No dia a dia de uma equipe, é fácil se perder entre múltiplas tarefas, prazos apertados, diferentes membros responsáveis e planos de ação que precisam ser seguidos à risca. É por isso que um software de controle de tarefas pode ser um grande diferencial na rotina das lideranças.
Sem esse modelo de ferramenta, é bastante comum que empresas e equipes sofram com sintomas de projetos atrasados, objetivos não alcançados e uma equipe que se sente desorganizada e sobrecarregada.
É por isso que este artigo tem o objetivo de te ajudar a encontrar quais são os melhores softwares do mercado, o que você precisa se atentar neles e como escolher o que vai te ajudar aí na sua empresa.
Continue a leitura e confira tudo sobre!
Um software de controle de tarefas é uma ferramenta digital que permite líderes, gestores e equipes criarem, organizarem e acompanharem o progresso de suas atividades de maneira muito mais eficiente.
Esses softwares foram desenhados para dar uma visão geral de tudo o que está acontecendo, quem está responsável por cada atividade e quais são os prazos envolvidos. Tudo isso sem precisar gastar horas tentando organizar ou buscar informações dispersas.
Um ponto importante é que um software de controle de tarefas pode se aprofundar em diferentes camadas da empresa. Uma ferramenta mais simples, por exemplo, pode focar unicamente em tarefas de área e acompanhamento de rotina.
Por outro lado, existe software de controle de tarefas que adentram em camadas mais profundas da empresa, conectando as tarefas aos planos de ação, que estão conectados ao planejamento estratégico da empresa.
Como eu expliquei anteriormente, existem diferentes tipos de softwares para monitorar as tarefas da equipe. A seguir eu te apresento alguns deles para te ajudar a entender qual faz mais sentido para você e a sua empresa:
O STRATWs One é um software de controle de tarefas poderoso quando o assunto é monitorar tarefas ligadas aos planos de ação dentro de uma empresa. Para líderes e gestores que lidam diariamente com metas estratégicas, o STRATWs One oferece um nível de visibilidade e acompanhamento que vai muito além do que uma simples lista de tarefas poderia oferecer.
O principal diferencial do STRATWs One está em sua capacidade de integrar gestão de performance com a gestão de tarefas, conectando todas as atividades da equipe diretamente aos objetivos estratégicos da organização.
Em vez de apenas listar tarefas isoladas, ele possibilita uma visão clara do impacto de cada ação no resultado final da empresa, algo extremamente valioso para quem precisa acompanhar de perto o cumprimento de metas e a execução de planos.
Dessa forma, com esse software de controle de tarefas, os líderes ganham mais controle sobre as tarefas e insights valiosos sobre a performance da equipe.
O grande diferencial do Trello é sua simplicidade: ele utiliza o método Kanban, uma abordagem visual que permite organizar as tarefas em quadros e listas, de uma maneira que qualquer pessoa pode entender rapidamente.
Uma das grandes vantagens deste software de controle de tarefas é a sua visualização direta do progresso. Para líderes que precisam saber como cada projeto ou tarefa está evoluindo, o Trello permite mover os cartões entre listas, mostrando de forma clara o avanço de cada etapa.
Isso facilita o acompanhamento e dá uma visão geral de todo o projeto, ajudando a evitar que tarefas se percam no meio do caminho.
Além disso, o Trello oferece uma ampla gama de integrações, desde ferramentas de comunicação como Slack até plataformas de armazenamento como Google Drive.
O Asana é uma plataforma completa para gestão de projetos e equipes.
Com ele, os líderes podem criar projetos, tarefas, subtarefas, atribuir responsáveis, definir prazos e acompanhar o progresso com uma variedade de visualizações.
Além das visualizações de progresso, o software de controle de tarefas permite criar relatórios de desempenho, facilitando o monitoramento de prazos e a identificação de possíveis gargalos. Você pode ver rapidamente quais atividades estão atrasadas, quais estão em andamento e quais já foram concluídas.
O ClickUp é um software de controle de tarefas que se destaca por permitir diferentes formas de visualização e organização das tarefas, além de ser altamente personalizável. Ele oferece várias ferramentas para ajudar líderes e equipes a gerenciar suas atividades, desde as mais simples até as mais complexas.
No ClickUp, você pode criar tarefas para cada ação ou atividade necessária, e dividi-las em subtarefas quando há várias etapas envolvidas. Isso permite que você detalhe o trabalho com precisão e que nada seja esquecido.
Cada tarefa pode ser atribuída a diferentes membros da equipe, com prazos e níveis de prioridade claros.
O diferencial desse software de controle de tarefas está na sua pluralidade de visão das tarefas, podendo mudar entre lista, quadro kanban, calendário e linha do tempo, de acordo com a necessidade de cada colaborador.
Com tantas opções disponíveis, é essencial entender quais são as funcionalidades indispensáveis para garantir que o seu time possa trabalhar de forma eficiente e organizada.
A seguir eu separei algumas das funcionalidades que não podem faltar aí na sua empresa:
A primeira e mais óbvia funcionalidade de qualquer software de controle de tarefas é a capacidade de criar tarefas. Além disso, é essencial poder atribuir essas tarefas a membros específicos da equipe.
Sem essa função, você corre o risco de que as responsabilidades fiquem vagas ou mal definidas, o que pode causar atrasos e confusões.
Dica: procure um software que permita não só a criação de tarefas, mas também a possibilidade de adicionar descrições detalhadas e subtarefas, para que tudo esteja bem claro e dividido, especialmente em projetos mais complexos.
Outra característica essencial é a capacidade de definir prazos claros para cada tarefa, garantindo que todos saibam exatamente quando o trabalho precisa ser entregue.
Além disso, um bom software de controle de tarefas permite definir prioridades. Isso ajuda a sua equipe a focar no que é mais urgente e evitar distrações com tarefas menos importantes.
Uma ferramenta de gestão de tarefas precisa oferecer formas claras de visualizar o progresso das tarefas e projetos em andamento.
Seja por meio de listas, quadros Kanban, gráficos de Gantt ou calendários, essa visualização ajuda os gestores a acompanharem em tempo real o que já foi feito e o que ainda está em andamento.
Isso também permite identificar possíveis gargalos antes que se tornem problemas maiores.
É importante que o software envie notificações e lembretes automáticos sobre prazos que estão se aproximando ou tarefas que precisam de atenção. Isso garante que ninguém perca de vista as suas responsabilidades e que as entregas sejam feitas no prazo.
Para líderes e gestores, uma das funcionalidades mais importantes de um software de controle de tarefas é a capacidade de gerar relatórios e métricas de desempenho.
Esses dados e insights gerados ajudam a entender como a equipe está performando, quais tarefas foram ou estão atrasadas, onde estão os gargalos, por exemplo.
E se você pudesse levar essa gestão a um nível ainda mais estratégico?
O STRATWs One ajuda a conectar as atividades da sua equipe aos objetivos estratégicos da empresa, garantindo que cada ação contribua diretamente para o sucesso dos seus projetos.
Com uma visão completa e clara dos planos de ação, você consegue monitorar o progresso, identificar gargalos e agir rapidamente para manter sua equipe no caminho certo.
Quer ver como o STRATWs One pode transformar a gestão das suas tarefas e planos de ação? Solicite uma demonstração gratuita e descubra como essa solução pode ser o próximo grande passo para a sua equipe e sua empresa.
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