O método Kanban é uma abordagem ao processo evolutivo e ao sistemas de mudança em uma organização. Graças aos seus inúmeros benefícios, ele se tornou um dos métodos mais queridinhos e aplicados dentro de empresas e equipes que estão em busca de melhorar os seus processos.
Para se ter ideia, segundo uma pesquisa do The State of Agile a adoção das metodologias ágeis cresceu aproximadamente 86 % em 2021.
Assim, se você até tem um ótimo fluxo de tarefas e atividades, mas o que está sendo feito não tem gerado valor, então o seu trabalho está sendo em vão.
Interessado em saber mais sobre esse método e como ele tem ajudado empresas a melhorares os seus processos e torná-los muito mais eficientes? Então continue a leitura sobre o método Kanban e confira!
O sistema Kanban é uma metodologia visual de gerenciamento de fluxo de trabalho que ajuda a organizar e otimizar processos, garantindo eficiência e minimização de desperdícios. Ele utiliza um quadro dividido em colunas que representam diferentes etapas de um processo, como “A Fazer“, “Em Progresso” e “Concluído“.
No entanto, é importante destacar que esse sistema com três colunas é o “básico padrão“. Muitas empresas e times, podem acrescentar colunas de acordo com as necessidades do grupo. Uma área que precisa de aprovação, por exemplo, pode incluir uma coluna para ter visualmente para todos que determinada entrega está parada porque está na coluna de aprovação.
Dessa forma, cada tarefa é representada por um cartão, que é movido entre as colunas conforme o trabalho avança. Isso permite que a equipe visualize o estado de cada tarefa, identifique gargalos e mantenha o fluxo de trabalho contínuo e equilibrado.
Kanban é amplamente utilizado em diversos setores, incluindo a manufatura e o desenvolvimento de software, para melhorar a gestão de projetos e a produtividade das equipes.
Quer conhecer outras metodologias ágeis como o Kanban? Assista ao nosso vídeo no qual te contamos quais são as principais metodologias ágeis e como aplicá-las:
Kanban é um método de gerenciamento visual de fluxo de trabalho que surgiu no Japão na década de 1940, desenvolvido pela Toyota como parte de suas práticas de produção enxuta (lean manufacturing). Após a Segunda Guerra Mundial, a Toyota enfrentava grandes desafios para se recuperar e competir com as empresas automobilísticas dos Estados Unidos.
A necessidade de melhorar a eficiência e reduzir desperdícios era crucial para a sobrevivência e crescimento da empresa.
Taiichi Ohno, um engenheiro industrial da Toyota, foi um dos principais responsáveis pelo desenvolvimento do Sistema Toyota de Produção (TPS). Ohno se inspirou em supermercados dos Estados Unidos, onde os clientes pegavam produtos das prateleiras conforme a necessidade, e os funcionários reabasteciam as prateleiras de acordo com a demanda.
Essa observação levou Ohno a criar um sistema semelhante na linha de produção da Toyota, onde a reposição de peças e componentes só ocorria quando havia uma necessidade real.
O termo “kanban” significa “cartão” ou “sinal” em japonês. No contexto da produção, esses cartões eram utilizados para sinalizar a necessidade de reposição de materiais e componentes. Cada estação de trabalho na linha de produção tinha um conjunto de cartões kanban que indicavam quando mais peças eram necessárias.
Quando uma estação utilizava as últimas peças de um lote, o cartão correspondente era enviado para o fornecedor ou para a estação anterior, sinalizando que mais peças eram necessárias. Esse sistema ajudava a controlar o fluxo de produção, evitando excessos de estoque e garantindo que a produção ocorresse apenas quando houvesse demanda.
Embora ele tenha surgido na indústria, o Kanban hoje é utilizado em diversas áreas e por isso, podemos considerar que ele pode ser aplicado em qualquer local de trabalho que possua um fluxo. A seguir, alguns exemplos:
Embora sejam muito utilizados (inclusive de modo complemetar) Kanban e Scrum são visões bastante diferentes. O Kanban, por exemplo, é um método. Já o Scrum é o que chamamos de framework. Não entendeu? Te explico:
Scrum é uma estruturada, baseada em ciclos de trabalho chamados “sprints“. Um sprint é um período fixo, geralmente de duas a quatro semanas, durante o qual uma quantidade específica de trabalho deve ser concluída. No início de cada sprint, a equipe planeja quais tarefas serão realizadas, e no final, há uma revisão para avaliar o progresso e ajustar o planejamento para o próximo sprint.
