5 ferramentas para a matriz de priorização de projetos

Aproveite e ouça nosso conteúdo sobre as 5 melhores ferramentas para priorização de projetos!

Uma das maiores dificuldades no ambiente empresarial reside em priorizar projetos de forma eficaz, garantindo que os recursos sejam alocados de maneira inteligente. Neste cenário, a matriz de priorização de projetos emerge como solução essencial, orientando líderes na tomada de decisões assertivas e na otimização do fluxo de trabalho.

Ao longo deste conteúdo, destaquei para você algumas das ferramentas e matriz de priorização de projetos mais reconhecidas no mercado. Cada uma dessas ferramentas oferece uma perspectiva única e valiosa, ajudando a identificar quais projetos ou tarefas merecem atenção imediata e quais podem ser adiadas ou reavaliadas.

Quer saber quais as ferramentas de priorização de projetos? Qual escolher para os seus projetos? Então continue a leitura aqui e confira!

O que é uma matriz de priorização de projetos?

Uma matriz de priorização de projetos é uma ferramenta utilizada no gerenciamento de projetos para ajudar líderes e equipes a decidir quais projetos ou tarefas devem receber atenção e recursos primeiro.

Essa ferramenta de priorização de projetos é especialmente útil em ambientes onde há múltiplas demandas concorrentes e recursos limitados.

O objetivo principal da matriz de priorização de projetos é estabelecer uma ordem clara de execução baseada em critérios objetivos, garantindo que os esforços sejam direcionados para as atividades mais críticas e valiosas para a organização.

Além disso, as matrizes de priorização geralmente utilizam um conjunto de critérios para avaliar cada projeto ou tarefa. Estes critérios podem incluir urgência, impacto, custo, recursos necessários, ROI (retorno sobre o investimento), entre outros.

Principais ferramentas e matriz de priorização de projetos

Existem diversas ferramentas e matriz de priorização de projetos. Cada uma delas possui um objetivo específico e elas podem priorizar demandas diferentes. Por isso, o ideal é conhecer qual delas fazem sentido para o objetivo da empresa naquele momento específico.

A seguir, confira um pouco sobre algumas das matriz de priorização de projetos:

1- Matriz GUT

A Matriz GUT é uma ferramenta de priorização de projetos utilizada no gerenciamento de projetos e na tomada de decisões. O acrônimo “GUT” vem das palavras Gravidade, Urgência e Tendência, que são os critérios usados para avaliar e priorizar problemas ou projetos.

Dessa forma, essa matriz de priorização de projetos é particularmente útil em situações onde é necessário decidir rapidamente quais questões ou projetos devem ser abordados primeiro, especialmente em ambientes com recursos limitados ou sob pressão de tempo.

• Gravidade: refere-se ao impacto ou às consequências que o problema ou projeto pode causar se não for resolvido. Pergunte-se: “Qual é a severidade deste problema?”
• Urgência: relaciona-se com o tempo. Considerando quão rápido é necessário agir sobre o problema ou projeto. Pergunte-se: “Quão rápido isso precisa ser resolvido?“
• Tendência: avalia como o problema ou projeto evoluirá com o tempo se não for abordado. Pergunte-se: “Se não for resolvido agora, o problema vai piorar? Quão rápido?“

2- Matriz RICE

A Matriz RICE é uma ferramenta de priorização de projetos usada no hierarquização de ações da empresa, especialmente útil para avaliar e classificar projetos ou recursos com base em seu impacto potencial e recursos necessários.

O acrônimo “RICE” representa quatro fatores: Reach (Alcance), Impact (Impacto), Confidence (Confiança) e Effort (Esforço).

Esta matriz é particularmente valiosa para organizações que buscam otimizar a alocação de recursos e focar em iniciativas que ofereçam o maior retorno sobre o investimento.

• Reach (Alcance): refere-se ao número de pessoas ou ao segmento que será impactado pelo projeto em um determinado período. Pode ser medido em termos de número de usuários, clientes, transações, etc.
• Impact (Impacto): avalia o efeito que o projeto terá sobre os usuários ou sobre o negócio. Geralmente, é uma avaliação subjetiva e pode ser classificada em uma escala (por exemplo, de 0,25 a 3), onde números maiores indicam um impacto maior.
• Confidence (Confiança): mede a confiança na estimativa de alcance e impacto. É expressa em porcentagem (geralmente entre 50% a 100%) e ajuda a considerar a incerteza nas estimativas.
• Effort (Esforço): estima o total de tempo de trabalho que será necessário para completar o projeto, geralmente medido em “pessoa-mês” ou “pessoa-dia”.

