Clique no player para ouvir nosso conteúdo “O que é compliance nas empresas? Veja a importância e 9 vantagens:
Saber o que é compliance nas empresas é, hoje, uma urgência para se adequar à demanda por mais transparência, responsabilidade e honestidade com clientes, parceiros e até mesmo concorrentes.
Isso porque não é incomum ver notícias, no Brasil e no mundo, sobre a corrupção em vários segmentos econômicos. Nesse cenário, diversas empresas têm sua imagem e reputação fragilizadas em função do comprovado envolvimento com ações ilícitas, tanto no nível de negócios como na esfera política.
Assim, o conceito de compliance visa gerar valor ao negócio e assegurar a sobrevivência da empresa, minimizando os impactos financeiros, legais e de imagem ocasionados por fatores como:
Você tem dúvidas sobre o que é e como funciona o compliance nas empresas? Então, continue a leitura e saiba mais sobre esse conceito importante e qual o objetivo na prática.
To comply, em inglês, é um verbo que significa estar de acordo com a regra, o que explica grande parte do conceito. No caso, o significado do termo compliance tem relação com a conduta da empresa e sua adequação às normas dos órgãos de regulamentação e legislações.
Dessa forma, esse conceito abrange todas as políticas, regras, controles internos e externos aos quais a organização precisa se adequar. E, adequando-se ao compliance, suas atividades estarão em plena conformidade com as normas reguladoras e leis aplicadas aos seus processos.
Tanto a pessoa jurídica (empresa) como as pessoas físicas que nela trabalham, inclusive fornecedores de interesse, precisam se comportar de acordo com as regras dos organismos reguladores.
Ter um sistema de gestão que reúna todas as informações importantes da empresa em um único lugar é crucial para seguir as regras do compliance! Para te ajudar, preparamos uma lista com os 7 melhores softwares de gestão empresarial do mercado. Confira!
Além disso, devem garantir o fiel cumprimento dos instrumentos normativos internos. Afinal, somente desta forma a empresa estará em compliance ambiental, trabalhista, financeiro, de segurança do trabalho, operacional, contábil etc..
Estamos falando, portanto, de uma estratégia geral, aplicável em todo o negócio, mas é importante mencionar que existem diferentes tipos de compliance, que atuam diretamente em ações e setores da organização.
O STRATWs One pode ser uma ferramenta valiosa para ajudar as empresas a estarem em compliance de várias maneiras.
Isso porque a ferramenta da Siteware permite que as empresas documentem e acompanhem suas políticas e procedimentos internos. Isso é crucial para garantir que todos os colaboradores sigam as diretrizes estabelecidas, ajudando a manter a conformidade com as regulamentações aplicáveis.
Além disso, a solução facilita a realização de auditorias internas, permitindo que as empresas mantenham registros detalhados de suas operações e controles. Esses registros podem ser facilmente acessados e analisados durante auditorias externas, demonstrando conformidade com regulamentações e normas de mercado.
Outro ponto importante é que a ferramenta promove a transparência e a comunicação dentro da empresa. Dessa forma, com STRATWs One, todas as partes interessadas podem ter acesso às informações relevantes sobre conformidade, facilitando a colaboração e a tomada de decisões informadas.
O objetivo do compliance nas empresas é garantir a conformidade com leis, regulamentos e padrões éticos externos e internos. A proposta é evitar práticas ilegais, multas, litígios e danos à imagem da empresa.
Poder afirmar que a empresa está em compliance estratégico é, por si só, uma estratégia fundamental de negócios. Significa que existe transparência e um elevado grau de maturidade de gestão.
Em paralelo, mostra que os gestores e equipes dominam os processos e procedimentos, implementados e executados com efetiva conformidade política, comercial, trabalhista, contratual e comportamental.
Por outro lado, não estar em compliance significa correr grandes riscos desnecessariamente, que podem levar a perdas financeiras, patrimoniais, de mercado e muitas outras.
É preciso refletir e aprimorar a gestão, ajustar a forma como as informações são tratadas e como as pessoas se comportam no dia a dia. Isso contribui para alcançar nível de excelência em compliance independentemente do segmento de atuação e tamanho da empresa.
A área de compliance em uma empresa é crucial para garantir que a organização esteja em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis, além de seguir normas éticas e práticas de governança corporativa. A responsabilidade por compliance geralmente é distribuída entre vários níveis e funções dentro da organização, cada um com papéis específicos e complementares:
O Conselho de Administração e os executivos sêniores têm a responsabilidade última pelo compliance na empresa. Eles definem o tom no topo, estabelecendo a importância do compliance e da ética como elementos centrais da cultura corporativa. Eles também são responsáveis por aprovar políticas de compliance e garantir que recursos suficientes sejam alocados para as atividades de compliance.
Em muitas organizações, há uma posição dedicada chamada Oficial de Compliance ou Chief Compliance Officer (CCO). Esta pessoa é responsável por supervisionar e gerenciar programas de compliance em toda a empresa. O CCO trabalha para garantir que a empresa, seus funcionários e suas operações estejam em conformidade com as regulamentações do setor, além de políticas internas.