Dessa forma, o Kanban pode ser incorporado como um método para visualizar quais tarefas estão sendo puxadas pela equipe e quais já forma finalizadas, por exemplo.
Como o Scrum é muito mais complexo, você pode ser mais sobre ele no nosso artigo sobre.
Parece bom senso, certo? Mas a maioria de nós é programada para associar valor àquilo que começa a desenvolver. Dessa forma, o método Kanban nos lembra de parar de começar várias tarefas e começar a concluir.
Existem, no método, 9 pontos que você precisa saber. Eles estão divididos entre quatro princípios básicos (como você precisa pensar) e cinco propriedades (o que você precisa fazer).
Confira as quatro principais regras básicas do método kanban:
O método Kanban não receita um procedimento específico. Você pode aplicá-lo sobre o workflow existente em sua empresa para trazer clareza aos seus problemas e você possa introduzir mudanças positivas ao longo do tempo. Assim, se torna muito fácil implementar o método, pois você não precisa fazer muitas mudanças.
Esta é uma abordagem à gestão da mudança que foi desenhada para obter o mínimo de resistência. Deste modo, o método incentiva mudanças evolutivas e incrementais no seu sistema atual que sejam pequenas e contínuas. Mudanças radicais são evitadas, pois geralmente encontram grande resistência.
O método reconhece o valor existente nos processos, papéis, responsabilidades e títulos existentes, você tem pontos no seu modo de fazer as coisas que funcionam bem e devem ser preservados. O método não proíbe a mudança, mas não a faz necessária também. Se você quiser fazer mudanças, que sejam incrementais, pois estas não geram medo que pode ser impeditivo do progresso. Pequenas alterações no curso são mais fáceis do que alterar o processo completamente.
“Os três primeiros princípios foram criados para evitar a resistência emocional à mudança” – David J Anderson
Esta atitude é encorajada por várias metodologias e o Kanban não é exceção. Você não precisa ser um supervisor/coordenador ou um executivo para ser um líder. Algumas das lideranças mais inspiradoras surgem na linha de frente da sua equipe, através de atitudes diárias de “pessoas comuns”. Todos devem alimentar um mindset de melhoria contínua para atingir a melhor performance enquanto equipe/departamento/empresa. Esta não deve ser uma atitude apenas da gerência.
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Você deve entender o que é preciso para levar um item do pedido à entrega. O objetivo do método Kanban é fazer mudanças positivas para otimizar o fluxo de trabalho em sua empresa. Somente após entender como o fluxo de trabalho funciona no momento, você pode começar a pensar em melhorá-lo fazendo os ajustes necessários.
Efetuar mudanças antes de entender o cenário é como colocar o carro à frente dos bois e pode levá-lo a fazer escolhas que sejam, no melhor caso, inúteis e, no pior caso, prejudiciais.
O modo mais comum de visualizar seu workflow é utilizando cartões e colunas, onde estas representam passos do seu fluxo.
É importante lembrar que não existe um workflow correto ou categorias corretas para os seus projetos. O método Kanban não indica um fluxo específico, se conversarmos com 5 pessoas de 5 empresas diferentes, provavelmente, encontraríamos 5 workflows distintos.
Limitar a quantidade de atividades em desenvolvimento implica em um sistema de “troca de faixa” em partes ou em todo o fluxo.
O ponto fundamental é que a quantidade de tarefas em andamento em cada etapa do fluxo seja limitada e que o trabalho novo “mude de faixa” para a próxima etapa, assim que houver disponibilidade. Essas restrições iluminarão com mais rapidez as áreas mais problemáticas do seu workflow para que você possa identificar e resolver os problemas. Limitar as tarefas em andamento é um dos pilares principais da metodologia Kanban.
O objetivo de criar um sistema de processos Kanban é criar mudanças positivas. Mas antes de criar mudança, você deve sabe o que mudar. Você descobre o que mudar ao entender como o seu fluxo está correndo, analisar as áreas problemáticas onde o trabalho evolui menos e definir as mudanças para, então, implementá-las.
Repita o processo para ver qual efeito suas mudanças tiveram sobre seu sistema, pois é preciso saber se as mudanças tiveram impacto positivo ou negativo sobre o que queria mudar. É um ciclo sem fim.
