Imagine que você está prestes a embarcar em uma viagem de carro. Você tem um destino em mente, mas não sabe exatamente como chegar lá. Para evitar se perder no caminho e garantir que todos os recursos e esforços sejam bem utilizados, você precisaria de um bom GPS, certo? No mundo dos projetos, esse mapa se chama Project Charter ou termo de abertura do projeto.
O Project Charter é um documento essencial que serve como guia para todos os envolvidos no projeto. Ele fornece as informações necessárias para iniciar o trabalho e define claramente os objetivos, os limites e as responsabilidades. Em outras palavras, é o primeiro passo para transformar uma ideia em realidade.
Quer saber mais sobre o Project Charter, quais são os elementos e como fazer um? Neste artigo eu te explico tudo o que você precisa saber sobre ele e ainda te deixo algumas dicas. Continue a leitura e confira tudo sobre!
O Project Charter, ou termo de abertura do projeto (TAP), é como um manual de instruções para seu projeto. Ele contém todas as informações essenciais para que todos os envolvidos saibam exatamente o que esperar e como proceder.
Pense nele como a espinha dorsal do seu projeto, fornecendo uma visão clara e concisa dos objetivos, escopo, stakeholders e recursos necessários.
Dessa forma, um Project Charter bem elaborado é como um farol que guia sua equipe por meio da execução do projeto, mantendo todos alinhados e focados nos objetivos comuns. Ele estabelece uma base sólida, assegurando que todos estejam na mesma página desde o início.
Isso não só facilita a comunicação, mas também aumenta as chances de sucesso ao minimizar mal-entendidos e garantir que os recursos sejam usados de maneira eficaz.
Ao definir claramente os objetivos, escopo e responsabilidades, o Project Charter proporciona uma visão compartilhada do que se pretende alcançar. E essa clareza é fundamental para manter a motivação da equipe e assegurar que o projeto siga na direção certa, evitando desvios que possam comprometer seus resultados.
Leia também: 11 boas práticas de gerenciamento de projetos
Agora que você já sabe o que é o Project Charter, te apresento com mais detalhes os principais elementos para entendermos na prática como ele funciona:
Os objetivos do projeto do Project Charter são a bússola que orienta todas as ações e decisões ao longo da jornada. Eles definem claramente o que se espera alcançar, ajudando a manter o foco e a alinhar os esforços da equipe. Ter objetivos bem definidos permite que todos saibam exatamente o que é necessário para considerar o projeto um sucesso.
O escopo do projeto detalha o que está dentro e fora do alcance do projeto. Ele ajuda a evitar confusões e a garantir que todos estejam focados nas atividades essenciais.
Definir o escopo com precisão é fundamental para evitar que o projeto se desvie do caminho planejado, minimizando o risco de desperdício de recursos e tempo.
Identificar os stakeholders, ou partes interessadas, é crucial para uma comunicação eficaz e para o sucesso do projeto.
Os stakeholders podem incluir desde a equipe de projeto até os clientes finais e outros interessados. Saber quem está envolvido ajuda a garantir que todas as partes tenham suas expectativas alinhadas e que a comunicação flua sem problemas.
Listar os recursos necessários, sejam eles humanos, financeiros ou tecnológicos, é uma etapa vital do Project Charter. Isso garante que você tenha tudo o que precisa para avançar sem contratempos.
Nesse caso, a identificação e alocação correta de recursos ajudam a evitar gargalos e a assegurar que o projeto progrida de maneira eficiente.
O cronograma inicial oferece uma visão geral das principais fases e marcos do projeto. Embora não seja um cronograma detalhado, ele fornece uma perspectiva do tempo necessário para completar o projeto.
Ter um cronograma inicial ajuda a manter a equipe organizada e a gerenciar as expectativas de tempo.
Identificar riscos e assunções feitos durante o planejamento do Project Charter é essencial para estar preparado para enfrentar desafios. Antecipar possíveis obstáculos permite que a equipe desenvolva estratégias de mitigação, aumentando a resiliência do projeto.
As assunções são pressupostos feitos sobre o projeto que, se não se confirmarem, podem impactar o andamento.
Definir claramente as responsabilidades e a autoridade do gerente de projeto ajuda a evitar conflitos e a garantir que todos saibam a quem recorrer para decisões importantes. Ter essa clareza é fundamental para a tomada de decisões eficaz e para manter o projeto no caminho certo.
Para te ajudar, criei um exemplo fictício de um Project Charter. Suponha que estamos lançando um projeto para desenvolver um aplicativo de bem-estar corporativo.
Título do projeto: Desenvolvimento do Aplicativo de Bem-Estar Corporativo
Nome do responsável pelo Projeto: Ana Silva, Gerente de Projetos
O objetivo deste projeto é desenvolver um aplicativo móvel que ajude as empresas a promoverem o bem-estar entre seus colaboradores. O aplicativo terá funcionalidades como monitoramento de atividades físicas, meditação guiada, e dicas de alimentação saudável. Espera-se que, ao final do projeto, o aplicativo esteja disponível para download nas principais lojas de aplicativos (App Store e Google Play).
O escopo do projeto inclui todas as atividades necessárias para o desenvolvimento, teste e lançamento do aplicativo de bem-estar corporativo. Isso inclui:
O que não está incluído no escopo do projeto:
Os principais stakeholders deste projeto incluem:
Para a execução do projeto, serão necessários os seguintes recursos:
O cronograma inicial prevê as seguintes fases e marcos:
Riscos:
Assunções:
Ana Silva, como gerente de projetos, tem a autoridade para tomar decisões diárias, alocar recursos, e aprovar despesas dentro do orçamento previsto. Ela também será responsável por reportar o progresso do projeto para a alta administração e stakeholders chave.