Eles também são responsáveis por identificar e gerenciar riscos de compliance, conduzir treinamentos e promover uma cultura de ética e conformidade.
Algumas empresas possuem um departamento de compliance dedicado, liderado pelo CCO. Este departamento é responsável pela implementação e manutenção do programa de compliance, que inclui desenvolvimento de políticas, condução de treinamentos, monitoramento da conformidade e resposta a violações. O departamento também realiza auditorias regulares e avaliações de risco para garantir que a empresa esteja continuamente em conformidade.
O departamento jurídico também ajuda a interpretar as leis e regulamentos, aconselha sobre questões legais de compliance e ajuda na elaboração de políticas internas. Já a auditoria interna verifica de forma independente a aderência aos padrões de compliance e outras controles internos, ajudando a identificar áreas de risco.
A responsabilidade pelo compliance não se restringe apenas aos líderes ou a um departamento específico; ela se estende a todos os funcionários da empresa. Cada funcionário tem a responsabilidade de entender e seguir as políticas e procedimentos de compliance relevantes para suas funções. Eles também são encorajados a reportar qualquer suspeita de violação das políticas de compliance.
O compliance interno diz respeito ao cumprimento de políticas, procedimentos e normas estabelecidos dentro da própria organização. Isso inclui:
Já o compliance externo envolve a conformidade com leis, regulamentos e normas estabelecidos por entidades externas à organização. Isso inclui:
Existem algumas divergências sobre o número correto de tipos de compliance, mas, de maneira geral, podemos dividi-los em 7:
Veja detalhadamente cada um deles!
Este é um dos tipos de compliance mais delicados e complexos, pois inclui as obrigações fiscais de uma empresa. Em alguns negócios, costuma ser distorcido com o intuito de sonegar impostos ou gerar “economia” de custos, mas também por falta de conhecimento.
Isso porque existem muitos tributos municipais, estaduais e federais, questões de balanço e demais taxas aplicadas de maneira diferente para produtos e nichos distintos.
E, para evitar gastos desnecessários, com pagamentos errados e multas, é vital fazer uma avaliação correta e contar com especialistas tributários e fiscais.
Trabalhista é outro tipo de compliance muito importante para empresas de todos os nichos e portes. Afinal, para operar, é preciso contar com colaboradores, correto? E o registro destes funcionários deve estar de acordo com a legislação e os direitos trabalhistas.
Neste caso, a liderança e o setor de RH, precisam garantir o bem-estar de todo time, segurança, saúde no ambiente de trabalho e ferramentas adequadas para sua atuação.
O compliance trabalhista, portanto, evita que a empresa tenha problemas judiciais, assim como acidentes. Isso garante maior produtividade, engajamento e, ainda, ajuda a reter talentos.
Neste tipo de compliance nas empresas, estão inclusas todas as diretrizes relacionadas à ética no ambiente de trabalho, transparência e conformidade com leis anticorrupção, cartel em licitações, abusos e demais condutas irregulares.
Essas são situações que devem ser evitadas para garantir uma boa imagem no mercado e gerar mais confiabilidade para a marca.
Com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras diretrizes relacionadas à crescente utilização de ferramentas tecnológicas, o compliance de proteção de dados ou de TI é um dos mais buscados atualmente.
Em linhas gerais, as empresas precisaram se adequar rapidamente às normas de manipulação, captura, análise, armazenamento e descarte de dados. Por sinal, falhas neste sentido podem gerar punições, sanções, multas e até paralisação das atividades.
Você com certeza ouviu falar recentemente sobre ESG (Environmental, Social and Governance), correto? Trata-se da quinta onda de inovação, que visa integrar o meio ambiente, as questões sociais e a governança corporativa para fomentar empresas mais sustentáveis e responsáveis.
Essa onda surgiu devido à urgência em balancear elementos fundamentais para a sociedade, mas que, por muitos anos, se repeliram. Naturalmente, muitas leis e regulamentações foram desenvolvidas para controlar os impactos corporativos no ambiente e na sociedade.
Para garantir a conformidade legal e aplicar o compliance ambiental, as empresas devem criar estratégias e práticas que minimizem os efeitos negativos e maximizem as ações agregadoras.
Este tipo de compliance é exclusivo para empresas do nicho da saúde, como hospitais, farmácias, consultórios e clínicas. E, para aplicá-lo, é necessário estar atento à gestão de riscos, determinações de preços e condutas éticas.
Entre as ações que mais prejudicam a reputação da empresa no mercado e podem gerar altos prejuízos financeiros estão as fraudes e os desvios. Logo, o compliance financeiro atua para evitar estas ocorrências, garantindo transparência e conformidade em todos os atos.
Para isso, é fundamental monitorar e controlar os balanços, o caixa, os ativos e todas as movimentações financeiras do negócio.