3- Matriz BASICO

A Matriz BASICO é uma matriz de priorização de projetos utilizada no gerenciamento de projetos e processos, especialmente útil para avaliar e classificar iniciativas com base em múltiplos critérios.

O acrônimo “BASICO” representa seis fatores: Benefícios, Abrangência, Satisfação do cliente, Investimento, Cliente (interno ou externo) e Operacionalidade.

Essa ferramenta de priorização de projetos é particularmente valiosa para organizações que buscam balancear uma variedade de considerações ao decidir quais projetos ou iniciativas priorizar.

• Benefícios: avalia o valor ou o retorno que o projeto trará para a organização. Pode incluir ganhos financeiros, melhorias de eficiência, aumento de vendas, etc.
• Abrangência: considera o escopo ou a extensão do impacto do projeto. Projetos com maior abrangência podem afetar mais departamentos, processos ou clientes.
• Satisfação do cliente: mede o impacto que o projeto terá na satisfação do cliente, seja ele interno ou externo. Projetos que melhoram significativamente a satisfação do cliente são geralmente mais valorizados.
• Investimento: refere-se ao custo ou aos recursos necessários para implementar o projeto. Inclui considerações de tempo, dinheiro e recursos humanos.
• Cliente (interno ou externo): identifica quem é o beneficiário principal do projeto. Projetos que beneficiam clientes importantes ou estratégicos podem ser priorizados.
• Operacionalidade: avalia a facilidade ou a viabilidade de implementar o projeto. Projetos mais fáceis de executar ou com menor risco podem ser preferidos.

4- Matriz de esforço e impacto

A matriz de “Esforço x Impacto” é uma ferramenta de priorização de projetos e ações simples, mas eficaz, usada no gerenciamento de projetos e na tomada de decisões estratégicas.

Ela ajuda a determinar quais tarefas, projetos ou iniciativas devem ser priorizados com base em duas dimensões principais: o esforço necessário para completá-los e o impacto que terão uma vez concluídos.

• Esforço: este eixo representa o quanto de trabalho, tempo, recursos e energia serão necessários para implementar uma tarefa ou projeto. Pode ser quantificado em termos de horas de trabalho, custo, complexidade técnica, entre outros.
• Impacto: este eixo avalia o benefício, valor ou efeito positivo que a conclusão da tarefa ou projeto trará. O impacto pode ser medido em termos de receita gerada, satisfação do cliente, melhoria na eficiência, entre outros.

5- Matriz de Eisenhower

A Matriz de Eisenhower, também conhecida como a matriz Urgente-Importante, é uma ferramenta de gerenciamento de tempo e priorização de projetos e tarefas. Ela foi popularizada pelo Presidente Dwight D. Eisenhower e é frequentemente usada para distinguir entre tarefas que são urgentes e aquelas que são importantes, ajudando indivíduos e equipes a decidir sobre quais atividades focar.

Ela ajuda a distinguir entre o que é verdadeiramente importante para alcançar seus objetivos e o que pode ser delegado ou eliminado. Ao usar esta matriz, você pode focar mais em atividades que contribuem significativamente para o seu sucesso pessoal e profissional.

Como escolher a matriz de priorização de projetos ideal?

Escolher a matriz de priorização de projetos correta para usar no dia a dia depende de vários fatores, incluindo a natureza do seu trabalho, os tipos de decisões que você precisa tomar, e suas necessidades específicas de gerenciamento de tempo e recursos. 

Confira a seguir algumas dicas:

1- Matriz GUT: ideal para situações de priorização de projetos e resolução de problemas ou quando enfrentar questões que podem escalar se não forem tratadas. Use-a quando precisar avaliar a severidade e as implicações a longo prazo de problemas não resolvidos.

2- Matriz RICE: útil para projetos de desenvolvimento de produtos ou marketing, onde é importante medir o alcance potencial e o impacto das iniciativas. Escolha esta matriz quando as decisões envolverem estimativas de impacto e esforço.

3- Matriz BASICO: boa para ambientes onde é necessário equilibrar uma variedade de fatores, incluindo benefícios para a empresa, satisfação do cliente e viabilidade operacional. Ideal para decisões estratégicas de negócios.

4- Matriz de Esforço x Impacto: excelente para a gestão do dia a dia e para a tomada de decisões rápidas. Use-a quando precisar avaliar rapidamente quais tarefas oferecem os maiores benefícios com o menor esforço.

5- Matriz de Eisenhower: ideal para gerenciamento de tempo pessoal e tarefas diárias. Utilize-a para distinguir entre tarefas que são urgentes e aquelas que são importantes, ajudando a focar nas atividades que contribuem mais para seus objetivos a longo prazo.

Como definir a prioridade de um projeto?

