Parte importante de administrar uma empresa está em saber exatamente o que é gestão do conhecimento organizacional e como aplicá-lo.
Afinal, jamais tivemos acesso a tantas informações como nos dias de hoje. A globalização e as transformações digitais fazem com que inúmeros dados passem pela nossa mente todos os dias.
No ambiente de trabalho, a lógica não é diferente. Estamos acostumados a entregar resultados, pesquisar, analisar a concorrência, experimentar novos produtos e avaliar atendimentos.
A diferença é que, para que múltiplos conhecimentos de profissionais diferentes resultem em algo positivo, é fundamental ter uma gestão estratégica para organizar as informações.
Neste artigo, vamos explorar mais a fundo o que é a gestão do conhecimento organizacional, entender os seus princípios e também como aplicá-la no seu negócio. Confira!
O termo gestão do conhecimento vem do inglês “knowledge management” e trata do processo de identificar, avaliar, distribuir e efetivamente usar o conhecimento em uma organização. Seu objetivo é otimizar os processos gerenciais, ganhando, assim, mais tempo e economizando recursos para melhorar os resultados.
Em uma empresa, a gestão do conhecimento organizacional é imprescindível, pois permite o entendimento de quais conhecimentos fazem parte da estrutura e dos processos do negócio e quais ainda podem ser desenvolvidos para contribuir com o crescimento da organização.
Vale destacar que o conhecimento pode ser explícito e tácito, sendo o primeiro, aquele que é organizado em manuais, dados, cursos, e que pode ser acessado por qualquer colaborador.
Já o conhecimento tácito diz respeito àquele que passa de funcionário para funcionário, e que não está organizado nem estruturado na organização.
Cada vez que se tem mais consciência sobre os conhecimentos existentes entre os trabalhadores, departamentos e processos, fica mais fácil organizar as informações adquiridas e transformá-las em:
Note que, para assegurar a efetividade do processo, é importante considerar aspectos como os ambientes externos, a concorrência, as tendências e influências culturais, as inovações e as transformações tecnológicas.
No entanto, de nada adianta reunir um elevado volume de conhecimentos dissipados. É essencial que possam servir de aprendizado para todos, sendo, portanto, compartilhados e transformados em ações efetivas.
Se quiser entender melhor as abordagens sobre o conhecimento organizacional, confira nosso vídeo:
Viu só como a gestão do conhecimento é relevante e estratégica? Então, vamos entender as suas principais abordagens!
Você não saberá o que é gestão do conhecimento nas organizações por completo sem antes entender os princípios que existem por trás dessa cultura de inovação.
São 6 abordagens sobre o conhecimento organizacional, que, quando usadas com dedicação, podem ajudar a empresa a crescer rapidamente por meio do processo de gestão do conhecimento.
O primeiro grande princípio está relacionado à inteligência competitiva, ou seja, à prática de monitoramento contínuo do mercado, buscando por tendências, análises estratégicas e, de fato, conhecimento.
Quando se desenvolve uma estratégia e analisa riscos, ou quando alguém enxerga uma oportunidade, está desenvolvendo a inteligência competitiva.
Entendemos que quanto mais informações existirem, melhor. Porém, assim como tudo em uma empresa, tais dados não devem estar jogados, e sim organizados e adequados a uma cultura organizacional.
É nesse contexto que a educação corporativa é importante: para estruturar e “educar” os membros de uma organização, alinhando as informações aos objetivos da companhia.
Uma vez que a empresa sabe seus objetivos, deve buscar os conhecimentos e as habilidades necessárias para alcançá-los. A gestão de competências funciona para identificar tais habilidades que desenvolvem mais rapidamente o negócio.
Delegar responsabilidades para diferentes áreas e identificar treinamentos para disponibilizar aos profissionais é uma forma de fazer a gestão de competências.
No entanto, lembre-se de que esse deve ser um processo organizado e contínuo.
A gestão do capital intelectual é o processo em que se identifica e compartilha os conhecimentos adquiridos e acumulados da organização.
Nesse caso, o foco deve estar em cada integrante da equipe, que tem uma forma diferente de desenvolver seu conhecimento e algo a acrescentar para a empresa.
A gestão auxilia na identificação desses talentos e na valorização do capital intelectual atrelado, inclusive, transformando conhecimento tácito em explícito.
