Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre como fazer o cálculo de produtividade no trabalho de um colaborador!
Realizar o constante cálculo de produtividade da empresa faz parte dos processos necessários para uma boa gestão de performance.
Isso porque o acompanhamento dos indicadores estratégicos importantes envolvendo a produtividade, oferece informações indispensáveis para que a empresa se mantenha competitiva em um mercado onde a concorrência está cada vez mais acirrada.
Afinal, ao ampliar a produtividade, sua empresa tem acesso a benefícios como:
Mas, afinal, como realizar o cálculo da produtividade das equipes? Uma das formas de fazer isso é acompanhando seus indicadores individuais e coletivos de desempenho.
Por isso, neste artigo vou te apresentar o que é o cálculo de produtividade, como medir a produtividade da equipe e quais os indicadores mais relevantes da área. Continue lendo e entenda como otimizar esses índices e ter uma gestão de alta performance!
A medição de produtividade é a prática de coletar, acompanhar, monitorar e analisar os indicadores de performance do negócio. Esse controle pode ser realizado coletiva ou individualmente, monitorando os KPIs de cada colaborador ou do setor de forma geral. A prática é vital para a otimização de processos.
Ao realizar o acompanhamento e mensuração do cálculo de produtividade da empresa é possível identificar problemas e oportunidades em cada departamento.
Dessa forma, torna-se viável a realização dos ajustes necessários para ampliar a capacidade da companhia em fazer entregas de qualidade, com economia de recursos e agilidade no cumprimento de prazos.
Tudo isso contribui para que o negócio melhore outros indicadores como satisfação dos clientes e retorno sobre investimento, o que resulta em um aumento da capacidade competitiva dentro do mercado em que atua.
A produtividade é a relação entre o que foi produzido e os recursos utilizados para sua execução. Por exemplo, quanto mais a empresa produz, usando o mínimo de recursos possíveis e entregando a máxima qualidade, mais produtiva ela é. A produtividade pode ser medida ainda pelo tempo gasto durante a tarefa.
Antes de descobrir como calcular a produtividade de uma empresa, é necessário compreender melhor o conceito de produtividade no trabalho e os hábitos de pessoas produtivas.
Dessa forma, ao realizar o cálculo de produtividade de cada colaborador da equipe, considere fatores como a quantidade de horas gastas para realizar uma função, bem como seu valor de produção.
Afinal, um colaborador que entrega tarefas de maneira muito rápida, mas com diversos erros, não pode ser considerado um modelo de produtividade.
E outro que consegue entregar com qualidade, mas com extremos atrasos ou com custos altos, também apresenta problemas de produtividade.
Esses dois exemplos de colaboradores podem atrapalhar os resultados de toda uma equipe, impactando diretamente nos indicadores da empresa!
Leia também: Quais são os indicadores de qualidade e que você deve usar em seu negócio?
Antes de aprender mais sobre como o cálculo de produtividade de uma empresa é vital entender que esse índice precisa ser analisado de diferentes formas, por exemplo, em relação à qualidade, ao custo e ao tempo. Alguns exemplos de KPIs são capacidade de produção, nível de qualidade e retorno sobre o investimento.
Logo, mais de um KPI deve ser usado para medir o desempenho da empresa.
Confira quais são os indicadores que a sua empresa deve se preocupar para o cálculo de produtividade:
Para que você possa conhecer mais sobre os KPIs de produtividade, indicamos que leia também o artigo: 4 exemplos de indicadores de produtividade para otimizar seus resultados.
Para realizar o cálculo de produtividade de uma empresa é necessário aplicar a fórmula que divide a quantidade de produtos, serviços e atividades realizadas pelo número de recursos usados. Outra fórmula, que foca mais no retorno sobre o investimento, é a divisão da receita total pelo custo total.
A fórmula para calcular a produtividade de uma empresa é:
Existe uma variação, de caráter mais financeiro:
PRODUTIVIDADE = receita total ÷ pelo custo total
Partindo desses dois princípios, você pode ainda adaptar a fórmula para diversos campos em sua empresa.
Ou seja, é possível usar o cálculo de produtividade para mensurar a eficiência de um maquinário, assim como calcular a produtividade de um colaborador, por exemplo.
