Clique no player para o ouvir a narração do nosso post sobre o que é folha de verificação!
Talvez nunca tenha ouvido falar no termo “folha de verificação”, mas trata-se de uma ferramenta de gestão da qualidade em processos muito importante. Afinal, está diretamente relacionada aos dados reais de processos na empresa.
Como sabemos, a coleta de dados é parte importante de uma boa gestão e de um planejamento estratégico eficientes. Em determinados momentos, a análise de um dado pode mostrar oportunidades de melhoria. Ou, também, mostrar erros e problemas, o que ajuda na percepção do que deve ser feito para evitá-los.
Acontece que muitas vezes a forma como se coleta esses dados pode ser bem difícil. Nessa hora, a folha de verificação aparece como uma solução para otimizar a rotina e fazer com que as informações, principalmente de erros, não passem despercebidas.
A folha de verificação, também conhecida como lista de verificação, é uma das sete ferramentas da qualidade, que foram reunidas e sistematizadas de forma conjunta pela primeira vez por Kaoru Ishikawa.
Quer mais detalhes?
Então, acompanhe o artigo e saiba o que é folha de verificação, suas vantagens e desvantagens e como utilizá-la.
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A folha de verificação nada mais é do que um formulário simples planejado para coletar e apresentar dados. É conhecida, também, por outros nomes, como lista de verificação, checklist, lista de recolhimento, dentre outros.
Além disso, a folha de verificação é muito utilizada para padronizar a coleta de dados e facilitar a inspeção ou verificação de processos, tarefas ou itens. Dessa forma, ela é amplamente utilizada em diversos campos, como gestão da qualidade, segurança do trabalho, operações industriais, aviação, saúde, entre outros.
A ideia é que seja um modelo de fácil preenchimento contendo vários itens a serem verificados rapidamente. Pode ser para checar processos de produção, para verificar e contar itens defeituosos ou mesmo para identificar as causas e a localização desses problemas.
É a maneira mais estruturada e simplificada de coletar informações específicas, possibilitando uma análise posterior mais clara.
Se você desconfia de determinado defeito em uma linha de produção, com uma folha de verificação, você pode entender exatamente se há defeito, onde está e quantas vezes ocorre.
Isso porque, geralmente, a folha de verificação é a primeira ferramenta que possibilita essa observação. Ela questiona processos e, por meio de uma amostra definida pela empresa, revela se há variações nesses processos.
Além disso, permite o planejamento, quando você enxerga claramente os problemas. Assim, também possibilita a padronização de processos, incentivando ações para garantir essa prática.
Você sabe o que é análise de causa raiz? Então, acompanhe este vídeo de nosso canal no YouTube, ele vai te mostrar outras maneiras de detectar problemas e suas soluções:
Confira a seguir os elementos principais de uma folha de verificação:
A folha de verificação é uma importante ferramenta da qualidade. Sua utilização é importante para diversas empresas.
As folhas de verificação podem ser usadas para:
A folha de verificação aumenta a eficiência ao minimizar o tempo gasto tentando lembrar ou determinar quais tarefas precisam ser feitas, especialmente em operações rotineiras ou repetitivas.
Ela coleta dados de amostras de produção em tempo real, verificando especificações e variações em produtos.
Além disso, em projetos ou operações que envolvem várias equipes ou departamentos, as folhas de verificação ajudam a coordenar esforços e garantir que todos estejam alinhados com os procedimentos.
Em contextos como controle de qualidade, a folha de verificação é usada para registrar defeitos ou problemas, facilitando a identificação de padrões de falha e áreas que precisam de melhoria.
Isso porque ela determina quantas vezes cada defeito ou situação prejudicial à produção pode estar ocorrendo.
Mais do que números de defeitos, ela mostra exatamente onde está o problema.
Se você estipular o preenchimento por manchas, sujeiras ou riscos, por exemplo, no final da verificação saberá qual deles está sendo o tipo de defeito que mais ocorre.
Também pode saber o local exato em uma peça onde os defeitos ocorrem, caso seja este o objetivo.
Definir se os defeitos acontecem mais de dia, de noite ou em qualquer outra categoria (como uma máquina, unidade, operador etc.).
