um problema ocorre, muitas vezes é fácil tratar apenas os sintomas imediatos. No entanto, sem compreender e abordar as causas subjacentes, o problema pode voltar a ocorrer. A análise de causa raiz busca ir além dos sintomas evidentes e descobrir os fatores que realmente causaram o problema.
O processo geralmente envolve a coleta de dados, a análise desses dados para identificar padrões ou falhas, a identificação das causas subjacentes e, finalmente, a implementação e monitoramento de soluções corretivas.
Ao abordar a análise de causa raiz dos problemas, as organizações podem implementar soluções mais eficazes, melhorar processos, aumentar a satisfação do cliente e evitar custos associados à recorrência de falhas.
Imagine que você acorda de manhã e sente que está com febre. Isso é um efeito, certo? A febre, nesse caso, é um sinal visível de que algo está errado no seu corpo. No entanto, a febre por si só não é o problema verdadeiro. Ou seja, você até pode tomar um remédio para abaixar a temperatura, no entanto, se não tratar a causa do problema, ele pode acontecer de novo, e até pior.
Agora, pense na causa raiz como o verdadeiro problema que está provocando a febre. Pode ser uma infecção ou um vírus. Para tratar a febre de maneira eficaz, você precisa identificar e tratar essa causa raiz.
Levando essa ideia para as empresas, imagine que uma loja online começa a receber muitas reclamações de clientes dizendo que os produtos entregues estão danificados. Essas reclamações são os efeitos de um problema. Para resolver isso, a empresa até poderia oferecer reembolso, mas não eliminaria a raiz do problema.
Para encontrar a causa raiz, a empresa precisa investigar mais a fundo.
Nesse cenário hipotético, o problema está no transporte, onde os produtos estão sendo manuseados de forma inadequada. Ao identificar a causa raiz a empresa pode implementar mudanças específicas que evitarão que os produtos cheguem danificados no futuro e evitando prejuízos em escala.
Quando falamos em análise de causa raiz, é bastante comum que as pessoas estejam acostumadas a tratar o sintoma e não a causa propriamente dita. Por isso, desenvolvi dois exemplos semelhantes, de uma empresa em que uma lidou com a raiz do problema, enquanto outra lidou com o sintoma em si:
Imagine uma fábrica que esteja enfrentando um problema recorrente de baixa produtividade em uma de suas linhas de produção. Após uma análise detalhada, a equipe de gestão descobre que a principal causa raiz desse problema é a falta de manutenção preventiva das máquinas, que acabavam parando mais do que deveriam.
Isso resultou em paradas frequentes de produção devido a quebras inesperadas das máquinas. Como solução, a empresa implementa um programa de manutenção preventiva rigoroso aos fins de semana, garantindo que as máquinas sejam regularmente inspecionadas e mantidas.
Como resultado, a produtividade da linha de produção aumenta significativamente e as paradas não programadas durante o horário de trabalho são reduzidas drasticamente.
Em uma outra empresa, também enfrentando problemas de produtividade em uma linha de produção, a gerência decide simplesmente aumentar o número de funcionários na linha para compensar a baixa produtividade.
Embora isso possa temporariamente melhorar os números de produção, não resolve o problema subjacente. Com o tempo, os custos trabalhistas aumentam e a eficiência geral da operação continua comprometida devido à causa raiz não resolvida, que pode ser, por exemplo, um processo inadequado de manufatura ou falta de treinamento adequado para os funcionários.
A análise de causa raiz é uma técnica utilizada para identificar a origem fundamental dos problemas ou falhas, com o objetivo de resolver não apenas os sintomas, mas também as causas subjacentes.
Se um problema específico continua ocorrendo, apesar das tentativas de correção, é um sinal claro de que as soluções anteriores abordaram apenas os sintomas superficiais, e não as causas fundamentais.
Além disso, qualquer evento que resulte em perda significativa, seja em termos de segurança, qualidade, tempo ou custo, deve ser analisado profundamente para evitar sua repetição. Isso pode incluir acidentes de trabalho, falhas de equipamentos críticos, ou grandes erros de produção.
Dessa forma, ao revisar e otimizar processos existentes, a análise de causa raiz pode ser utilizada para identificar gargalos, ineficiências ou riscos não evidentes à primeira vista.
