Ouça o conteúdo sobre controle de processos e aproveite!
O controle de processos é essencial para gestores que buscam melhorar o resultado de suas empresas otimizando recursos e aumentando a produtividade.
Isso é fundamental para quem quer competir de igual para igual no mercado e colocar em outro patamar a estratégia mais importante atual: oferecer uma experiência encantadora e um excelente atendimento ao cliente.
Só para destacar a importância dessa experiência, de acordo com uma pesquisa recente, 54% dos clientes disseram sentir que a empresa os trata como segundo plano, priorizariam as empresas que se importam com sua experiência.
E o controle de processos pode garantir uma melhoria contínua, bem como uma melhor alocação dos recursos financeiros e humanos da organização. O principal objetivo é reduzir falhas e padronizar as atividades e operações.
E se você está buscando mais conhecimento sobre o assunto, veio ao lugar certo. Nesse post vamos falar sobre o que é o controle de processos, bem como implementá-lo dentro do seu negócio. Boa leitura!
Antes, confira este e-book 100% gratuito que a Siteware preparou para você:
O controle de processos consiste em criar, analisar e melhorar os métodos usados em todos os departamentos de uma empresa, otimizando os resultados, reduzindo custos e aprimorando a gestão como um todo. O seu objetivo é ampliar a lucratividade da organização.
Por meio dele, a empresa se adapta mais rapidamente às oportunidades e ameaças do mercado, gerando mais valor ao cliente e identificando as atividades do negócio que não estão ajustadas às metas estabelecidas.
Portanto, o controle de processos não se refere apenas à prevenção, mas também à recorrência de erros, e à padronização. Tudo isso visando a melhoria contínua dentro de um empreendimento.
O controle de processos deve ser feito para que uma empresa tenha uma padronização na qualidade dos produtos e serviços oferecidos para seus clientes, fortalecendo assim, a sua marca frente aos consumidores.
Um bom exemplo disso é o McDonald’s. Em qualquer restaurante da rede que você for, a qualidade do produto será exatamente a mesma. Para isso acontecer, há um rígido controle de processos dentro da rede.
O grande diferencial, é justamente essa padronização. Por isso, quando bem feito, o controle de processos colabora para o gestor definir bem os papéis e responsabilidades, encontrar falhas em tempo real, e criando melhorias contínuas.
O objetivo central do controle de processos é otimizar os sistemas e fluxos de trabalho, melhorando a performance da empresa para o atingimento das metas estratégicas da empresa e objetivos traçados pelos seus gestores.
Isso permite à organização se adaptar mais facilmente às novas exigências e necessidades dos consumidores, na velocidade que elas se apresentam.
Para isso, são usados recursos tecnológicos e automação industrial. O resultado é um aumento da produtividade, assim como uma melhoria na qualidade dos produtos e serviços.
Por meio de um bom controle de processos, os gestores acompanham o andamento das atividades e tomam decisões com base em indicadores reais.
Veja a diferença entre processos e projetos:
O maior benefício do controle de processos é entregar produtos com mais rapidez e maior qualidade para os consumidores. Além disso, ele permite aos gestores reduzirem custos em todas as etapas existentes em uma organização.
Fora isso, podemos citar que o controle de processos ainda proporciona:
Como o controle de processos elimina o retrabalho, ele reduz o tempo da produção em qualquer etapa, o que automaticamente gera mais produtividade.
Além do mais, a automação aumenta a capacidade de entrega dos colaboradores e reduz os erros, pois oferece mais segurança para todos os funcionários envolvidos.
Isso quer dizer que há mais entregas em menos tempo, e não só a empresa ganha, como também os próprios consumidores que são agraciados com mais eficiência.
Veja outras dicas essenciais para aumentar a sua produtividade:
Uma vez que o retrabalho é eliminado há redução de custos. Afinal, a empresa não paga por erros cometidos e o tempo do funcionário é usado para outras atividades.
Quando se trata de processos diretos da linha de produção, a melhoria na gestão de processos traz redução de custos diretos no produto.
Por exemplo, se um produto antes produzido em uma hora passa a ser confeccionado em 54 minutos, ele teve uma redução de 10% no tempo de produção, e consequentemente terá 10% a menos de absorção de custos fixos.