Isso te ajuda a ter uma visão geral de situações prejudiciais.
Este processo envolve entender o que você precisa monitorar ou verificar, e depois estruturar essa informação de forma útil e prática. Vamos começar:
Determine o que você quer alcançar com a folha de verificação. Pode ser para controle de qualidade, segurança, manutenção, inspeção de processos, etc.
Compreenda detalhadamente o processo ou a tarefa que será verificada.
Identifique todos os elementos, etapas ou itens que precisam ser verificados. Isso pode incluir equipamentos, procedimentos, segurança, qualidade, etc.
Converse com as pessoas que estão diretamente envolvidas no processo para entender suas perspectivas e sugestões.
Decida se a folha será uma lista simples, uma tabela, ou se terá algum formato específico (como diagramas ou fluxogramas). Coloque os itens em uma ordem lógica, como a ordem em que as tarefas são realizadas.
Para te ajudar, você pode baixar o template que deixei para você no início deste artigo!
Para cada item, inclua espaço para marcações como “concluído”, “em conformidade”, “não conforme”, etc. Inclua campos para data, hora, nome do responsável pela verificação, e observações, se necessário.
Use a folha de verificação em um período de teste para ver como ela funciona na prática. Peça feedback das pessoas que usaram a folha para identificar problemas ou áreas para melhoria.
Com base no feedback, faça os ajustes necessários para tornar a folha mais eficaz e fácil de usar. Após os ajustes, finalize a versão da folha de verificação.
Distribua a folha de verificação para uso regular. Além disso, garanta que todos os envolvidos entendam como usar a folha corretamente.
Observe como a folha de verificação está sendo usada e se está atingindo seus objetivos. Se necessário, faça atualizações periódicas na folha de verificação para refletir mudanças nos processos ou para melhorar a eficiência.
As folhas de verificação costumam ser utilizadas para registrar informações sobre o desempenho de determinado processo. A ferramenta pode ser importante para a padronização da coleta de dados na sua empresa.
Para utilizá-la, você precisa definir 5 coisas principais:
A partir de então, você poderá criar uma tabela de fácil preenchimento, que será a folha de verificação.
Para utilizar uma folha de verificação, basta anotar a frequência dos itens observados, aqueles que definiu como objetivo para verificar em busca de conclusões.
Para melhor entendimento, separamos dois exemplos para você:
Veja este exemplo de uma folha de verificação:
Veja outro exemplo de uma fábrica de camisas que queria saber quais os defeitos mais recorrentes em seu produto:
A folha de verificação é considerada uma ferramenta que busca a qualidade em processos, portanto, geralmente, é benéfica. A única desvantagem seria o processo demorado, caso a amostra necessária seja muito ampla. Isso demandaria mais tempo e até mesmo recursos.
Mas, na grande maioria dos casos, utilizar uma folha de verificação trará vantagens para sua empresa. Afinal, estamos sempre em busca de melhores resultados finais.
Integrar a folha de verificação com outras ferramentas ou metodologias pode aumentar significativamente sua eficácia. Duas ferramentas bastante utilizadas em conjunto são o Diagrama de Ishikawa e a Análise Pareto.
Confira mais sobre:
O Diagrama de Ishikawa, também conhecido como diagrama de causa e efeito ou espinha de peixe, é uma ferramenta que ajuda a identificar, explorar e exibir visualmente as possíveis causas de um problema específico. É particularmente útil para análise de processos e melhoria contínua.
Como Integrar com a folha de verificação:
A Análise de Pareto, baseada no Princípio de Pareto ou regra 80/20, é uma técnica que ajuda a identificar quais problemas (geralmente 20%) estão causando a maioria (80%) das dificuldades. É frequentemente representada por um gráfico de barras que ajuda a visualizar e priorizar problemas ou causas.
Como integrar com a folha de verificação:
A partir de uma folha de verificação, você consegue ver onde está o problema, quando está ocorrendo e com que frequência. Descobriu?
Então é hora de partir para a ação e buscar as melhores soluções!
Leia também: Você sabe o que é FCA (Fato Causa Ação) e como solucionar problemas recorrentes com ela?
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