Por exemplo, um gerente de vendas pode ter um método muito bom para vender. A partir da identificação da habilidade, ele pode transformá-la em treinamento e transmitir os principais pontos para os demais vendedores.
O que é gestão do conhecimento nas organizações sem a gestão da informação? O processo está relacionado à estruturação das informações importantes para o negócio.
Uma vez estruturada, a informação pode auxiliar na criação de iniciativas e até mesmo ajudar na tomada de decisões.
O princípio é claro: em uma organização, todo processo de aprendizagem deve ser coletivo. Na prática, significa que todos devem usufruir e adquirir o conhecimento desenvolvido e armazenado.
Portanto, o ambiente corporativo deve ser progressivo, pautado em pesquisa, análise e inovação, sempre voltado para melhorias.
Uma vez que todos estejam motivados a trabalhar em conjunto e a agregar valor ao serviço, a gestão acaba sendo mais satisfatória.
Além disso, até mesmo a identificação e a correção de erros se tornam possibilidades de otimização interna, resultando em novos conhecimentos para todos.
Quer saber como aprimorar os conhecimentos do capital humano da sua empresa para aproveitar ao máximo os benefícios da gestão do conhecimento?
Então, acompanhe este vídeo de nosso canal no YouTube:
Existem vários benefícios com a criação do conhecimento organizacional. Dentre eles, estão:
Uma gestão do conhecimento eficaz garante que a informação necessária seja facilmente acessível.
Com uma centralização e uma categorização adequadas, os decisores podem rapidamente acessar dados históricos, estudos de caso, pesquisas e outras informações pertinentes.
Ademais, com um repositório de conhecimento bem gerido, inconsistências e ambiguidades nas informações são minimizadas, levando a decisões mais claras e objetivas.
Com insights sobre decisões e resultados anteriores, os líderes podem prever tendências e resultados potenciais de suas escolhas atuais.
Com a documentação adequada de processos e soluções, as equipes evitam repetir esforços ou cometer os mesmos erros.
Por meio da análise do conhecimento acumulado, as organizações podem identificar gargalos e oportunidades de melhoria em seus processos.
Além disso, novos funcionários podem se tornar produtivos logo após o onboarding quando têm acesso a um repositório de conhecimento organizacional rico e atualizado.
A gestão do conhecimento muitas vezes rompe barreiras, permitindo que pessoas de diferentes departamentos ou especialidades compartilhem insights, gerando soluções inovadoras.
Ao monitorar e analisar o conhecimento existente, as organizações podem identificar áreas nas quais a inovação é necessária ou em que haja oportunidades inexploradas.
Sem contar que o gerenciamento bem feito incentiva um ambiente onde perguntar, aprender e desafiar o status quo são práticas valorizadas, criando um terreno fértil para a inovação.
Por meio da análise contínua de dados e informações, as organizações podem identificar tendências emergentes e adaptar-se a elas proativamente.
Fora que, tendo um repositório de conhecimento, as empresas podem se recuperar de contratempos com agilidade, usando lições aprendidas de situações anteriores.
Sem contar que a capacidade de adaptar-se rapidamente a mudanças, sejam elas no mercado, na tecnologia ou em regulamentações, é ampliada quando se tem uma visão clara do seu conhecimento.
Por meio de uma boa gestão, funcionários têm oportunidades contínuas para aprimorar suas habilidades e expandir seu conhecimento.
Além disso, a valorização do conhecimento fomenta um ambiente onde a aprendizagem é vista não apenas como uma atividade formal, mas como parte integrante do dia a dia.
Dessa forma, os colaboradores tendem a permanecer na empresa, pois sentem que estão crescendo e sendo valorizados.
Agora que você já sabe os princípios e benefícios da criação do conhecimento organizacional, vamos mostrar como implementá-la na prática.
Implementar a gestão do conhecimento em uma organização pode parecer difícil em um primeiro momento, mas seguindo um breve passo a passo, você consegue aplicá-la com facilidade. Vamos, então, às etapas.
Começar com uma clara definição dos objetivos e metas é crucial.
Para tal, é preciso entender o que a empresa espera alcançar com a gestão do conhecimento. O objetivo, neste caso, pode ser melhorar a eficiência, reduzir o tempo necessário para treinar novos membros da equipe ou potencializar a inovação.
