Projetos, prazos, clientes, metas: todos os dias temos muitas informações para gerenciar e vários tópicos a serem concluídos no trabalho. E talvez um dos maiores desafios seja garantir a organização de tarefas para que a rotina flua bem e todas as demandas sejam entregues a tempo e com qualidade.
Saber se organizar, estabelecer prioridades e contar com recursos úteis para tornar a rotina mais simples é essencial para a gestão do tempo, gerenciamento dos projetos e para a qualidade do resultado de tudo isso.
Seja no trabalho ou mesmo no dia a dia pessoal, uma organização de tarefas bem estruturada nos dá mais tranquilidade para cumprir com todos os compromissos e, ainda assim, ter tempo de qualidade para outras atividades.
Neste artigo, apresentamos dicas práticas de como organizar tarefas. Também falamos sobre a importância de conseguir gerenciar todas as suas atividades e compartilhamos uma lista de ferramentas bem interessantes que podem deixar essa missão mais fácil.
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A organização das tarefas nas empresas é um componente fundamental da gestão eficaz, desempenhando um papel crucial na otimização da produtividade, na melhoria da eficiência operacional e na garantia de que os objetivos estratégicos sejam alcançados.
Trata-se de um processo sistemático que envolve a identificação, priorização, atribuição e monitoramento das atividades que precisam ser realizadas dentro de uma organização.
Nesse cenário, a metodologia 5S é uma filosofia de gestão originária do Japão, focada na organização, limpeza e padronização do ambiente de trabalho para melhorar a eficiência e a segurança.
Embora não seja diretamente uma metodologia de organização de tarefas, a implementação dos 5S pode levar a uma melhoria significativa na maneira como as tarefas são realizadas, pois cria um ambiente de trabalho mais organizado, eficiente e agradável.
A organização de tarefas conta com um conjunto de benefícios para as empresas que promovem esse tipo de movimento internamente. São eles:
Se você consegue elencar prioridades e seguir um cronograma coerente com o seu dia, certamente perderá menos tempo com atividades menos importantes, terá as informações de que precisa mais acessíveis e o trabalho vai render mais.
Quem nunca perdeu um prazo ou informação relevante no trabalho porque estava “mergulhado” em várias outras demandas e acabou deixando algo pra trás?
Organizar suas tarefas no trabalho vai te ajudar a nunca mais esquecer aquele relatório ou prejudicar um projeto por não concluir uma tarefa importante.
Todos precisamos de tempo livre, descanso e até mesmo um momento para “não fazer nada”.
Com certeza haverá espaço para tudo isso na sua agenda se a organização de tarefas do dia estiver bem feita.
Bom, agora que você já deve estar convencido dos benefícios do gerenciamento de atividades, vamos seguir com dicas sobre como fazer para organizar tarefas.
Se a sensação de estar soterrado de coisas para fazer e não saber ao certo por onde começar é familiar para você, é sinal de que está na hora de começar a organizar suas tarefas.
A boa notícia é que nós podemos te ajudar e vamos listar abaixo um passo a passo para que você mude agora a realidade da sua rotina e deixe ela mais ágil e organizada.
É isso mesmo. Seja no escritório ou no home office, é impossível pensar em uma boa organização de tarefas se o seu cantinho estiver um caos.
Papel jogado para todo lado, xícaras sujas de café e computador repleto de farelos não vão te ajudar a ser mais organizado e produtivo.
Comece limpando essa bagunça e deixando visível tudo aquilo que você mais utiliza na sua rotina, como canetas, lápis, agenda ou outros itens.
Já falamos sobre como fazer a organização do ambiente de trabalho de forma mais detalhada no artigo, “Organização do ambiente de trabalho: conheça a sua importância e 5 passos para aplicar na prática”. Vale a pena conferir nossas dicas!
Para dar um passo além, indicamos que assista o vídeo abaixo sobre como organizar seu ambiente de trabalho com as técnicas de Marie Kondo, especialista em organização famosa no mundo todo.
Já ouviu aquela frase “se tudo é prioridade, então, nada é prioridade”? Pois ela é verdadeira.
É fundamental compreender a diferença entre o que é prioritário e o que é importante para organizar suas tarefas no trabalho, diariamente.
Senão, você acaba caindo no erro de que “tudo é para ontem” e volta a ficar atropelado entre os afazeres, o que pode te levar a produzir um trabalho de menor qualidade.
Uma boa dica é usar a Matriz de Eisenhower. Embora o nome seja complexo, este é um recurso muito fácil de ser aplicado e muitas empresas utilizam.
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Resumidamente, a ideia é classificar as tarefas que você tem para fazer no trabalho nas seguintes categorias:
Fonte: For People
Falar sobre organização de tarefas no trabalho, em geral, é algo que envolverá mais pessoas. Afinal, o trabalho em equipe é essencial e pauta a elaboração de rotinas e processos.
Por isso, é importante construir um plano para atingir as metas, alcançar bons resultados e cumprir as atividades que precisam ser realizadas.
Neste sentido, duas coisas são importantes para que o trabalho não se perca ao longo do tempo: prazos e responsáveis.
Todo o time precisa estar bem informado deste plano e, desta forma, fica mais fácil para que cada um consiga se orientar.
Ao conhecerem suas responsabilidades e a finalidade de cada projeto, cada funcionário fará sua própria organização de tarefas dentro de seu escopo e deadline.