Na priorização de projetos, o primeiro passo é compreender claramente os objetivos estratégicos da organização. Projetos que estão alinhados com esses objetivos estratégicos e que têm o potencial de contribuir significativamente para o sucesso da empresa geralmente recebem uma prioridade mais alta.

Em seguida, considere o impacto que cada projeto terá. Isso inclui avaliar os benefícios tangíveis, como aumento de receita ou eficiência, bem como benefícios intangíveis, como satisfação do cliente ou melhoria da marca. 

No entanto, é crucial também avaliar o esforço e os recursos necessários para completar cada projeto. Projetos que requerem um investimento significativo de tempo, dinheiro ou mão de obra, mas oferecem um retorno relativamente baixo, podem ser menos prioritários do que aqueles que oferecem um retorno maior com um investimento menor.

Outro aspecto importante na priorização de projetos é a urgência. Projetos que têm prazos iminentes ou que são críticos para outras operações importantes da empresa podem necessitar de atenção imediata. 

Como montar uma matriz de priorização de projetos

Montar uma matriz de priorização de projetos é um processo estruturado que ajuda a classificar tarefas, projetos ou decisões com base em critérios definidos.

Primeiramente, identifique os projetos, tarefas ou decisões que precisam ser priorizados. Faça uma lista abrangente para garantir que todos os itens importantes sejam considerados.

Depois, selecione os critérios relevantes para a avaliação. Estes podem variar dependendo da matriz escolhida (como impacto, urgência, esforço, etc.) e devem refletir os objetivos e necessidades da sua organização.

Defina uma escala para cada critério. Por exemplo, uma escala de 1 a 5, onde 1 é baixo e 5 é alto. Isso ajudará a quantificar as avaliações de forma consistente.

Posteriormente, avalie cada item da sua lista com base nos critérios estabelecidos. Por exemplo, se estiver usando a matriz de Esforço x Impacto, avalie cada tarefa em termos de seu esforço necessário e impacto potencial.

Para matrizes como RICE ou GUT, calcule a pontuação para cada item multiplicando ou somando as avaliações de acordo com a fórmula da matriz.

Em uma matriz de Esforço x Impacto, por exemplo, você colocaria cada item em um dos quatro quadrantes.

Por fim, revise regularmente a matriz de priorização de projetos e faça ajustes conforme necessário. Prioridades podem mudar com base em novas informações ou mudanças no ambiente de negócios.

Quais são as vantagens em utilizar ferramentas de priorização de projetos?

Utilizar uma matriz de priorização de projetos oferece várias vantagens significativas, especialmente em ambientes onde os recursos são limitados e as demandas são altas. Aqui estão algumas das principais vantagens:

• Melhoria na tomada de decisão: a matriz de priorização fornece um quadro claro e objetivo para avaliar projetos, o que ajuda os gestores a tomar decisões mais informadas e justas sobre onde alocar tempo e recursos.
• Aumento da eficiência e produtividade: ao priorizar projetos que oferecem o maior valor ou impacto com o menor esforço, as organizações podem otimizar o uso de seus recursos, aumentando a eficiência e a produtividade.
• Alinhamento com objetivos estratégicos: a matriz ajuda a garantir que os projetos selecionados estejam alinhados com os objetivos estratégicos da organização, garantindo que os esforços estejam direcionados para as áreas mais críticas.
• Gerenciamento eficaz do tempo: ao identificar quais projetos são urgentes e importantes, as equipes podem gerenciar melhor seu tempo, focando em tarefas que realmente importam e evitando o desperdício de tempo em projetos de baixo valor.

Próximos passos

Se você chegou até aqui, sabe que a matriz de priorização de projetos possui diferentes ferramentas simples, que podem ser utilizadas em qualquer momento na organização. 

Aliás, a metodologia pode ser adaptada para as necessidades específicas de cada situação, além de ser facilmente integrada com outras ferramentas de gestão de qualidade.

Em todo caso, é importante ter atenção ao desenvolvimento de cada etapa para que surjam resultados realmente positivos na melhoria dos processos. E, claro, a participação e integração da equipe também são essenciais para que o método seja proveitoso!

Nesse sentido, o ideal é contar com um sistema de planejamento estratégico que ajuda a aumentar, engajar e turbinar os resultados, com recursos visuais que otimizam a performance da empresa.

Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo, bem como o monitoramento e a centralização de todos os indicadores, com foco na tomada de decisão.

E, no mercado, um software que possui todas essas características é o STRATWs One, que possibilita aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com melhor gerenciamento e engajamento de todo o time.

Com a solução, pode-se unir o pessoal, a operação e a estratégia em busca de melhores resultados, além de acompanhar facilmente diversos indicadores do negócio, de maneira realmente estratégica.