O compromisso da alta administração é fundamental para o sucesso de qualquer iniciativa. Para a gestão do conhecimento, significa garantir que a liderança entenda e apoie ativamente os esforços do time de gerenciamento e qualidade.
Também pode ser útil designar um líder ou uma equipe específica que se responsabilizará por orientar a sua implementação dentro da empresa, unificando as demandas e disseminando as informações de forma homogênea.
Antes de estabelecer um novo sistema, é essencial avaliar o estado atual dos processos de compartilhamento e armazenamento de informações.
A análise ajuda a identificar as principais lacunas e oportunidades de melhoria.
Os processos são fundamentais para registrar o conhecimento e o know-how da empresa. Mapear e documentar cada atividade é crucial para capturar as melhores práticas e garantir a qualidade e consistência dos procedimentos.
Este conhecimento pode ser representado através de fluxogramas, manuais, checklists, vídeos, entre outros.
A estratégia serve como um guia para a implementação.
Portanto, escolha a abordagem que melhor atenda aos objetivos da empresa, que seja focada no conhecimento tácito, explícito ou em ambos.
Deve-se também considerar as tecnologias e plataformas adotadas pela organização.
Promover uma cultura onde o compartilhamento de informações é incentivado é crucial.
Tal promoção pode ser feita por meio de workshops e treinamentos que destacam a importância do conhecimento e ensinam os funcionários sobre como contribuir e acessar os dados.
Um sistema estruturado para coletar, avaliar e implementar novas ideias pode promover inovações e melhorias nas operações, processos, produtos e serviços da empresa.
Associar a coleta de ideias a métodos de desenvolvimento como brainstorming e Design Thinking pode incentivar a solução de problemas e a criação de novas ideias.
Incentivar os funcionários a participar ativamente é essencial, o que pode ser feito por meio de sistemas de recompensas, como bonificações, folgas ou itens simbólicos (como troféus e medalhas).
Outra ideia é promover o reconhecimento ou outros incentivos que motivem os funcionários a compartilhar e usar o conhecimento disponível.
Utilizar elementos de jogos pode ser uma estratégia eficaz para promover a aprendizagem e disseminação do conhecimento, especialmente considerando a influência dos jogos na geração atual.
A gamificação pode ser um aliado importante na promoção da Inteligência Organizacional e Gestão do Conhecimento nas empresas.
Para garantir que os esforços de gestão do conhecimento estejam surtindo efeito, é crucial estabelecer métricas e KPIs.
Os índices permitirão avaliar o sucesso da iniciativa e fazer os ajustes necessários.
Manter os funcionários informados sobre a importância, os benefícios e as atualizações relacionadas à gestão do conhecimento é vital.
É por meio da comunicação que a empresa pode celebrar conquistas, compartilhar histórias de sucesso e manter todos alinhados aos objetivos.
À medida que a empresa cresce e evolui, novos funcionários entram e os processos mudam. Por isso, é fundamental proporcionar treinamento contínuo sobre as práticas e as ferramentas de gestão do conhecimento.
Para isso, utilize diferentes métodos e ferramentas, como plataformas de EAD, gamificação e programas de certificação, para garantir que as equipes estejam preparadas para os desafios em um ambiente de negócios volátil.
A gestão do conhecimento não é um projeto com um fim definido, mas uma abordagem contínua.
Portanto, é vital adotar uma mentalidade de melhoria perpétua, revisando regularmente os processos, as ferramentas e as estratégias em uso.
A gestão do conhecimento deve ser vista como uma parte do ecossistema maior da empresa, o que significa que precisa estar alinhada e integrada a outras iniciativas como inovação, treinamento e desenvolvimento.
É fundamental considerar a maneira com que os esforços de gestão do conhecimento podem ser expandidos e escalados.
A expansão é particularmente importante para empresas em crescimento, onde o volume de informações e o número de funcionários podem aumentar rapidamente.
Por fim, a tecnologia é uma aliada fundamental na gestão do conhecimento. Ferramentas como sistemas de gerenciamento de documentos podem ser vitais para a implementação de um processo de gestão.
Dessa forma, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os seus resultados, com recursos visuais que melhoram o desdobramento estratégico da empresa.
O sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, além do monitoramento e da centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.
No mercado, um software que apresenta todas essas características é o STRATWs One, que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.
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