Lembre-se de que, ao considerar o ambiente empresarial, a produtividade pode (e deve!) deixar de ser apenas um conceito a ser definido com base apenas em números frios. Ela também revela como está o clima organizacional do negócio e a satisfação dos colaboradores.
Para usar o cálculo de produtividade da sua equipe, você pode adaptar a fórmula apresentada anteriormente de acordo com as atividades desempenhadas e funções específicas de cada colaborador dentro da empresa. É possível ainda combinar mais de um índice – todos resultantes desse cálculo – para fazer uma análise mais profunda.
Quer usar o cálculo de produtividade de um colaborador responsável pelo atendimento ao cliente?
Podem ser definidos dois índices: um que mede o número de atendimentos realizados por hora e outro que considera os atendimentos feitos com avaliação de qualidade satisfatória pelo cliente.
Nesse caso, veja a análise do João e Pedro pelo índice que considera o número de atendimentos realizados por hora:
Aparentemente Pedro é mais produtivo que João, no entanto, veja esse outro índice de produtividade estipulado, um pouco mais refinado, que considera os atendimentos realizados com avaliação de qualidade satisfatória pelo cliente:
Portanto, a situação se inverte, e João pode ser considerado mais produtivo que Pedro no período se a qualidade for usada como um indicador de performance importante em sua empresa.
Seguindo o exemplo do João e do Pedro, você pode combinar os resultados obtidos com outro índice: a quantidade de reclamações sobre o atendimento.
Neste cálculo de produtividade, basta dividir o número registrado pelas horas trabalhadas no mesmo período. Assim, você consegue avaliar qual colaborador está gerando maior satisfação aos clientes.
É muito importante definir o que é fundamental para os objetivos estratégicos da empresa antes de determinar quais são os indicadores de produtividade.
IMPORTANTE: A produtividade no trabalho de um colaborador deve ser acompanhada com frequência e não esporadicamente. Por isso, é importante ter indicadores de produtividade pré-determinados que ajudem nesse processo.
Para realizar o cálculo de produtividade de equipes é preciso entender alguns fatores antes de aplicar a fórmula, como o cenário atual do mercado e do negócio, as funções e as atividades dos colaboradores, critérios relevantes de avaliação, período de tempo que será medido e comparado e definição dos indicadores.
Antes de sair colocando em prática a metodologia aprendida acima, é importante seguir alguns passos de como calcular a produtividade de um funcionário de forma objetiva e assertiva.
Para evitar erros durante o cálculo de produtividade é importante ter alguns cuidados e ficar atento a alguns fatores: nem todos os aspectos de produtividade podem ser mensurados, é preciso acompanhar os KPIs periodicamente e deve-se implementar ferramentas tecnológicas para facilitar a agilidade e a precisão no trabalho.
Dessa forma, antes de fazer o cálculo de produtividade, é muito importante ter cuidado com alguns aspectos. Listamos os principais, a seguir.
Isso significa que alguns elementos, que não podem ser quantificados em números, também apresentam impacto na produtividade dos colaboradores de uma empresa, como:
Nenhum desses índices deixam de ser relevantes.
Por isso, não desconsidere tais aspectos no momento de fazer a medição de produtividade de um funcionário.
É preciso acompanhar os dados de maneira frequente, afinal, as informações que permitem medir produtividade de equipe precisam ser coletadas de maneira fiel e atualizada.
Mudanças ocorrem no dia a dia da organização e dos colaboradores, logo é fundamental identificá-los com velocidade para que os ajustes necessários possam ser realizados.
Conseguir os dados necessários, bem como realizar um acompanhamento constante dessas informações, demanda muita atenção, tempo e trabalho.
Por isso, procure opções como softwares de registro de dados, planilhas eletrônicas e aplicativos, capazes de auxiliar a confiabilidade dos dados registrados. Assim, pode-se usar menos tempo nessas tarefas.
A Siteware criou o STRATWs One, que é um sistema de gestão de pessoas que acompanha a performance corporativa e permite a gestão de metas individuais e coletivas, oferecendo suporte à tomada de decisão ao monitorar e centralizar os KPIs da empresa.
