Quantas atividades são executadas dentro da sua empresa ao longo de um dia? Essa é uma pergunta difícil de responder, especialmente se considerarmos que cada departamento tem suas atribuições e se a organização não possui nenhuma ferramenta de acompanhamento e gestão de tarefas. Entretanto, sem um controle de tarefas adequado, a gestão do negócio pode correr riscos, como:
Para evitar que tudo isso aconteça, é essencial que você, como gestor, aprenda como ter o controle de tarefas da equipe e não no sentindo de realizar microgerenciamentos, mas sim de ter visão das tarefas e consiga responder a primeira pergunta do início deste conteúdo.
Para te ajudar nessa missão, organizamos um guia completo sobre o assunto. Por isso, continue lendo e descubra por onde começar a fazer o controle de tarefas.
A Matriz RACI é uma ferramenta que ajuda diretamente na organização e atribuição de tarefas. A Siteware preparou um template 100% gratuito para você. Baixe agora:
O controle de tarefas é o processo de listar, organizar e acompanhar o andamento das atividades da empresa. Inclui a definição e o acompanhamento das ações que devem ser feitas, quem é o responsável e qual o prazo para execução.
O gerenciamento também engloba o monitoramento das atividades que devem ser realizadas por cada equipe e profissional. Para isso, você deve:
Em suma, o controle de tarefas faz parte das ações necessárias ao gerenciamento da rotina de trabalho eficiente de qualquer gestor dentro de uma empresa que está preocupada em otimizar as sua organização e gestão de tarefas.
A Matriz de Eisenhower é uma ferramenta de priorização da gestão de tarefas que pode ajudar na gestão do seu tempo. A Siteware preparou um template 100% gratuito. Baixe agora:
Mas, afinal, por que fazer o controle de tarefas é um processo importante para o negócio?
Como falamos na introdução deste artigo, no dia a dia corporativo, os profissionais lidam com uma extensa lista de afazeres, e sem um bom controle, é bastante provável que algumas atividades sejam esquecidas.
Além disso, sem uma boa organização não há priorização das ações que precisam ser executadas, o que pode resultar em retrabalho ou em atraso das entregas mais urgentes.
Em outras palavras, a falta de acompanhamento causa uma desorganização geral nos setores. O resultado é o aparecimento de problemas críticos em áreas estratégicas da organização, como sucesso do cliente, produtividade e economia de recursos.
Do outro lado dessa moeda, estão os benefícios da gestão das atividades, diretamente relacionados à organização e ao melhor aproveitamento da equipe de trabalho.
A lista de vantagens do controle de tarefas inclui:
Entendido o que é e quais são as vantagens de fazer o controle de tarefas, seguimos para a próxima etapa: colocar tudo em prática.
Contudo, muito antes de escolher o melhor gerenciador de tarefas para sua empresa, é indispensável seguir algumas etapas relacionadas ao planejamento da gestão dos projetos, o que inclui:
A seguir, entenda o que fazer em cada uma dessas fases.
O primeiro passo para um melhor controle de tarefas da equipe é conhecer as atividades a serem realizadas.
Essa listagem deve ser feita dentro de cada departamento, liderada por seus gestores.
Inclua tudo o que estiver pendente e o que deve ser realizado para que um projeto seja executado.
Por exemplo, sua empresa precisa desenvolver um site para um cliente? Então, a equipe do projeto precisa ser reunida e uma lista de tarefas deve ser criada.
Logo, é importante que você pense em cada etapa que precisa ser cumprida para que a entrega seja de qualidade. Essa lista deve estar visível a todos os envolvidos.
Lembre-se de destrinchar cada atividade, transformando um processo em uma sequência de tarefas menores e executáveis. Elas precisam estar descritas para que o acompanhamento seja de fato eficiente e que nenhuma função seja esquecida.
Por exemplo, dentro de um projeto de uma campanha de marketing para lançamento de produto, ao invés de criar uma tarefa “criação de post para rede social”, quebre essa ação em atividades realizáveis como:
Perceba que as etapas relacionadas à produção ficam mais claras para gestores e profissionais. Todo mundo sabe o que está sendo feito no momento e o que deve ser realizado em seguida.
Em especial projetos com muitas etapas, e muito complexos, como os relacionados a desenvolvimento de software, devem ter suas etapas totalmente esmiuçadas.