O conceito não tem uma origem exata em termos de data, mas começou a ganhar destaque nas últimas décadas do século XX, à medida que as empresas e as instituições financeiras enfrentavam desafios regulatórios cada vez maiores e a necessidade de manter práticas comerciais éticas se tornava mais evidente. O fortalecimento das regulamentações e a preocupação com a responsabilidade corporativa contribuíram para a evolução do campo de compliance.
Além disso, o termo “compliance” em si passou a ser mais amplamente utilizado na linguagem empresarial e legal a partir dos anos 2000, à medida que a importância da conformidade regulatória e ética se intensificou.
Desde então, programas de compliance têm sido implementados em muitas organizações para garantir que elas atendam a todas as obrigações legais e éticas, evitando assim riscos legais, financeiros e reputacionais.
Compliance e auditoria interna são duas funções distintas, mas relacionadas, dentro de uma organização, que têm o objetivo de garantir a conformidade com leis, regulamentos e padrões, bem como melhorar a eficiência e a eficácia das operações
Dessa forma, o foco principal do compliance é assegurar que a organização esteja em conformidade com todas as leis, regulamentos, políticas internas e padrões externos relevantes o tempo todo e de maneira constante.
Já a auditoria interna atua de maneira pontual e esporádica. Ela envolve a revisão e avaliação crítica de todas as atividades e processos da organização, incluindo as áreas financeira, operacional e de conformidade. O objetivo é melhorar a eficácia dos controles internos, a gestão de riscos e a governança corporativa.
Além disso, os auditores internos realizam revisões independentes e objetivas dos processos internos da organização. Eles avaliam os controles internos, identificam falhas ou lacunas e recomendam aprimoramentos.
Na prática, o compliance deve considerar os regulamentos e diretrizes relacionados a cada área e processo da organização. Assim, os gestores podem estabelecer políticas internas, regulamentos e melhores práticas para garantir transparência, segurança, responsabilização e atualização contínua.
Nossa sociedade está sempre evoluindo e, com isso, as normas e leis podem se alterar com o tempo. Nesta perspectiva, vale lembrar que a aplicação eficiente do compliance nas empresas assegura a atualização e o cumprimento das obrigações legais.
Já vimos até aqui que o compliance nas empresas envolve a conformidade com leis e normas de órgãos regulamentadores. Sendo assim, o conjunto de práticas dedicadas a estas ações é denominado Programa de Ética e Compliance Empresarial. Na prática, ele se dedica a todas as áreas que possam apresentar irregularidades que afetem o desempenho e a reputação da empresa.
O programa, portanto, abrange não somente as obrigações legais da empresa, mas também as regras e os valores que compõem cada instituição e que podem ser violadas.
Leia também: Governança corporativa e compliance: os 6 maiores desafios para as empresas
Para começar, o departamento deve contar com uma boa equipe. Assim, a liderança, chamada de CCO (Chief Compliance Officer), precisa ser escolhida criteriosamente.
Além dela, serão necessários assistentes e analistas. Em grandes empresas, por exemplo, a divisão pode se estender a coordenadores ou gestores, que dividem as responsabilidades da área.
Após os treinamentos aplicáveis, a equipe estará preparada para colocar o compliance em prática.
Algumas de suas principais funções serão:
Ter uma área de compliance na empresa traz diversos benefícios. Alguns deles são:
Para aplicar e fazer a gestão de compliance na empresa, é preciso definir uma série de políticas.
Primeiramente, o programa deve ser elaborado por uma equipe ou um departamento específico dentro da organização, que se torna responsável por desenvolver, coordenar e monitorar suas atividades.
Ao criar o departamento, é necessário já ter desenvolvido um código de conduta, que alinha a missão, visão e os objetivos globais da companhia às práticas de compliance.
Este código de conduta deve ser disseminado pela empresa por estratégias de comunicação interna eficazes. Por exemplo, estimular a prática de denúncias diante de má conduta por meio de um canal seguro e sigiloso, também chamada de auditoria.
Inclusive, a execução do código de conduta é algo imprescindível para obter bons resultados. Portanto, dê o exemplo: os colaboradores espelham as atitudes deles nas de seus superiores.
Por fim, é importante ressaltar o perigo que as empresas correm ao participar de atos imorais ou ilegais e até mesmo fazer “vista grossa” ao ver algo de errado.
Lembre-se: um ato isolado ou um grande esquema podem acabar com a reputação e o sucesso da empresa da mesma maneira!
Um ponto fundamental da gestão de compliance nas empresas envolve a definição das políticas e regras.
Resumidamente, as políticas são diretrizes amplas que posicionam as atitudes e os valores da empresa em relação a temas como:
Já as regras de compliance são o detalhamento das normas e procedimentos que devem ser seguidos em cada uma das políticas do mesmo.
E, agora que você já sabe o que é compliance nas empresas, confira algumas dicas para desenvolver sua política interna:
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Essa solução também favorece o engajamento de colaboradores, aumenta a produtividade e melhora a governança da organização! Assim, será muito mais fácil fazer a gestão de compliance em seu negócio.
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