As ferramentas de análise de causa raiz funcionam de forma diferente uma das outras. Mas, de modo geral, elas seguem um fluxo que parte da determinação do problema, da verificação dos motivos, da busca por soluções, do planejamento estratégico e tático e chega ao acompanhamento dos resultados.
Veja quais são as 7 melhores ferramentas e sistemas de planejamento estratégico →
Para visualizar melhor, veja a ordem do processo de análise de causa raiz, em um âmbito geral:
No âmbito da alta gestão, as análises de causas e efeitos são geralmente aplicadas aos desvios das metas, para identificação dos fatores principais que levaram ao insucesso daquele período.
Ao tratar as causas do desvio, os gestores tentam manter a meta próxima do valor a ser atingido e, portanto, alinhada com as expectativas da companhia. Assim, a metodologia pode ajudar na otimização dos processos e melhores resultados.
Existem diversas ferramentas de análise de causa raiz do problema, cada uma com suas particularidades. Reunimos as quatro principais, consideradas as mais usadas no mercado por empresas de vários portes e segmentos: Diagrama de Pareto, Diagrama de Ishikawa (espinha de peixe), Método dos 5 Porquês e Folha de verificação.
Cabe à equipe definir quais são as melhores delas para serem aplicadas dentro de suas respectivas realidades.
Ao final da aplicação de qualquer uma dessas ferramentas, é importante analisar se ela resolveu o problema. Assim, é possível replicar o processo em diferentes situações.
Confira:
O Diagrama de Pareto é um exemplo prático de uma ferramenta de análise de causa raiz que permite identificar e selecionar itens que são os responsáveis por causar um grande efeito na melhoria dos processos, seguindo a relação: 80% dos resultados são causados por 20% dos fatores.
Esse é o conceito da análise de Pareto: 80/20.
Sob a ótica da identificação de problemas, pode-se afirmar que 80% dos problemas podem ser resolvidos com o tratamento de 20% das causas.
Sendo assim, para a criação de um Diagrama de Pareto, deve-se:
Você pode saber mais sobre essa metodologia causa raiz, lendo os seguintes posts de nosso blog:
Se quiser executar essa metodologia para análise de causa raiz e tomada de decisão, baixe nossa ferramenta:
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe, é uma ferramenta gráfica bastante utilizada para a análise de problemas.
Devido a sua forma hierárquica, ela permite agrupar e visualizar várias causas que são consideradas como a origem de um problema. Ou ainda identificar uma oportunidade de melhoria, além de seus efeitos sobre o desafio ou o resultado.
Na sua estrutura de análise de causa raiz e efeito para identificar a causa raiz do problema, a construção do Diagrama de Ishikawa segue as seguintes etapas:
Veja uma análise de causa raiz com esse exemplo de como fazer diagrama de Ishikawa:
Outro detalhe importante para aprender a como fazer a análise usando o diagrama de Ishikawa, é empregar as 6 categorias definidas por Ishikawa, conhecidas como 6M:
Lembre-se: essas são apenas algumas das possibilidades de categorias a serem analisadas com ajuda do gráfico de Ishikawa.
Ao usar a metodologia de investigação espinha de peixe na busca de qualidade nos processos, você deve definir seus próprios conceitos, baseados nas especificidades do seu negócio.
Nessa ferramenta de análise de causa raiz, o problema é uma forma de identificar processos não otimizados e estabelecer uma rotina de melhoria contínua na empresa.
A ferramenta da qualidade 5 porquês é a mais simples das apresentadas, mas não menos eficiente. Ela parte do princípio do aprofundamento em torno de uma questão, tentando extrair a causa raiz do problema mais profunda.
É muito usada quando se deseja melhorar a qualidade das entregas de um negócio e proceder a melhoria contínua dos processos.
Foi criada nos anos 50 por Taiichi Ohno, que trabalhava na Toyota e percebeu a necessidade de melhorar a qualidade dos produtos da empresa para atender às necessidades dos clientes.
A execução deste método de análise de causa raiz é feita questionando-se o por quê determinado problema acontece, de maneira consecutiva, por cinco vezes.