Vale destacar que não apenas o setor de projetos deve atuar no controle de tarefas que a equipe executa.
Ao contrário, setores administrativos, como financeiro e RH, também precisam organizar suas ações para que elas sejam executadas com eficiência.
Leia também: Os 6 benefícios da gestão do tempo e produtividade no trabalho
Depois de criar um checklist com tudo o que precisa ser realizado por uma equipe, é hora de definir a ordem de prioridade dessas ações.
Afinal, existe uma sequência lógica para a execução das atividades dentro da empresa. Além disso, existem atribuições que exigem mais urgência.
Observe as tarefas e organize a prioridade delas. O que deve ser realizado primeiro?
Ao estabelecer prioridades, você reduz as chances de atraso ou retrabalho, o que é fundamental para o bom funcionamento da organização, satisfação dos clientes, motivação e produtividade da equipe.
A Matriz de Eisenhower ajuda nessa priorização. Veja um exemplo dessa metodologia:
Na gestão de tarefas, chegou a hora de distribuir as atividades entre os membros do time, ou seja, entre aqueles que vão, de fato, colocar as ações em prática e executá-las.
Para tanto, é essencial que você, como gestor, tenha conhecimento sobre as habilidades de seus liderados e saiba fazer essa distribuição de forma inteligente e igualitária.
Nesse sentido, torna- se imprescindível ter atenção para não sobrecarregar alguns colaboradores e deixar outros com tempo muito livre.
Aproveitar o que cada colaborador tem de melhor não significa que eles não devem ser desafiados a realizarem outras atividades, dentro da sua especialidade.
Quando bem trabalhado, esse tipo de proposta ajuda a promover a motivação e engajamento.
Afinal, mesmo sendo muito bom em uma determinada atividade, é comum que os profissionais queiram desenvolver novas habilidades e realizar tarefas que sejam diferentes.
Em outras palavras, nem todos os colaboradores gostam de desenvolver a mesma tarefa repetidamente, todos os dias.
Logo, variar a distribuição de tarefas pode aumentar a motivação dos profissionais envolvidos, o que impacta a produtividade.
É isso o que aponta uma pesquisa realizada pela Right Management, que constatou que funcionários motivados podem produzir até 50% a mais.
Uma dúvida muito comum dos gestores é sobre a definição do deadline para a execução de uma atividade.
Afinal, quanto tempo é ideal para que o colaborador execute uma tarefa definida?
É claro que cada demanda leva o seu próprio tempo para ser executada. O ideal é que você faça o acompanhamento do tempo que os colaboradores usam para executar cada atividade. Com essa informação em mãos, é possível usar a medida para definir deadlines no futuro.
Os melhores gerenciadores de tarefas do mercado oferecem recursos que permitem o acompanhamento do tempo gasto na realização de uma atividade.
É relevante destacar que essa gestão também vai contribuir para o estabelecimento de prazos mais realistas junto aos stakeholders envolvidos, evitando deadlines muito curtos, que sobrecarregam a equipe e reduzem a qualidade de entrega, ou que exigem que haja um atraso no que foi combinado.
Saber o tempo gasto por sua equipe para realizar as tarefas necessárias, também evita que sejam compartilhados com o comprador prazos muito longos, que podem fazer a empresa perder esses consumidores para um concorrente com deadline mais curto.
Além de medir o tempo que cada atividade precisa para ser executada com qualidade e máximo aproveitamento de recursos, é indispensável distribuir e definir um prazo para cada tarefa que será realizada.
A gestão de tempo e de prazo é uma das etapas mais importantes do controle de tarefas, afinal, influencia a rotina da empresa e a satisfação dos clientes.
Montar um cronograma completo de um projeto, considerando todas as etapas e seu prazo, contribui para que você tenha uma visão geral de cada fase e possa, como gestor, acompanhá-las de forma mais eficiente.
Se você tem muitas dúvidas sobre como fazer o acompanhamento das horas de trabalho do seu time, indicamos que leia artigo, “Técnicas de gestão do tempo: a solução para melhorar seu rendimento”.
Como controlar tarefas da equipe? Sem dúvida a forma mais eficiente para isso é contar com uma ferramenta especializada.
A tecnologia deve ser encarada como uma importante aliada da empresa em todos os processos, e não seria diferente no controle de tarefas.
Sistemas para gestão de atividades ajudam você a manter uma sequência lógica de tarefas, criar um backlog com as que ainda deverão ser iniciadas e organizar o que deve ser feito como prioridade.