Leia mais: Plano de ação: como montar um em 7 passos para uma empresa
Se você já sabe quais são as atividades mais urgentes, fica mais simples de programar toda a sua rotina antes mesmo de começar a trabalhar. Distribua suas demandas com antecedência.
Começar o expediente ciente do que vem pela frente vai te ajudar, inclusive, a lidar com imprevistos com mais tranquilidade e saber onde eles podem ser “encaixados” no planejamento.
Aos poucos, você vai desenvolvendo seus próprios métodos de organização no trabalho.
Sabemos que a rotina de trabalho é dinâmica e, portanto, ela pode mudar a cada dia. São novas demandas ou processos que chegam e saem. Desta forma, revisar seu planejamento é indispensável.
Revise sua lista de prioridades rotineiramente e reveja o que estabeleceu para o dia seguinte, para a próxima semana e, eventualmente, até para o próximo mês.
Ter um bom gerenciamento da rotina de trabalho não significa somente listar atividades, mas também desenvolver um olhar estratégico sobre ela, a fim de checar se está coerente com os objetivos da sua empresa.
Atualmente, a organização de tarefas depende de uma ferramenta de apoio. A boa notícias é que não faltam boas opções de recursos que podem ajudar.
Você tem liberdade para saber qual organizador de tarefas tem mais o seu estilo.
É claro que sua boa e velha agenda de papel pode estar sempre à postos, mas, hoje em dia, existem inúmeros aplicativos com funcionalidades interessantes. E é possível explorar estes recursos a fim de tornar seu dia mais produtivo.
Esse é um assunto que rende muito conteúdo, portanto, falaremos melhor dele nos próximos parágrafos.
Leia também: 5 técnicas de produtividade nas organizações para começar a melhorar seus resultados agora mesmo
Um bom organizador de tarefas é um aplicativo ou plataforma que te ajuda a distribuir suas demandas e atividades, seja no dia a dia profissional ou mesmo nos seus afazeres domésticos.
Existem, atualmente, várias opções de programas como esse. Afinal, se tornar cada vez mais organizado e produtivo é uma meta comum a muitas pessoas.
A seguir, apresentamos quatro opções de organizadores de tarefas amplamente conhecidas – talvez você já até utilize pelo menos uma delas. Então continue lendo e escolha a sua preferida!
Em tempos de home office e inúmeras reuniões online, não é segredo para ninguém que o Google Agenda é muito fácil e prático de usar.
Nele, você consegue organizar suas tarefas do dia, programar lembretes com minutos ou horas de antecedência e, claro, marcar reuniões.
Além disso, a ferramenta pode ser sincronizada com outras plataformas que são bem conhecidas no meio corporativo, como Slack e Asana, que são ideais para comunicação interna e gestão de projetos, respectivamente.
No Google Agenda, você também consegue consultar o calendário dos seus colegas de time, por exemplo, para agendar eventos, reuniões e atividades em comum.
O Trello é queridinho de muita gente e se tornou muito popular por ter uma interface de fácil compreensão, além de usabilidade bem amigável.
No Trello, você consegue separar as atividades a serem cumpridas por assuntos ou temas, sempre tendo a possibilidade de marcar o prazo para conclusão, além de criar etiquetas que facilitam a organização de tarefas, como “Urgente” ou “Importante”, por exemplo.
Pelo Trello, também dá para adicionar e marcar os responsáveis por cada tarefa. Desta forma, o app é uma ótima opção para gerenciar o trabalho em equipe.
O Todoist ajuda você e sua empresa a:
O Todoist mostra ao usuário tarefas que estão atrasadas ou atividades que precisam ser realizadas naquele dia.
Assim como o Google Agenda, você já pode deixar programada uma atividade recorrente, como, por exemplo, uma reunião de área que ocorre semanalmente.
Importante ressaltar que o aplicativo não oferece todos os recursos na versão gratuita.
Você também pode usar o Evernote para fazer sua organização de tarefas. Com o aplicativo, que funciona como um “caderno online”, dá para criar:
Ele também é uma boa alternativa para quem busca uma plataforma para que a equipe toda possa acompanhar as atividades de um projeto.
Assim como o Google Agenda, o Evernote também oferece a possibilidade de integração com outros aplicativos de gestão da rotina de trabalho.
Implementar uma rotina mais produtiva é o caminho mais rápido para atingir suas metas e alavancar a performance da sua equipe e, consequentemente, da sua empresa. No início, pode ser que seja difícil adquirir novos hábitos como estes que citamos aqui no texto, mas, aos poucos, tudo fica mais natural.
E, com o passar do tempo, você vai conseguir enxergar na prática os benefícios de ter uma organização de tarefas efetiva e coerente, que indique o tempo e esforço a serem destinados para cada atividade.
Dentro de uma empresa, a organização de tarefas depende de outro aspecto fundamental: a comunicação.
Logo, se torna indispensável a implementação de um sistema de comunicação interna que compartilhe informações e poupe tempo do seu time.
Para isso, você pode contar com o STRATWs One, com um sistema de comunicação interna para:
A ferramenta disponibiliza a divulgação da performance para a equipe, de forma automatizada. Contribuindo para a transparência e alinhamento do time em torno do planejamento estratégico e do que é urgente e importante para a organização de tarefas.
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