Depois de 5 perguntas, em média, Ohno acreditava chegar à verdadeira análise de causa raiz do desafio, podendo tomar providências para eliminá-la e criar um processo que garantisse a excelência das entregas.
A aplicação da ferramenta de qualidade 5 porquês é análise indicada especialmente para problemas de poucas variáveis. Quando eles se tornam mais complexos, as avaliações de outros fatores se tornam necessárias. Logo, esse método deixa de ser suficiente.
A folha de verificação é outra ferramenta de análise de causa raiz bastante popular no mundo empresarial. Basicamente, é um formulário onde é padronizada a coleta de dados de uma empresa, facilitando análises mais profundas.
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Essa ferramenta pode ser utilizada em diferentes cenários, como:
Veja um exemplo de folha de verificação:
O Fato, Causa e Ação (FCA) é uma metodologia sistemática de análise de causa raiz utilizada para rastrear as causas subjacentes de falhas ou problemas, especialmente em contextos onde a precisão e a confiabilidade são cruciais, como em indústrias e engenharia.
O processo começa com a identificação clara e detalhada do problema em questão.
Após a identificação do problema, a coleta de dados entra em cena. Esta etapa é fundamental porque a qualidade e a profundidade da análise dependem fortemente da precisão e da abrangência dos dados coletados. Os dados podem incluir registros de operações, manutenção, leituras de sensores, relatórios de incidentes e qualquer outra informação que possa lançar luz sobre o problema.
Com os dados em mãos, segue-se uma análise preliminar.
Esta fase envolve examinar as informações coletadas para identificar padrões, anomalias ou condições específicas que possam estar ligadas à falha. A partir dessa análise, uma lista de causas potenciais é gerada. Estas são, essencialmente, hipóteses sobre o que pode ter causado o problema.
Cada causa potencial é então submetida a um teste rigoroso para verificar sua validade. Isso pode envolver uma variedade de métodos, desde experimentos controlados e simulações até análises de dados mais profundas ou revisões de literatura técnica. O objetivo é confirmar se cada causa potencial pode realisticamente levar ao problema observado.
A implementação de ferramentas de análise de causa raiz oferece vantagens valiosas a qualquer empresa. Algumas delas são o melhor alinhamento dos objetivos corporativos entre os colaboradores, melhor foco no motivo do problema, agilidade na resolução de desafios e padronização para avaliar causas e efeitos.
Entenda melhor sobre os grandes benefícios que essa prática oferece aos negócios:
Para priorizar os problemas que serão resolvidos após a identificação e análise de causa raiz, pode-se usar outras ferramentas, como a matriz de priorização de decisões, conhecida como matriz GUT. Ela é muito simples e fácil de se usar e deve ser empregada sempre que você tiver muitos problemas para resolver e não souber por qual começar.
A matriz criada por Charles Kepner e Benjamin Tregoe em 1981 ainda se mostra bastante útil e atual.
Para usá-la, você deve utilizar a tabela abaixo para dar uma nota para cada problema, de zero a cinco, de acordo com 3 critérios:
Entenda melhor cada um dos critérios do diagrama de tomada de decisão:
Com base nesses critérios, atribua notas seguindo essa escala de 1 a 5:
Coloque as notas na matriz de decisão, multiplique os números e encontre o resultado. O mais alto corresponde ao problema que primeiro deve ser solucionado primeiro.
Para potencializar a implementação das ferramentas de análise de causa raiz é necessário contar com a tecnologia. Um ótimo exemplo é o software de gestão de projetos, que reúne diversos sistemas de gerenciamento corporativo, baseando-se em dados concretos e em tempo real.
Um sistema de gestão empresarial é ideal para visualizar o status de toda a carteira de clientes, gerenciar o portfólio da companhia e monitorar o cumprimento de prazos e metas dos cronogramas.
Isso tudo por meio de relatórios completos, com indicadores de desempenho centralizados em um só local. Ao mensurar regularmente o avanço dos resultados (ou seu retrocesso) é possível tomar decisões de modo ágil e preciso para elevar a performance da equipe.
Ou seja: esse sistema contribui para o melhor uso das ferramentas de análise de causa raiz, fornecendo resultados e estatísticas essenciais para a identificação de gargalos nos processos ou nas atividades realizadas pela equipe.
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