Elas também permitem a definição de quem é o responsável por cada atividade, qual o prazo de entrega e o status atual.
Algumas ferramentas de gestão de projetos mais conhecidas são:
Com essas seis etapas, que vão desde o planejamento até o uso da tecnologia, você tem um poderoso passo a passo para controlar as tarefas da empresa e alcançar os benefícios associados a isso.
Três das ferramentas apresentadas anteriormente atual na gestão de tarefas no formato Kanban.
O Kanban é um modelo de gestão ágil que funciona a partir de um quadro dividido em colunas. As tarefas da empresa devem ser distribuídas por ele, para a fácil visualização do status de cada atividade.
É possível dividir essas colunas da maneira que você desejar e que fizer mais sentido para os processos da sua empresa.
Na imagem abaixo, você tem acesso a um modelo clássico de gestão dentro do Kanban, dividindo as atividades entre:
Ao invés de uma quadro branco e post-its, atualmente esse board pode ser criado dentro de uma das ferramentas que listamos acima, como Trello.
Essa é uma maneira simples de realizar o controle de tarefas, tornando o processo bastante visual e transparente.
Dentro das ferramentas, você pode delegar os responsáveis para cada atividade, seus prazos e incluir informações importantes para a execução.
O controle de tarefas é um componente essencial da gestão de projetos e operações do dia a dia em qualquer empresa. No entanto, enfrentar os desafios que surgem neste contexto é parte integral do processo. Vamos explorar alguns dos desafios mais comuns e como eles podem ser superados.
A sobrecarga de tarefas ocorre quando há mais trabalho a ser feito do que a capacidade disponível. Isso pode levar ao esgotamento da equipe e à queda na qualidade do trabalho. Para superar isso, é crucial priorizar tarefas, seja por meio de ferramentas como matriz GUT ou de Eisenhower, com base em sua importância e urgência.
Utilizar ferramentas de gerenciamento de projetos para delegar eficientemente e assegurar que cada membro da equipe tenha uma carga de trabalho gerenciável também é fundamental.
Às vezes, as tarefas não são claramente definidas ou comunicadas, resultando em confusão e trabalho duplicado. Estabelecer metas claras e especificar 9como mandam as metas SMART) os resultados esperados para cada tarefa pode resolver isso.
Assegurar que todos tenham acesso a uma plataforma centralizada onde as tarefas e responsabilidades são explicitadas ajuda a manter todos na mesma página.
Sem um sistema confiável para rastrear o progresso, é fácil perder de vista o status das tarefas. Implementar um sistema de gerenciamento de projetos que forneça visibilidade em tempo real do progresso de cada tarefa e permita ajustes em tempo hábil é uma forma eficaz de lidar com este desafio.
Mudar a maneira como as tarefas são gerenciadas pode encontrar resistência da equipe. A chave para superar a resistência é envolver a equipe no processo de mudança desde o início, oferecendo treinamento adequado e destacando os benefícios que a nova abordagem trará.
Às vezes, as tarefas podem se desviar dos objetivos maiores da empresa. Manter o alinhamento requer revisões regulares das tarefas e objetivos da empresa, ajustando as tarefas conforme necessário para garantir que elas contribuam para os objetivos de longo prazo.
A falta de ferramentas adequadas pode tornar o controle de tarefas ineficiente. Investir em software de gerenciamento de tarefas que seja intuitivo e escalável pode simplificar a atribuição, o rastreamento e a execução das tarefas.
Aprender como controlar tarefas exige a capacidade de comunicação entre gestores e todos da equipe.
Por isso, ter ao seu lado um sistema de comunicação interna é indispensável para uma boa gestão de pessoas, projetos e para alcançar benefícios como:
Isso sem contar nos benefícios como melhor aproveitamento de recursos e fim de problemas de retrabalho ou falhas na realização de uma atividade por falta de comunicação.
Entre os múltiplos recursos do STRATWs One, a ferramenta da Siteware, a ferramenta oferece um sistema de comunicação interna completo, ideal para organizações que desejam otimizar a troca de informações, coletar, integrar e monitorar relatórios personalizados sobre os resultados da equipe.
A plataforma permite a criação de reuniões dentro do sistema, para desenvolver tarefas e designá-las para cada profissional do time.
Além disso, entre os benefícios e recursos do softwares estão:
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