Se preferir, ouça o nosso artigo sobre 5W2H e aproveite!
A busca por uma maior produtividade e entrega de qualidade em planos de ação é uma das grandes preocupações da maioria dos profissionais. Para suprir essa necessidade, muitos profissionais fazem uso de metodologias e ferramentas para ajudá-los, como o 5W2H.
Por meio de perguntas simples, essa ferramenta auxilia você a organizar e realizar e organizar a gestão do tempo no seu trabalho. Criar planos de ação eficazes e, quando acompanhada de outras soluções, até mesmo identificar suas prioridades.
Neste artigo, te explico o que é essa metodologia, o que significa 5W2H e como aplicá-la para trazer melhores resultados. Continue a leitura e confira!
Saiba mais:
A ferramenta 5W2H é um método de gestão utilizado para a elaboração de planos de ação de forma estruturada e detalhada. Seu nome é derivado das iniciais de sete diretrizes em inglês que ajudam a definir claramente todos os aspectos de um plano de ação ou projeto.
Quando as pessoas usam o 5W2H, a ideia é padronizar e garantir que as ações tenham o necessário para funcionar.
Um exemplo prático: ao perceber um problema na linha de produção, é construído um plano de ação sem a utilização do 5W2H. Por conta da falta de uma padronização, os envolvidos podem esquecer a data para encerrar o plano ou quanto a resolução do problema vai custar, sendo essas, duas das 7 diretrizes do 5W2H.
Dessa forma, as sete perguntas visam ajudar os profissionais a desenvolverem o planejamento de projetos, estratégias ou atividades, com praticidade e clareza. Seguindo essa lógica, todos os envolvidos conseguem entender melhor o que se espera deles.
O 5W diz respeito às cinco diretrizes que começam, em inglês, com a letra W:
Já o 2H se refere às duas perguntas iniciadas com a letra H, em inglês:
Ao fazer o uso do 5W2H para construir um plano de ação, por exemplo, a lógica é que perguntas sejam respondidas em cada etapa, garantindo assim que todas as informações necessárias para a execução estejam disponíveis. Confira agora o que deve ser respondido:
A ferramenta 5W2H é importante para o meio empresarial porque ajuda a planejar e executar projetos, tarefas e atividades de forma eficiente, ágil e eficaz. Ela é uma metodologia simples, porém poderosa, que auxilia na definição clara de objetivos, responsabilidades e prazos, o que é fundamental para o sucesso de qualquer empreendimento.
Leia também: O que é e como fazer um plano de ação 5W2H?
Para aplicar essa metodologia, utiliza-se, geralmente, uma planilha 5W2H, com as perguntas (o que, por que, onde, quem, quando, como e quanto) listadas na primeira coluna. Assim, as respostas explicativas são colocadas na segunda coluna.
Também podemos encontrar diversas ferramentas voltadas para a gestão de planos de ação no mercado, como a solução STRATWs One, da Siteware.
Assim, o importante é ter um documento em que tudo esteja bem organizado, de maneira que as informações não gerem dúvidas ou ambiguidades.
Outro ponto relevante é compartilhar o plano. Por isso, não se esqueça de liberar o acesso aos documentos, sejam planilhas eletrônicas ou arquivos de texto.
Dessa maneira, qualquer membro da equipe poderá consultar as respostas de cada uma das perguntas quando quiser e de onde estiver, deixando a comunicação muito mais ágil e confiável.
E, caso seja feita alguma modificação no planejamento, ela automaticamente será atualizada nos documentos compartilhados. Com isso, todos estão sempre a par das últimas novidades, evitando-se erros e confusões.
Para usufruir de todos os benefícios da metodologia, você não pode ter medo de ser detalhista. Ao especificar bem as respostas, você diminui as chances de ocorrer equívocos de interpretação ou erros de atribuição.
A empresa XYZ, que tem experimentado um crescimento significativo, identificou a necessidade de implementar um novo sistema de gestão de projetos para melhorar a colaboração entre as equipes e otimizar a execução dos projetos. O atual método de gerenciamento de projetos está desatualizado e não atende mais às necessidades da empresa em expansão.
A seguir, confira um exemplo de como a ferramenta 5W2H pode ser aplicada para planejar a implementação do novo sistema de gestão de projetos:
Implementação de um novo sistema de gestão de projetos.
Para melhorar a eficiência na gestão de projetos, facilitar a colaboração entre as equipes, e garantir a entrega dos projetos no prazo e dentro do orçamento.
A implementação ocorrerá em todas as divisões da empresa XYZ, com foco inicial na sede e posterior expansão para os escritórios regionais.
Início previsto para o próximo trimestre, com uma duração total de 6 meses para a implementação completa e treinamento da equipe.
A equipe de TI liderará a implementação técnica, enquanto os líderes de projeto de cada departamento serão responsáveis por coordenar o treinamento e a transição para suas respectivas equipes.
Orçamento estimado de R$50.000 que inclui a aquisição do sistema, treinamento da equipe, e recursos para possíveis ajustes e personalizações durante a fase de implementação.
Com o plano 5W2H em mãos, a empresa XYZ pode agora proceder com uma implementação estruturada e bem planejada do novo sistema de gestão de projetos. Cada aspecto do plano é claro e direto, garantindo que todos os envolvidos compreendam suas responsabilidades, os prazos e os objetivos a serem alcançados.
Aliás, esse método é apenas um de muitos modos de se desenvolver planos de ação. Existem muitos outros e, portanto, disponibilizamos este vídeo para que você conheça alternativas ao ciclo 5W2H.
O sistema 5W2H pode ser utilizado sempre que você iniciar uma nova atividade na empresa.
Não importa o grau de complexidade: a técnica por ser aplicada em ações simples, como contratar um novo software para a equipe, ou mais complexa, como um projeto que levará meses.
Seja qual for o propósito, percebe-se que a metodologia é uma ferramenta de produtividade extremamente versátil, podendo ser empregada em empresas de todos os portes, de forma ágil e prática.
Tenha em mente que o sistema não exige treinamentos intensos: basta responder suas sete perguntas e pronto – nasce assim um ótimo plano de ação!
E se quiser saber mais sobre como fazer um plano de ação, baixe nosso planilha gratuita:
E, depois de entender esses aspectos, o colaborador se sente confiante e percebe que não tem nenhum segredo em como aplicar essa técnica. É só seguir respondendo o questionário de forma objetiva, mas sem esquecer de nenhum detalhe importante.
Como você pôde perceber, o sistema 5W2H pode ser feito em uma planilha ou até em uma folha de papel. Entretanto, não podemos esquecer de que a tecnologia é a principal aliada para o alinhamento de um time e para o bom funcionamento de uma empresa.
Dessa forma, a dica de ouro é contar com um sistema de planejamento estratégico. Seus recursos visuais ajudam a organizar os passos desta metodologia, turbinando os resultados e facilitando a adaptação dos colaboradores com a metodologia.
Esse sistema de gestão empresarial permite o acompanhamento integrado do desempenho corporativo em relação às metas, o que também colabora para a tomada de decisão.
Percebeu como o sistema 5W2H pode ser impulsionado com a tecnologia? Então, você precisa conhecer o STRATWs One, um software que permite aos gestores organizarem sua rotina de trabalho com base nas sete perguntas.
Com ele, você melhora o gerenciamento e o engajamento de todo o time. Não deixe de conferir!
Levando pessoas e empresas mais longe.
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