Como o controle de processos minimiza os erros humanos, há uma melhora na qualidade dos produtos e serviços prestados.
Afinal, há menos erros que são repassados para o produto. Só para dar um exemplo, com um bom controle de processos industriais de confecção de camisetas, dificilmente o produto chegará ao consumidor com alguma falha no corte.
Outra vantagem do controle de processos é que há mais padronização na execução das atividades. E mesmo em caso de troca de pessoas em um departamento o trabalho não fica comprometido.
Até porque, os processos seguem um sistema pré-determinado, facilitando o entendimento de quem vai executá-los.
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Existem alguns tipos de controle de processo que amparam a tomada de decisão garantindo a melhoria contínua dos fluxos de trabalho, bem como as entregas da empresa. Dentre os principais estão:
O mapeamento de processos é o desenho de todos os fluxos de trabalho da empresa, identificando graficamente as interações e responsabilidades de cada setor.
A construção desse mapa permite a discussão de novas alternativas para melhorar o fluxo de trabalho e entregar o serviço com mais agilidade e qualidade.
Já o controle do mapeamento faz com que os gestores identifiquem problemas e oportunidades de melhorias nos pontos de maior tensão, bem como nos processos mais falhos.
Em outras palavras, ele transmite a informação, esclarece papéis e responsabilidades, orienta a definição de metas e criação de KPI´s e ajuda a melhorar o controle de processos.
BPM é a sigla para Business Process Management. A sua tradução literal é Gerenciamento de Processos do Negócio, sendo ele um conjunto de técnicas que melhora os processos envolvidos na oferta de um produto ou serviço.
Em linhas gerais, é uma ferramenta que analisa os processos de acordo com os objetivos estratégicos da organização, permitindo que as equipes trabalhem em maior sintonia para melhorar continuamente as entregas.
Pode-se dizer que o BPM melhora a percepção de valor do cliente, otimiza tempo e recursos e orienta o gestor na tomada de decisão.
O controle estatístico permite aos gestores identificar falhas nos fluxos de trabalho, sendo essa uma ferramenta crucial no controle de processos.
Afinal, é através de indicadores que os gestores medem e identificam os processos em desconformidade com a empresa.
Vale dizer que o controle estatístico permite analisar a causa do problema. Ele é a melhor maneira do gestor identificar as falhas, e criar estratégias para que não se repitam.
Qualquer gestor pode controlar os processos de uma empresa implementando uma gestão de processos. Para isso basta seguir os 5 passos que separamos logo abaixo.
A primeira coisa que você precisa fazer para controlar os processos é desenhá-los. Isso serve para todo o fluxo de atividades de uma empresa.
É por meio do fluxograma que será possível compreender quais pessoas estão envolvidas em cada uma das etapas, e definir onde se quer chegar. Ou seja, como ficarão os processos após esse trabalho.
Um método usado nesta fase é a notação BPMN que é uma representação gráfica com uma linguagem compreensível para todos os colaboradores.
Através dela os gestores criam uma documentação padronizando os processos para posteriormente começarem a controlá-los.
Com a ajuda de um bom sistema, fica mais fácil otimizar a padronização dos processos da sua empresa. Inclusive, é possível torná-los automáticos, o que evita erros, reduz custos e facilita o trabalho.
Além disso, a plataforma centraliza as informações, tornando-as acessíveis a todos os colaboradores e envolvidos em tempo real. E isso não diz respeito apenas aos processos ligados à produção.
Qualquer processo administrativo como gestão financeira, controle de estoques, recursos humanos, é beneficiado com a automatização dos processos.
Não há como melhorar os processos sem compreendê-los profundamente. E a melhor maneira de fazer isso é através de indicadores de performance que orientem essa análise.
Entenda que o controle só pode ser realizado com base em dados reais, pois, caso contrário não será possível comparar os processos documentados. Esses indicadores podem ser os mais variados, como:
Enfim, quanto mais indicadores você extrair do seu negócio, mais amplitude terá acerca dos processos da empresa, possibilitando ainda mais melhorias.
Uma vez definidos os indicadores é necessário monitorá-los. Somente assim você encontra falhas e corrige-as rapidamente para evitar aumento de custos e perda na produtividade do negócio.