O orçamento total estimado para o projeto é de R$ 500.000, distribuído da seguinte forma:
Criar um Project Charter pode parecer uma tarefa complexa, mas com uma abordagem estruturada, você verá que é mais simples do que parece. Continue aqui que te explico em um passo a passo.
Comece o Project Charter pelo básico: dê um nome claro e conciso ao seu projeto. O título deve refletir o propósito principal do projeto. Por exemplo, “Desenvolvimento do Aplicativo de Bem-Estar Corporativo“.
Além disso, identifique quem será o gerente de projeto. Este é o ponto de contato principal para todas as questões relacionadas ao projeto. Por exemplo, “Ana Silva, Gerente de Projetos”.
Especifique claramente as responsabilidades e a autoridade do gerente de projeto. Isso inclui tomar decisões diárias, alocar recursos e aprovar despesas dentro do orçamento previsto. Ter essa clareza evita conflitos e facilita a tomada de decisões.
Os objetivos são a alma do seu Project Charter. Eles devem ser claros, específicos e mensuráveis. Pergunte-se: o que você deseja alcançar com este projeto?
Por exemplo, “Desenvolver um aplicativo móvel que promova o bem-estar dos colaboradores das empresas, com funcionalidades como monitoramento de atividades físicas, meditação guiada e dicas de alimentação saudável”.
Definir o escopo do projeto é essencial para evitar desvios e garantir que todos saibam o que está incluído e o que não está. Assim, detalhe as principais atividades e entregas do projeto. Por exemplo, inclua desenvolvimento, testes e lançamento do aplicativo, mas exclua suporte contínuo pós-lançamento.
No Project Charter, faça um levantamento dos recursos que serão necessários para realizar o projeto. Isso inclui pessoal, ferramentas, orçamento e quaisquer outros recursos específicos. Seja detalhado para evitar surpresas durante a execução do projeto.
Além disso, liste todas as partes interessadas no projeto. Isso inclui a equipe de projeto, clientes, usuários finais e qualquer outra pessoa ou grupo impactado pelo projeto. Conhecer seus stakeholders ajuda a gerenciar melhor as expectativas e a comunicação.
Embora o cronograma inicial não precise ser detalhado, ele deve fornecer uma visão geral das fases principais e marcos do projeto. Estabeleça datas estimadas para a conclusão de cada fase, como pesquisa, design, desenvolvimento, testes e lançamento.
Antecipar possíveis riscos e assunções feitas durante o planejamento ajuda a preparar sua equipe para desafios. Dessa forma, liste os riscos potenciais e como você planeja mitigá-los, bem como quaisquer pressupostos críticos para o sucesso do projeto.
Faça uma estimativa do orçamento necessário para completar o projeto. Divida o orçamento em categorias, como pesquisa, design, desenvolvimento, testes e marketing. Certifique-se de que as estimativas sejam realistas e abrangentes.
A importância do Project Charter ainda não está clara para você? Te ajudo a entender então.
Um dos principais benefícios do Project Charter é a clareza que ele proporciona.
Desde os objetivos até os recursos necessários, ele detalha todas as informações cruciais de maneira organizada. Isso garante que todos os envolvidos no projeto – desde a equipe de execução até os stakeholders – estejam na mesma página.
Quando todos sabem exatamente o que se espera alcançar e como proceder, o trabalho flui de maneira mais harmoniosa e eficiente.
Ao definir claramente as responsabilidades e a autoridade do gerente de projeto, o Project Charter ajuda a evitar conflitos e ambiguidades.
Todos sabem quem é responsável pelo quê e a quem recorrer para decisões importantes. Isso não só agiliza o processo de tomada de decisão, mas também ajuda a manter a responsabilidade e a transparência.
Identificar possíveis riscos desde o início permite que a equipe desenvolva estratégias de mitigação eficazes. O Project Charter lista os riscos potenciais e as assunções feitas durante o planejamento, preparando a equipe para enfrentar desafios com confiança.
Antecipar problemas e ter um plano para lidar com eles pode fazer toda a diferença entre o sucesso e o fracasso de um projeto.
Para gestores de projetos que buscam uma solução eficaz para identificar, acompanhar e gerenciar seus projetos, o módulo de portfólio de projetos do STRATWs One é a escolha ideal.
Este módulo foi desenvolvido para proporcionar uma visão completa e integrada de todos os projetos em andamento, facilitando a tomada de decisões estratégicas e garantindo que os objetivos sejam alcançados de maneira eficiente.
A ferramenta oferece uma visão abrangente de todos os projetos da sua organização em um único lugar. Isso permite que os gestores visualizem rapidamente o status de cada projeto, identifiquem possíveis problemas e tomem medidas corretivas antes que se tornem críticos.
Além disso, o STRATWs One oferece ferramentas para mapear possíveis riscos e desenvolver estratégias de mitigação. Isso permite que os gestores estejam sempre um passo à frente, preparados para enfrentar desafios e minimizar impactos negativos.
Por fim, um dos maiores benefícios do módulo de portfólio de projetos do STRATWs One é sua capacidade de alinhar os projetos com a estratégia geral da empresa. A plataforma facilita a definição de objetivos claros e a medição do impacto de cada projeto nos objetivos estratégicos.
Solicite uma demonstração agora mesmo e saiba mais!
Levando pessoas e empresas mais longe.
A Siteware
Aprenda
Sua parceira de tecnologia para te conectar com o que realmente importa.