Você não consegue melhorar algo que não entende. O processo precisa ser definido, publicado e socializado – explícita e sucintamente. Sem um entendimento explícito de como as coisas funcionam e como o trabalho é feito, qualquer discussão acerca de problemas tende a ser emocional e subjetiva.
Quando todos compreendem o que você está fazendo agora e quais são seus objetivos, você pode começar a tomar decisões que lhe movam em uma direção positiva. As escolhas serão mais racionais, empíricas e as discussões dos problemas mais objetivas. Desse modo, você facilita o consenso acerca de sugestões de melhorias.
Melhoria contínua é uma parte-chave do uso correto do processo Kanban. Se você não está melhorando continuamente, mas faz todas as outras partes do método Kanban, você está fazendo isso errado.
Quando os times têm um entendimento compartilhado sobre o trabalho, o fluxo, processos e riscos, fica mais fácil para que possam construir uma compreensão única do problema e sugerir medidas de melhoria que são propostas em consenso.
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Embora o método Kanban seja muito relacionado com uma aplicação 100% adaptável a diferentes cenários, existem dois tipos muito comuns, que são:
esse é o tipo original de Kanban, desenvolvido como parte do Toyota Production System (TPS) na indústria manufatureira. O Kanban de Produção é usado para gerenciar o fluxo de produção em uma fábrica ou linha de montagem.
Ele envolve o uso de cartões ou sinais visuais para controlar o fluxo de peças e materiais, garantindo que apenas a quantidade necessária de produtos seja produzida, evitando o excesso de estoque e reduzindo o desperdício.
Cada cartão Kanban representa um determinado item ou quantidade de itens, e quando um cartão é retirado de um contêiner ou local de armazenamento, ele sinaliza a necessidade de repor esse item.
O Kanban de Tarefas é uma adaptação do método Kanban para gerenciar fluxos de trabalho em ambientes de projeto, desenvolvimento de software, gerenciamento de tarefas e outras áreas onde o trabalho é realizado em etapas.
Em vez de peças físicas, as “tarefas” ou unidades de trabalho são representadas por cartões ou notas em um quadro visual. Cada cartão representa uma tarefa ou item de trabalho a ser realizado, e o quadro visual mostra as colunas que representam os diferentes estágios do processo (por exemplo, “A fazer”, “Em progresso” e “Concluído”).
Os membros da equipe movem os cartões pelo quadro à medida que trabalham nas tarefas, seguindo os princípios do Kanban, como limitar o trabalho em progresso e manter o fluxo constante.
Com a modernização e digitação dos processos das empresas, o kanban também foi levado para o digital. Hoje, é possível contar contar com softwares de gestão que apoiam as organizações com quadro kanban, promovendo uma melhor gestão à vista em empresas que precisam lidar com funcionários em diferentes partes do mundo, trabalhando de maneira online e assíncrona.
A seguir, construí um passo a passo para te ajudar a implementar o método kanban na sua empresa:
Para começar, é essencial compreender o que é o método Kanban. Nesse caso, será importante treinamento por parte das lideranças e também dos colaboradores para que todos possam estar “falando a mesma língua”.
Muitas empresas costumam capacitar as lideranças e os próprios líderes auxiliam os colaboradores, no entanto, isso não precisa ser lei, já que é possível contratar uma consultoria para ajudar todos ao mesmo tempo, por exemplo.
Colocando a mão na massa, antes de criar seu quadro Kanban, você precisa entender como as tarefas fluem atualmente na sua empresa.
Faça uma análise do processo atual, identificando as etapas pelas quais uma tarefa passa desde o início até a conclusão. Isso é fundamental para criar um quadro que reflita o fluxo de trabalho real.
Você pode, por exemplo, anotar as etapas em um papel ou usar uma planilha para mapear visualmente o processo e identificar possíveis gargalos que podem estar atrasando a entrega das tarefas.
Com o processo definido, é hora de montar o quadro Kanban. Escolha um local visível para todos na equipe, como uma parede do escritório, ou opte por um software digital, se preferir uma solução online.
Comece desenhando colunas que representem as etapas do seu fluxo de trabalho. Inicialmente, mantenha algo simples, com colunas como “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”.
Mais tarde, você pode adicionar colunas intermediárias para refinar ainda mais o processo. O importante é que o quadro seja claro e fácil de entender por toda a equipe.