Em vista disso, os gestores precisam se debruçar sobre os KPI’s que por outro lado devem estar alinhados com os objetivos estratégicos da organização. A ideia aqui é promover a melhoria contínua para os produtos e serviços ganharem mais competitividade no mercado.
Por fim, será preciso atualizar de tempos em tempos o mapeamento dos processos. Até porque eles podem mudar. Portanto, entenda que o mapeamento só será útil se ele for atualizado constantemente.
Inclusive, a atualização permite a criação de novos indicadores, uma vez que os anteriores podem cair em desuso com o tempo.
Um sistema de controle de processos é uma estrutura fundamental para empresas que buscam operar de maneira mais eficiente e oferecer soluções de qualidade aos clientes. Essencialmente, trata-se de um conjunto de procedimentos, ferramentas e tecnologias utilizados para monitorar, gerenciar e otimizar os processos de negócios contínuos de uma organização.
O objetivo principal de um sistema de controle de processos é garantir que as operações da empresa sejam realizadas de forma eficaz, eficiente e consistente, alinhando-as com os padrões de qualidade e as metas estratégicas da organização.
No coração de um sistema de controle de processos está a ideia de monitoramento e regulagem contínua. Isso significa acompanhar o desempenho dos processos em tempo real, identificar desvios ou ineficiências e implementar correções quando necessário. Essa abordagem proativa ajuda a prevenir problemas antes que eles se tornem críticos, garantindo que os processos permaneçam alinhados com os objetivos desejados.
Um aspecto crucial de um sistema de controle de processos é a coleta e análise de dados. Através de indicadores de desempenho chave (KPIs), as empresas podem medir aspectos críticos de seus processos, como velocidade, qualidade, custo e satisfação do cliente.
Além disso, a tecnologia desempenha um papel vital em sistemas de controle de processos modernos. Soluções como software de gestão de processos de negócios (BPM), sistemas de planejamento de recursos empresariais (ERP) e ferramentas de análise de dados ajudam a automatizar, monitorar e analisar processos de negócios.
Diante do exposto é possível ver que para controlar os processos é necessário contar com um bom sistema. Ainda mais dependendo da complexidade da empresa.
Organizações de porte maior possuem um volume grande de processos e dados que podem ser gerenciados de maneira automática.
Por isso, um sistema dá mais segurança e precisão ao monitoramento, visto que os processos estão mapeados, modelados e serão executados dentro de uma plataforma.
Como consequência há menos perdas, falhas humanas, e o controle de processos fica mais rápido, permitindo que os objetivos estratégicos da organização sejam alcançados com muito mais facilidade.
Dependendo do sistema, ele pode ser acessado em tempo real de qualquer lugar. Com isso, mesmo quando o gestor se ausenta da empresa por algum motivo, ele continua ligado no desempenho da sua equipe.
Um sistema de ponta apoia o controle de processos em todas as suas etapas como mapeamento, execução, monitoramento, análise e gerenciamento dos processos, com foco na melhoria contínua.
Portanto, tendo um bom sistema ao seu alcance, o gestor consegue:
Em outras palavras, um bom sistema é o parâmetro necessário para garantir mais efetividade no momento de implantar o controle de processos dentro da empresa.
Para encontrar um bom sistema de controle de processo, é preciso primeiramente mapear os fluxos de atividade do seu negócio. Somente depois disso é que você terá uma visão mais apurada sobre suas necessidades.
Com base nelas dá para encontrar no mercado algumas opções de softwares que automatizam os processos da sua organização melhorando o desempenho de toda a equipe.
E um software de indicadores que desdobra as estratégias do seu negócio, conectando projetos, executando planos de ação, e delegando tarefas em um só lugar é o STRATWs One, da Siteware.
Com ele você tem uma tomada de decisão mais assertiva e feita com base em dados confiáveis. Afinal, os relatórios estão disponíveis a qualquer momento, conectando os dados de desempenho ao seu plano de ação.
O resultado é uma visão mais ampla dos projetos, bem como da estratégia do próprio negócio. Além de se livrar das planilhas e garantir uma otimização maior do tempo para toda a equipe.
Como consequência o seu time trabalha em maior sintonia, maior produtividade e integração por meio de uma gestão unificada. Ficou interessado? Solicite uma demonstração grátis:
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