Realizar o cálculo de produtividade da empresa é fundamental para atingir os resultados desejados e aumentar o faturamento mensal e a vantagem competitiva no mercado. Além disso, é possível identificar gargalos e desafios nos processos operacionais de forma rápida e pontual, conflitos internos e clima organizacional ruim.
A medição de produtividade é uma peça central para garantir que os negócios alcancem os resultados esperados. Para isso, é essencial manter uma equipe formada por profissionais engajados, motivados e produtivos.
A equipe é um reflexo dos colaboradores que a integram!
Por isso, saber como realizar o cálculo de produtividade da equipe e de cada colaborador, a partir de dados comprovados e fugindo de “achismos” ou preferências pessoais, pode proporcionar aos gestores decisões mais acertadas sobre quem manter ou substituir na equipe.
Além disso, ao saber como calcular a produtividade de um colaborador corretamente, você detecta possíveis problemas de eficiência e adota estratégias para diminuí-los.
Vale ressaltar que a produtividade de uma pessoa está muito relacionada ao quanto ele se sente valorizado em seu trabalho.
Apenas medir a produtividade e não elogiar os que se mostram mais eficientes pode afetar todos os esforços da empresa na busca por melhores resultados.
Leia também: Cultura empresarial em trabalho remoto: dicas para você manter a coesão da equipe
Para aumentar a eficácia no trabalho de um colaborador a partir do cálculo de produtividade é preciso reestruturar alguns processos e investir em ações eficientes que mostram que a empresa valoriza e reconhece as suas equipes. Por exemplo, defina metas individuais e coletivas que sejam realistas e atingíveis, reduza as distrações e implemente softwares de gestão.
Preparamos para você algumas dicas que ajudam o processo de recuperação da produtividade da equipe:
Entenda mais, a seguir.
O ser humano é movido a desafios e no ambiente de trabalho não é diferente. Por isso, é importante definir metas individuais e coletivas para a sua equipe se sentir motivada a conquistar o resultado. Elas podem ajudar a aumentar a produtividade de cada profissional.
Essas metas, por sua vez, devem ser desafiadoras, mas alcançáveis. Além disso, para que haja engajamento no alcance desses objetivos, é essencial que a estratégia da empresa esteja clara para todos os colaboradores.
Continue aprendendo: Meta SMART: 5 características para definir uma meta que funcione!
A distração é algo comum na vida do profissional. Além disso, é impossível estar 100% focado e atento a todo o tempo. No entanto, é importante que o gestor tente, ao máximo, diminuir as distrações no dia a dia da equipe.
Nesse sentido, ter menos reuniões desnecessárias e menos mensagens no grupo da equipe pode ajudar. Contate apenas para o essencial!
Ninguém gosta de trabalhar em um ambiente desorganizado, não é mesmo? Se não tiver processos, uma equipe pode demorar muito tempo em tarefas simples, justamente porque não há um padrão de execução.
Por esse motivo, um líder deve estabelecer processos bem-definidos e padrões que devem ser seguidos pela equipe. Em um meio organizado, é possível melhorar a produtividade e entregar melhores resultados.
Nesse cenário, a metodologia 5S pode ser fundamental para te ajudar.
Medir a produtividade é tão importante quanto investir em recursos para aumentá-la. Ao fazer o cálculo de produtividade de cada colaborador e da equipe e avaliar os resultados, é possível identificar onde há um problema e assim buscar por soluções mais eficazes.
Para fazer isso, entretanto, os gestores precisam contar com uma solução tecnológica para fazer a medição de produtividade. Sem isso, fica impossível acompanhar o estado atual da empresa de forma manual.
A tecnologia se tornou indispensável para empresas que buscam fazer mais em menos tempo, aumentando a produtividade de todos os setores e claro, realizar o cálculo de produtividade.
As ferramentas de indicadores de desempenho individual são aliadas a uma gestão de alta performance, pois contribuem com a visualização mais clara e objetiva das metas e dos gargalos pelo caminho.
O ideal é investir em um sistema de avaliação de desempenho individual e coletivo que reúna todos os indicadores em um só local, como o STRATWs One. Ele é um software de gestão de performance corporativa que fornece relatórios completos com métricas e KPIs estratégicos.
Por meio de uma painel de controle em tempo real, o gestor consegue acompanhar a situação da equipe e entender se precisa modificar algo na estratégia adotada.
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