O que é workflow? Descubra agora para que ele serve e como utilizar

Você já ouviu falar em workflow ou, simplesmente, fluxo de trabalho? Essa é sua tradução em português, que resume de forma precisa a importância de trabalhá-lo. Mas como assim?

É simples. Para que uma empresa se destaque, é essencial investir na rotina administrativa. Desde o início da prospecção de clientes, passando por todas as atividades até chegar no pós-venda.

Portanto, entender o que é workflow e como aumentar sua qualidade é um fator primordial para que a empresa seja bem-sucedida em seus processos, reduzindo erros durante o caminho e os otimizando constantemente.

Neste artigo você vai aprender um pouco mais sobre a importância da tecnologia workflow e como ela pode te ajudar. Continue lendo!

Leia também: O que é gestão de projetos e processos e como implementar

Como funciona o workflow?

Na prática, o workflow se baseia em um conjunto de atividades executadas com um objetivo em comum, que é entregar o serviço da sua empresa com qualidade, independentemente de qual seja ou para quem esteja destinado.

Para isso, é importante que cada passo até o produto final seja executado e repassado para o próximo colaborador coerentemente.

Dessa forma, as atividades interligadas da organização podem ser feitas e monitoradas de forma manual ou automatizada.

Elas podem ser desde a passagem de dados e informações relevantes entre os colaboradores até procedimentos sequenciais que garantam o êxito da entrega de um produto.

O importante é que exista um conjunto de regras que guiem as ações de todas as pessoas envolvidas nesse passo a passo.

É como criar uma receita de bolo para a execução dos processos com o objetivo de evitar que o fermento seja esquecido e percebido apenas na hora de servir!

Quais são as vantagens de um sistema de workflow?

As vantagens mais pontuadas pela utilização de um workflow são:

• Simplificação e agilização dos processos;
• Aumento da cooperação e do engajamento dos colaboradores envolvidos;
• Melhoria do processo de decisão e do planejamento estratégico;
• Melhoria contínua dos processos pela eliminação de erros e falhas;
• Divisão eficaz do trabalho entre a equipe;
• Diminuição de desperdícios;
• Acesso a dados e informações importantes em tempo real;
• Promoção da cultura organizacional.

Quais tecnologias apoiam o workflow?

A tecnologia é um diferencial no desenvolvimento de um bom workflow. Por meio dela, é possível garantir uma comunicação transparente e fluida entre os envolvidos nos processos, sejam eles do mesmo departamento ou não.

Combinados a isso, o planejamento e controle das atividades dá uma visão mais abrangente do que está acontecendo na empresa. Dessa maneira, os colaboradores ficam cada vez mais conectados e atualizados sobre os processos.

Com um software preparado para apoiar o fluxo de trabalho, como softwares de gestão ou BPMs, é possível acompanhar todos esses dados dos processos e suas atribuições à equipe responsável por eles, além de engajar os colaboradores e aumentar a interação entre eles.

Pela análise do cruzamento de dados e informações, soluções de melhoria podem ser utilizadas para reduzir gargalos encontrados nas operações. Para isso, softwares que contam com metodologias de gestão da qualidade saem na frente na hora da escolha.

Utilizando metodologias como o Ciclo PDCA, Diagrama de Ishikawa ou Análise de Pareto, por exemplo, o nível de conhecimento da equipe sobre os processos aumenta exponencialmente. Além do que, reconhecer a causa dos problemas e solucioná-los se torna muito mais rápido e claro.

Conclusão

Independentemente da ferramenta que sua empresa escolher para apoiar o desenvolvimento do seu workflow, é essencial entender que os processos são de extrema importância por si só.

Eles, junto com as pessoas da sua equipe, são a base que sustentam o crescimento do seu negócio. Processos bem analisados e monitorados são o primeiro passo para clientes mais satisfeitos e, consequentemente, mais fiéis ao seu serviço.

Portanto, foque na melhoria contínua das atividades e processos da organização e veja seu negócio decolar!

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Ele possui um módulo de Oportunidades de Melhoria, que conta com metodologias como Diagrama de Ishikawa, Ciclo PDCA e outras ferramentas da qualidade que auxiliam as empresas a otimizarem continuamente seus processos.

Além disso, ele possui um gerenciador de tarefas que mostra, em tempo real, como suas atividades estão divididas entre a equipe e como se encontra o desenvolvimento de cada uma delas.

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