Agora, cada tarefa ou item de trabalho deve ser representado por um cartão. Esses cartões precisam ter informações essenciais, como a descrição da tarefa, quem é o responsável por ela e o prazo para conclusão.
No início, você pode criar cartões para as tarefas já existentes e colocá-los na coluna correspondente ao estágio atual do trabalho.
À medida que novas tarefas surgem, elas devem ser adicionadas na coluna “A Fazer” e, conforme o trabalho progride, mova os cartões pelas colunas apropriadas. Essa movimentação ajuda a visualizar o andamento do trabalho e facilita a identificação de possíveis obstáculos.
Um dos princípios fundamentais do Kanban é limitar a quantidade de trabalho em progresso (WIP) para melhorar o foco e a eficiência da equipe. Para implementar isso, defina quantas tarefas podem estar em cada coluna ao mesmo tempo.
Por exemplo, você pode decidir que na coluna “Em Progresso” só podem haver até três tarefas simultaneamente. Esse limite força a equipe a finalizar tarefas antes de iniciar novas, evitando que o trabalho se acumule e que o processo fique congestionado.
Com o tempo, você pode ajustar esses limites conforme a equipe se adapta ao método.
Com o quadro em uso, é importante monitorar regularmente o fluxo de trabalho. Observe como as tarefas se movem pelo quadro e identifique se há alguma coluna onde os cartões tendem a se acumular. Esse acúmulo pode indicar um gargalo no processo.
Realize reuniões curtas e frequentes com a equipe para revisar o progresso e discutir possíveis melhorias. Durante essas reuniões, vocês podem identificar ajustes necessários, como mudar os limites de WIP ou adicionar novas colunas para refletir melhor o fluxo de trabalho.
O Kanban é uma abordagem que incentiva a melhoria contínua. Isso significa que o processo nunca está “finalizado”. À medida que você coleta informações sobre o fluxo de trabalho, use esses insights para otimizar os processos, ajustar os limites de WIP e melhorar a eficiência.
Por exemplo, se perceber que uma determinada etapa sempre demora mais do que as outras, você pode investigar as causas e buscar soluções para agilizar esse ponto.
Adote uma mentalidade de aprendizado constante e ajuste contínuo, mantendo o quadro Kanban como uma ferramenta dinâmica que evolui junto com as necessidades da equipe e da empresa.
O método Kanban oferece várias vantagens em diversos contextos, seja na manufatura, desenvolvimento de software, gerenciamento de projetos ou em outras áreas onde o fluxo de trabalho é importante. Dessa forma, algumas das principais vantagens da utilização do Kanban na rotina das empresas incluem:
O Kanban fornece uma visão clara e visual do fluxo de trabalho, permitindo que todos os membros da equipe entendam onde as tarefas estão no processo. Isso facilita a identificação de gargalos e a tomada de ações para melhorar o fluxo de trabalho.
O Kanban é altamente adaptável e pode ser aplicado em diferentes contextos e ambientes de trabalho. Ele não impõe uma estrutura rígida, permitindo que as equipes personalizem o método de acordo com suas necessidades específicas.
Ao limitar o trabalho em progresso, o Kanban ajuda a evitar a sobrecarga de tarefas e permite que a equipe mantenha um foco maior na qualidade do trabalho em vez de na quantidade.
Como o Kanban fornece métricas e indicadores visuais, as equipes podem tomar decisões informadas com base em dados reais, em vez de suposições. Isso melhora a eficiência e a produtividade.
O Kanban incentiva a cultura de melhoria contínua, onde as equipes estão constantemente procurando maneiras de aprimorar o processo de trabalho. Os membros da equipe são encorajados a identificar problemas e implementar soluções de forma proativa.
A abordagem visual do Kanban facilita a comunicação entre os membros da equipe, pois todos podem ver o que está acontecendo no processo de trabalho de forma clara e transparente.
Ao eliminar desperdícios e melhorar a eficiência, o Kanban pode levar a um aumento da produtividade e da entrega de valor mais rápida aos clientes.
O Kanban permite que os membros da equipe tenham um papel ativo no processo de melhoria contínua, aumentando seu engajamento e satisfação no trabalho.
O Kanban ajuda a eliminar o desperdício de recursos, como tempo e materiais, ao garantir que apenas o trabalho necessário seja realizado. Isso reduz o estoque desnecessário, evita retrabalho e economiza recursos.
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Dessa forma, caso as coisas não estejam no caminho certo, mudanças podem ser realizadas rapidamente.
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